Agenda and minutes

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Canllawiau ar gyfer Fforwm Agored i’r Cyhoedd

 y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit

Mae ein cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn cael eu ffrydio’n fyw a bydd dolen i’r ffrwd fyw ar gael ar dudalen cyfarfod gwefan Cyngor Sir Fynwy

Os hoffech rannu eich barn ar unrhyw faterion sy'n cael eu trafod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, gallwch fynychu'r cyfarfod yn bersonol (neu ymuno o bell drwy Microsoft Teams), neu gyflwyno sylwadau ysgrifenedig (drwy Microsoft Word, uchafswm o 500 gair).

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i'r Cyngor yw 5pm, a hynny dri diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod. Bydd yr holl sylwadau a dderbynnir ar gael i Aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod.

Mae’r amser a roddir i bob aelod o’r cyhoedd i siarad yn ddibynnol ar Gadeirydd y Pwyllgor. Gofynnwn i gyfraniadau beidio â bod yn hwy na 4 munud.

Os hoffech fynychu un o’n cyfarfodydd i siarad o dan y Fforwm Agored i’r Cyhoedd yn y cyfarfod, bydd angen i chi roi tri diwrnod gwaith o rybudd drwy e-bostio GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Os hoffech awgrymu pynciau yn y dyfodol i'w hystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, e-bostiwch GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y Rhestr Weithredu o'r cyfarfod blaenorol.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=mmyXnp7iDqPuFI7T&t=46

1.     Teithio Llesol: Pwyllgor craffu perthnasol i adolygu llwyddiant cynlluniau Teithio Llesol / disgwyliadau a dyheadau trigolion lleol:  AR GAU

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid/Swyddog Adran 151 Adroddiad y Trysorlys 2024/25.   Gwahoddwyd aelodau i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=hczsjMo4llnMS-pe&t=74

Adolygodd y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ganlyniadau gweithgareddau rheoli’r trysorlys a’r perfformiad a gyflawnwyd yn chwarter 2 fel rhan o’u cyfrifoldeb dirprwyedig i graffu ar bolisi, strategaeth a gweithgaredd y trysorlys ar ran y Cyngor.

CAM GWEITHREDU: Gofynnwyd i Bennaeth Cyllid ddosbarthu manylion y 3 siarter y gall sefydliadau eu cofrestru'n wirfoddol er mwyn sicrhau eu bod i gyd yn bodloni'r lefel ofynnol o gyfrifoldeb Amgylcheddol, Cymdeithasol a Llywodraethu.

Nodwyd yr adroddiad.

Cafodd eitemau 6 a 7 eu hystyried gyda'i gilydd.  Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid/Swyddog Adran 151 Ddatganiad Cyfrifon 2023/24 (Terfynol).   Wrth wneud hynny, cydnabuwyd gwaith y Tîm Cyllid, a hefyd y cydweithrediad rhwng y Tîm ac Archwilio Cymru.   Ar ôl cyflwyno'r adroddiadau, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=lZU4hW3InQSk9bEF&t=878

Cytunwyd ar argymhellion yr adroddiad, fel a ganlyn:

1.1.            Nododd y pwyllgor fod y cyfrifon wedi'u diwygio ers i'r fersiwn ddrafft gael ei chyhoeddi i adlewyrchu canlyniadau'r broses archwilio allanol, fel y manylir yn Adroddiad Archwilio Cyfrifon ISA 260 Archwilio Cymru.

1.2.            Cymeradwyodd y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Ddatganiad Cyfrifon Cyngor Sir Fynwy terfynol a archwiliwyd ar gyfer 2023/24.

Ystyriwyd yr eitem hon ar yr un pryd â'r eitem flaenorol. 

