Agenda and minutes

Nid oedd buddiannau i'w datgan.

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

Ni chafwyd unrhyw gamau o'r cyfarfod diwethaf.

Gofynnodd y Cadeirydd i Swyddogion am y wybodaeth ddiweddaraf am berfformiad buddsoddiadau di-drysorlys.  Rhoddodd y Prif Swyddog, Adnoddau, drosolwg o berfformiad buddsoddi di-drysorlys heb ddatgelu manylion cyfrinachol, sensitif yn fasnachol:

·         Parc Busnes Castlegate:  Mae'r buddsoddiad yn perfformio'n well na'r disgwyl trwy'r pandemig.

·         Parc Hamdden Casnewydd: Mae'r cyfyngiadau Covid 19 wedi effeithio'n fawr ar y busnesau.  Mae Llywodraeth Cymru (LlC) wedi defnyddio cronfa caledi ar gyfer awdurdodau lleol gan ei gwneud yn bosibl adennill mwyafrif y colledion incwm yn ystod y flwyddyn. Mae hawliadau Chwarter 1 a 2 wedi'u setlo. Mae hawliadau ar gyfer Chwarteri 3 a 4 ar y gweill. 

Mae rhagolygon perfformiad y flwyddyn nesaf yn dibynnu ar ymrwymiad parhaus LlC; mae cyhoeddiadau yn yr arfaeth.  Bydd Cyllideb y Gwanwyn ar 3^ydd Mawrth yn rhoi syniad o'r cronfeydd fydd ar gael.

Bydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Buddsoddi, sy'n ymdrin â pherfformiad y Pwyllgor a'r portffolio buddsoddi, yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio yn y cyfarfod nesaf.  Atgoffwyd y Pwyllgor bod gan bob Aelod fynediad at bapurau'r Pwyllgor Buddsoddi.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol ei adroddiad rheolaidd ar hynt y Tîm Archwilio Mewnol ar gynnydd wrth gyflawni ei gynllun 2021.  Pwrpas yr adroddiad yw rhoi sicrwydd yn seiliedig ar waith barn, yr amgylchedd rheolaeth fewnol, prosesau rheoli risg ar draws yr holl feysydd gwasanaeth a pherfformiad y tîm.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod tarfu ar waith y tîm yn 2020/21 oherwydd Covid 19.  Mae'r tîm wedi bod yn cefnogi swyddogaethau eraill ar draws yr awdurdod.  Mae mwyafrif y tîm wedi cefnogi swyddogaeth Profi Olrhain Diogelu (POD) yn llwyddiannus ond o 1^af Mawrth 2021 mae'n debygol o fod yn ailafael yn eu dyletswyddau archwilio.

Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau:

·         Gofynnodd Aelod, gan nodi bod 65% o 95% o'r argymhellion y cytunwyd arnynt wedi'u gweithredu'n rhannol neu'n gyfan gwbl, pryd y gellid disgwyl gweithredu 100%. Esboniwyd bod cynllun yn cael ei gytuno gyda'r rheolwr gwasanaeth ar gyfer pob argymhelliad.  Cytunodd y Prif Archwilydd Mewnol y dylid gweithredu canran uwch o argymhellion y cytunwyd arnynt.  Adroddir am hyn i'r Prif Swyddog perthnasol a gobeithir adrodd ar well cynnydd ar ddiwedd Chwarter 1 2021/22.  Er mwyn cynorthwyo, anfonwyd nodiadau atgoffa, gwnaed cyswllt pellach ar argymhellion sylweddol a chafwyd rhywfaint o adborth ar welliannau a wnaed ers i'r data gael ei gasglu.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Adnoddau y bydd y data yn cael ei adrodd i'r Tîm Arweinyddiaeth Strategol (TAS) ac i Brif Swyddogion unigol i ofyn am sicrwydd ynghylch cynnydd.  Gofynnwyd i'r Pwyllgor gofio am y straen digynsail y mae'r sefydliad wedi bod o dan eleni oherwydd y pandemig.

·         Gan gyfeirio at y gwaith lleiaf posibl ar ymchwiliadau arbennig, gofynnodd yr Aelod a oes rhestr o fusnesau ar gael i'r cyhoedd sy'n derbyn cefnogaeth oherwydd y pandemig.  Esboniodd y Prif Swyddog Adnoddau mai LlC yw rheolwr data'r wybodaeth hon ac y bydd yn ceisio caniatâd gan ymgeiswyr i rannu'r wybodaeth er mwyn sicrhau bod rhestr ar gael i'r cyhoedd.  Mae'r awdurdod yn ymgymryd â gweinyddu grantiau busnes yn unig. 

