Agenda and minutes

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol. 

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.  

Roedd y Datganiad Cyfrifon Archwiliedig ac Ymateb ISA260 i’r Cyfrifon (Eitemau 4 a 5) wedi eu hystyried gyda’i gilydd. 

Roedd Swyddog Archwilio Cymru wedi cyflwyno’r adroddiad Datganiad Cyfrifon Archwiliedig ar gyfer 2020/21. Cadarnhawyd fod y gwaith wedi ei gwblhau a’r bwriad yw dyfarnu barn ddiamod. Rhoddwyd diolch i holl staff CSF ac Archwilio Cymru a fu’n rhan o hyn. Os yw’r Cyngor Sir yn cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon Archwiliedig, bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn cyhoeddi ei dystysgrif.  

Tynnwyd sylw'r Aelodau at ddiwygiadau a wnaed i’r cyfrifon; mae’r cywiriadau a wnaed wedi eu rhestru yn Atodiad  3.  Mae dau ddatganiad anghywir sydd yn yr adroddiad heb eu cywiro, a hynny o ran gorddatganiad o gredydwyr a gorddatgan incwm. Mae’r ddau yma uwchlaw'r trothwy  dibwys ond yn is na’r trothwy  perthnasedd ac nid ydynt yn effeithio ar y farn gyffredinol.

Mae argymhelliad wedi ei ysgrifennu yn yr adroddiad sydd yn cydnabod gwariant cyfalaf y Gyfarwyddiaeth  Plant a Phobl Ifanc. Mae hyn wedi ei dderbyn gan reolwyr a byddwn yn ymchwilio hyn ymhellach y flwyddyn nesaf.  

Roedd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro (Dirprwy Swyddog Adran 151) wedi ymateb ar ran yr awdurdod. Croesawyd y canlyniad positif. Roedd yna amserlen statudol lle yr oedd angen rhannu’r cyfrifon erbyn 31ain Gorffennaf a rhaid eu bod wedi eu harchwilio hefyd. Ni chadwyd at yr amserlen yn sgil pwysau staffio a’r prosesau ychwanegol yn sgil Covid 19. Gwerthfawrogwyd agwedd hyblyg Archwilio Cymru.  Y nod fydd dychwelyd i sefyllfa ariannol fwy cynaliadwy a chadarn yn y flwyddyn ariannol hon. 

Gwahoddwyd Aelodau i ofyn cwestiynau.

Roedd y Prif Swyddog Adnoddau wedi rhoi diolch i’r Pennaeth Cyllid Cynorthwyol a’r Tîm Cyllid am eu gwaith yn ystod y cyfnod anodd hwn. Roedd y Cadeirydd a’r Aelodau wedi ychwanegu eu diolch hwythau hefyd.   

Yn unol â’r argymhellion, roedd  Datganiad Cyfrifon Archwiliedig terfynol Cyngor Sir Fynwy ar gyfer 2020/21 (Atodiad 1), wedi ei adolygu yn unol gydag adroddiad Datganiad Cyfrifon  ISA260 Archwilio Cymru a chafodd ei gymeradwyo i’r Cyngor er mwyn ei gymeradwyo.  

Roedd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro (Dirprwy Swyddog Adran 151) wedi cyflwyno Adroddiad y Trysorlys. Tynnwyd sylw'r Aelodau at gamgymeriad ym mharagraff 3.8 o’r adroddiad a ddylai ddarllen  “These funds generated an average total return 15.72%, comprising a 4.59% income return which is used to support services in year, and 11.13% of unrealised capital gain loss.”  Wedi cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.  

Gofynnodd Aelod a roddwyd ystyriaeth i gynyddu’r swm sydd yn rhan o’r buddsoddiadau cyfun neu a fydd yn cael ei gadw yn £3m. Ymatebwyd bod cynnydd yn cael ei ystyried. Rhaid i’r awdurdod gadw £10m mewn buddsoddiadau yn yr hirdymor o ran rheoliadau MIFID 2, ac felly, mae modd ystyried cynyddu’r buddsoddiadau cyfun o’r lefel gyfredol o £3m. Mae’r datganiadau incwm ar y cyllid cyfun wedi bod yn  4% er y pandemig ac mae hyn yn ffafriol o’i gymharu gyda buddsoddiadau eraill sydd yn cynnig symiau sydd yn agos at sero. Bydd yr awdurdod yn ymgysylltu gyda chynghorwyr y Trysorlys er mwyn sicrhau ei fod yn buddsoddi yn y cyllid cyfun mwyaf priodol. Dywedodd Aelod efallai bod angen gadael y cyllid fel ei fod yn cael ei fuddsoddi am gyfnod penodol neu bydd angen talu cosb os tynnir yr arian oddi yno yn rhy gynnar.  