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=lZU4hW3InQSk9bEF&t=878

Cyflwynodd y Rheolwr Mewnwelediad Perfformiad a Data a Dadansoddwr Perfformiad adroddiad ar Effeithiolrwydd y Fframwaith Rheoli Risg Strategol a chrynodeb o drefniadau ehangach.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=aiWkOW7dNZzFvRCm&t=1632

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, defnyddiodd yr Aelodau'r asesiad i geisio sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd trefniadau rheoli risg yr awdurdod.

Cyflwynodd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid a'r Prif Swyddog, Pobl, Perfformiad a Phartneriaethau Adroddiad Cwynion Blynyddol yr Awdurdod Cyfan.  Yn dilyn yr adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=7q41_FW4Svr622Ng&t=2639

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, cytunwyd bod y pwyllgor wedi defnyddio'r adroddiad, sy'n cwmpasu'r cyfnod o 12 mis hyd at 31 Mawrth 2024, i geisio sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd prosesau'r awdurdod ar gyfer delio â chwynion a chanmoliaeth ac yn gwneud argymhellion lle mae'n nodi unrhyw ddiffygion.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Cwsmeriaid Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon.   Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau'r Pwyllgor i ofyn cwestiynau.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=0-s2lxJqYbo498nf&t=3835

Fel yn argymhellion yr adroddiad, mae'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio:

1.      Yn nodi cynnwys llythyr blynyddol Ombwdsmon Sector Cyhoeddus Cymru (Atodiad 1) a chytunwyd i hysbysu'r Ombwdsmon o'u hystyriaethau ac unrhyw gamau gweithredu arfaethedig. Mae'r Ombwdsmon yn ymwybodol y byddai oedi wrth ymateb iddynt oherwydd amserlennu cyfarfodydd.

2.     Cytunodd fod yr awdurdod yn parhau i ymgysylltu â gwaith safonau cwynion yr Ombwdsmon, i gael mynediad at hyfforddiant i staff a darparu data cwynion i'r Ombwdsmon.  Rydym hefyd wedi gweithredu polisi cwynion enghreifftiol yr Ombwdsmon yn llawn.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro'r adroddiad ar Eithriadau Rheolau Gweithdrefn Contract – diweddariad misol 6 i 30^ain Medi 2024.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=lRTdl87ppg8FEEOV&t=4245 /

Fel y cynhwysir yn argymhellion yr adroddiad:

1.     Derbyniodd a chydnabu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r cyfiawnhad dros yr eithriadau a ddarparwyd gan swyddogion gweithredol.

2.     Os nad yw'r cyfiawnhad yn cael eu derbyn, yna dylid ystyried galw'r swyddog gweithredol priodol a'u Pennaeth Gwasanaeth priodol a'u dwyn i gyfrif ymhellach am y rhesymau pam na allent gydymffurfio â Rheolau Gweithdrefn Contract y Cyngor ar adeg y caffael.

3.     Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn derbyn adroddiad wedi'i ddiweddaru ymhen 6 mis.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro'r Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol (Ch2).  Mynychodd y Prif Swyddog, Gofal Cymdeithasol, Diogelu ac Iechyd y cyfarfod hefyd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd gyda'r adroddiad archwilio ar gyfer Canolfan Adnoddau/Preswyl Parc Maerdy a Severn View.   Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

 https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=ol4Q54bp8GXARXp9&t=4926

Fel yn argymhellion yr adroddiad:

1.     Ystyriodd y Pwyllgor a nododd y farn archwilio a gyhoeddwyd.

2.     Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed gan yr Adran tuag at gyflawni Cynllun Archwilio Gweithredol 2024/25 a dangosyddion perfformiad yr Adran yng nghyfnod 6 mis y flwyddyn ariannol, sydd ar hyn o bryd yn uwch na'r targed a broffiliwyd.

Nodwyd Blaengynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=PSLrd5TvSmHyOhap&t=6532

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

https://www.youtube.com/live/Fh0p0TqI6a4?si=HO1A2FA0ixOCGdoR&t=6526

16^eg Ionawr 2025 am 2.00pm