·         O ran y Fenter Twyll Genedlaethol, holwyd a oedd hi'n dal yn wir fod Cynghorau'n gallu hawlio canran o hawliadau cronfeydd ffug.  Cadarnhawyd bod y Tîm Archwilio Mewnol yn cydlynu tasgau'r fenter twyll cenedlaethol ar gylch dwy flynedd.  Ym mlwyddyn 1 cesglir data o ffynonellau yn yr awdurdod ac ym mlwyddyn 2 mae'n cael ei baru â data o amrywiaeth o ffynonellau sector cyhoeddus.  Dychwelir data cyfatebol a gellir ymchwilio ymhellach i unrhyw risgiau a nodwyd. Os oes gweithgaredd twyllodrus, ceisir mynd i'r afael â'r twyll ac adennill cronfeydd.  Nid yw'r Cyngor yn derbyn canran o'r cronfeydd a adferwyd. Mae'r fenter hefyd yn cynnwys glanhau data.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, mae'r Pwyllgor:

1)    wedi nodi'r barnau archwilio a gyhoeddwyd; ac

wedi nodi'r cynnydd a wnaed gan yr Adran tuag at fodloni Cynllun Archwilio Gweithredol 2020/21 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gam 9 mis y flwyddyn ariannol.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro Adroddiad Polisi a Strategaeth y Trysorlys 2020/2021 cyn ei gyflwyno i'r Cyngor ar 11^eg Mawrth 2021. Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gofynnwyd cwestiynau fel a ganlyn:

·         Canmolodd Aelod y tîm am gwblhau’r gwaith technegol iawn hwn a nododd fod buddsoddiadau cyfun wedi bod yn fwy llwyddiannus na rhai buddsoddiadau eraill.  Gofynnwyd a oes lle i gynyddu'r dull hwn. Cadarnhawyd bod cronfeydd cyfun wedi esgor ar elw da ar fuddsoddiad ar gyfer risg ychwanegol fach, gan nodi eu bod yn fuddsoddiadau tymor hir gydag elfen gyfalaf a bod oddeutu 3-4% o log yn cael ei ddychwelyd yn gyson.  Y terfynau eleni yw uchafswm o £6m. Mae'r awdurdod yn bwriadu cynyddu hyn i fuddsoddiadau o £10m mewn cronfeydd cyfun i adlewyrchu'r trothwy buddsoddi lleiaf i'w gynnal yn y tymor hir i fodloni gofynion deddfwriaeth y Gyfarwyddeb Marchnadoedd mewn Offerynnau Ariannol (MiFID 2).  Y bwriad yw arallgyfeirio dros nifer o reolwyr cronfeydd cyfun i ledaenu'r risg cymaint â phosibl i ddarparu diogelwch.

Gofynnodd y Cadeirydd pa gyfran o'r arian a fuddsoddwyd neu ar adnau oedd y £10m a gynrychiolwyd a dywedwyd wrtho fod buddsoddiadau yn ystod y flwyddyn gyfredol wedi amrywio rhwng £13m-£33m.  Mae nifer y grantiau a dderbyniwyd oherwydd Covid 19 wedi cael effaith ar falansau. Ar gyfartaledd mae £20m - £23m yn ystod blwyddyn felly byddai'r gyfran oddeutu 50%.

·         Gofynnodd Aelod am y strategaeth fenthyca gan fod y cyfraddau'n isel.  Gan gyfeirio at yr adroddiad, ar hyn o bryd mae gan yr awdurdod £171m mewn benthyciadau sy'n codi i £176m y flwyddyn nesaf gyda therfyn benthyciad uchaf yn £225m.  Cwestiynwyd pa mor agos y dylai'r awdurdod symud ymlaen i'r terfyn, os yw hwn yn ddull darbodus neu a ddylai'r awdurdod ystyried lleihau benthyciadau o'r lefel gyfredol ac a oes ffyrdd o wneud hyn. Cwestiynwyd a yw’r buddsoddiadau yn ymgais i “gydbwyso’r llyfrau”.  Esboniwyd ei bod yn sefyllfa gymhleth oherwydd y rhagolygon economaidd presennol.  Dylid nodi bod gofyniad benthyca'r awdurdod yn cael ei yrru gan yr angen i ariannu ei raglen gyfalaf nad yw'n cael ei ariannu gan grantiau nac adnoddau mewnol. 