Yn dilyn argymhelliad yr adroddiad, nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ganlyniadau y gweithgareddau rheoli gan y Trysorlys a’r perfformiad a gyflawnwyd yn 2020/21 fel rhan o’u cyfrifoldeb dirprwyedig ar gyfer craffu polisi, strategaeth a gweithgareddau ar ran y Cyngor. 

Roedd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro wedi cyflwyno’r Adroddiad Trysorlys Canol Blwyddyn. Gwahoddwyd Aelodau i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.  

Gan nad oedd yna gwestiynau, cytunwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi adolygu gweithgareddau rheoli’r Trysorlys yn hanner cyntaf  2021/22 gan ddefnyddio’r adroddiad a thrafodwyd gyda swyddogion unrhyw newidiadau i’r broses  sydd angen eu gwneud  i Ddatganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys 2022/23 a fydd yn cael ei ystyried yng nghyfarfod mis Ionawr o’r  Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyflwyno Adroddiad Archwilio Mewnol Chwarter  2 sydd yn nodi’r Cynnydd a wneir yn erbyn y Cynllun. Wedi cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.  

Gofynnodd un Aelod am fwy o wybodaeth am y Rhaglen Twyll Cenedlaethol gan holi a oedd yna gysylltiad i Covid 19.  Cadarnhawyd nad yw’r rhaglen yn ymwneud gyda Covid 19 a bod hyn yn rhywbeth sydd yn digwydd bob dwy flynedd, o dan reolaeth y Swyddfa Cabinet ac yn cynnwys tua  1200 o fudiadau.  Mae data sydd yn cael ei gyflwyno gan yr awdurdod wedyn yn cael ei gysoni gan yr hyn sydd yn cael ei gyflwyno gan gyfranwyr eraill ac mae adroddiadau yn cael eu creu os oes yna unrhyw anghysonderau posib. Mae’r awdurdod wedyn yn ymchwilio ar sail risgiau uchel, canolig ac isel  er mwyn canfod unrhyw dwyll posib. Nodwyd y bathodyn glas fel enghraifft, lle y mae’r deiliad swydd wedi marw efallai  yn ystod y cyfnod  o ddwy flynedd.

Yn unol ag argymhellon yr adroddiad, nododd y Pwyllgor y farn archwilio a gyhoeddwyd.  Yn ail, roedd y Pwyllgor wedi nodi’r cynnydd a wnaed gan yr Adran er mwyn cwrdd â gofynion y Cynllun Archwilio Gweithredol 2021/22 a dangosyddion perfformiad yr  Adran ar ôl cyrraedd 6 mis o’r flwyddyn ariannol.  

Roedd Swyddog Archwilio Cymru wedi cyflwyno’r adroddiad o ran yr adolygiad caffael gwastraff. Roedd y Swyddog Perfformiad wedi darparu ymateb ac wedi rhoi diolch  ar ran y Pennaeth Gwasanaethau  Cymdogaethau i Archwilio Cymru am eu persbectif yn ystod y broses.  Gwahoddwyd Aelodau i wneud sylwadau a gofyn cwestiynau.  

Gofynnodd Aelod, a chadarnhawyd, fod Archwilio Cymru yn bwriadu monitro’r argymhellion  a wnaed yn ystod y broses. 

Roedd y Cadeirydd wedi diolch i Archwilio Cymru am yr adroddiad.  

Nodwyd y Blaengynllunydd Gwaith. Tynnwyd adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol Chwarter 2 o’r cynllun ar gyfer  25ain Tachwedd 2021 gan ei fod wedi ei gyflwyno yn y cyfarfod hwn. Bydd yr adroddiad yn cael ei ddisodli gydag adroddiad ar y cynnydd  a wneir ar weithredu’r argymhellion archwilio mewnol.  

Symudwyd yr adroddiadau cyfrifon cronfa ymddiriedolaeth archwiliedig ac  ISA 260 i’r cyfarfod ar 13eg Ionawr 2022.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod perthnasol fel cofnod cywrain.  

Cafodd yr eitem yma ei hystyried fel rhan o’r eitem flaenorol.