Mae Atodiad 5 yn nodi dangosyddion darbodus ar gyfer y flwyddyn sy'n darparu terfyn statudol i swm y ddyled y gellir ei benthyg (Y flwyddyn nesaf yw £246.5m) heb dderbyn cymeradwyaeth gan y Cyngor.  Mae yna ffin weithredol hefyd i fesur benthyca yn ei herbyn ar unrhyw un adeg.  Ar hyn o bryd mae'r awdurdod yn defnyddio adnoddau mewnol yn gyntaf (balansau wrth gefn, cyfalaf gweithio) i ariannu gwariant o ddydd i ddydd cyn tynnu benthyciadau allanol i lawr. Mae benthyciadau tymor byr (e.e. 6 mis) yn log 0-1% ac yn cael eu defnyddio.  Mae benthyciadau tymor hwy yn uwch (e.e. 2% ar gyfer benthyciad 15 mlynedd) ar hyn o bryd.  Bydd angen rheoli'r sefyllfa'n ofalus er mwyn sicrhau nad yw cyfraddau llog cynyddol yn effeithio ar ofynion benthyciad tymor hir yr awdurdod.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, cadarnhawyd y bydd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cyflwynodd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmer Adroddiad Cwynion Blynyddol yr Awdurdod Cyfan 2019/20 gan ddarparu adborth o gwynion, sylwadau a chanmoliaeth a dderbyniwyd gan yr awdurdod. Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau fel a ganlyn:

·         Holodd Aelod faint o gwynion sydd o natur ailadroddus.  Gofynnwyd a oeddent wedi ail-adrodd dros y blynyddoedd dilynol a gymerwyd camau ar y dechrau i atal y digwyddiad rhag digwydd eto.   Esboniwyd bod y nifer fwyaf o gwynion a dderbynnir yn ymwneud â gwasanaethau gwastraff a stryd a'u bod yn gymesur gan ystyried nifer y preswylfeydd a'r busnesau a wasanaethir.  Gellir priodoli'r cynnydd mewn cwynion/sylwadau i adolygiad gwasanaeth ar yr adeg honno a arweiniodd at newidiadau i rowndiau casglu, cerbydau newydd, materion mynediad a llwybrau newydd.  Gofynnodd yr Aelod a gymerwyd camau digonol i ddatrys problemau go iawn.  Esboniwyd bod gan yr achwynydd yr opsiwn o fynd at yr Ombwdsman os yw'n anfodlon â'r ymchwiliad.  Mae sgyrsiau yn digwydd gyda rheolwyr tîm a phenaethiaid gwasanaeth i ddysgu o gwynion i sicrhau nad ydyn nhw'n digwydd eto ac i wneud gwelliannau.  O'i gymharu ag awdurdodau tebyg, mae lefel cwynion Sir Fynwy yn isel.  Awgrymodd yr Aelod y gellid osgoi rhai cwynion swyddogol trwy eu setlo'n foddhaol ar y safle gyda'r timau perthnasol ac o bosibl yr Aelod Ward.  Cytunwyd y byddai'n well delio â rhai cwynion cyn galw'r gweithdrefnau cwyno.

·         Dywedodd Aelod, o ystyried nifer y gwasanaethau a ddarperir, bod nifer y cwynion yn isel iawn.  Roedd yn cefnogi'r farn bod cwynion yn cael eu datrys yn well ar lawr gwlad cyn ymrwymo i'r gweithdrefnau cwyno lle bynnag y bo modd.

·         Diolchodd y Prif Swyddog, Adnoddau i'r Rheolwr Cysylltiadau Cwsmer am gyflwyno'r adroddiad.  Roedd y TAS wedi ystyried yr adroddiad yn fanwl ac yn cefnogi datrys cwynion ar lawr gwlad lle bynnag y bo modd ond hefyd bod gweithdrefn strwythuredig ar gael i godi pryderon os oes angen.  Mae'r TAS yn cydnabod pwysigrwydd cyd-destun, nodi patrymau a themâu a materion systemig i ddysgu a chymryd gyda rheolwyr i alluogi gwelliannau.

Nodwyd yr adroddiad gan y Pwyllgor Archwilio.

Nodwyd y Flaenraglen Waith.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7fed Ionawr 2021 fel cofnod cywir.