Skip to Main Content

Agenda and minutes

Lleoliad: Remote Meeting. View directions

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Eitemau 5 a 6: Cyhoeddwyd buddiannau personol nad ydynt yn rhagfarnus gan y Cynghorwyr Sir P. Murphy, A. Easson a M. Feakins fel ymddiriedolwyr Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Ffermydd Mynwy.

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

3.

Nodi'r Rhestr Weithredu o'r cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 7 KB

i)      Swyddog Galw i Mewn: Dilyniant Caffael Bwyd

Swyddog Galw i Mewn: Dilyniant Castell Caldicot

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

1.    Eitemau Busnes Brys

 

Cytunodd y Cadeirydd i ystyried y ddwy eitem ganlynol o fusnes brys fel ymateb brys i'r pandemig cyfredol. 

 

a)   Datganiad gan y Prif Archwilydd Mewnol a Phrif Swyddog, Adnoddau parthed: Tîm Archwilio Mewnol yn ymgilio i gyfrannu at Swyddogaeth Profi Olrhain a Diogelu (POD)

 

Darparodd y Prif Archwilydd Mewnol a Phrif Swyddog, Adnoddau'r datganiad a ganlyn i hysbysu aelodau'r Pwyllgor Archwilio pam mae'r tîm Archwilio Mewnol yn ymgilio dros dro i ddarparu cefnogaeth gorfforaethol i'r swyddogaeth POD a reolir ar hyn o bryd gan  Swyddogion Iechyd yr Amgylchedd Cyngor Sir Fynwy (CSF).  Mae'r datganiad fel a ganlyn:

 

Mae POD yn Sir Fynwy yn cael ei reoli gan ein Swyddogion Iechyd yr Amgylchedd.  Ychydig cyn y Nadolig roeddent yn llawn dop o lwyth achosion cyfaint uchel fel bod gweiddi am gymorth a chefnogaeth gan dimau mewnol o fewn CSF.

 

Cynhaliwyd trafodaethau rhwng y Prif Weithredwr a Phrif Swyddog Adnoddau a theimlwyd y byddai gan y tîm Archwilio Mewnol y set sgiliau briodol i gefnogi POD.  Felly roedd yn rhaid ystyried cadw'r tîm Archwilio Mewnol yn weithredol i gyflawni ei swyddogaeth archwilio, rhoi sicrwydd priodol ar yr amgylchedd rheolaeth fewnol, trefniadau llywodraethu a'r broses rheoli risg ar waith neu i gefnogi swyddogaeth gorfforaethol proffil uchel yn ystod yr amseroedd digynsail hyn gyda'r pandemig parhaus.

 

Roedd angen asesu effaith ymgilio'r tîm Archwilio Mewnol i gefnogi POD.

 

Ar hyn o bryd mae'r tîm Archwilio Mewnol yn cynnwys Prif Archwilydd Mewnol (50%), 1 Rheolwr Archwilio, 1 Prif Archwilydd, 2 Uwch Archwiliwr ac 1 Archwilydd.  Mae'r Archwilydd eisoes wedi'i secondio allan o'r tîm i gefnogi gweinyddiaeth grantiau busnes Covid -19.

 

Y cynnig oedd i'r Prif Archwilydd Mewnol gynnal cefnogaeth i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a darparu adroddiadau priodol i'r Pwyllgor Archwilio, y Rheolwr Archwilio i gadw 40% o'r amser archwilio, 1 Prif Archwilydd i gadw 25% o'r amser archwilio gyda gweddill y tîm yn cefnogi POD am gyfnod o 2 fis.  Byddai hyn yn caniatáu i'r holl waith archwilio cyfredol gael ei adolygu ac anfon adroddiadau drafft neu derfynol allan, i ddelio ag ymholiadau archwilio parhaus ac i ymateb i unrhyw honiadau o dwyll.

 

Hyd yma mae 25% o'r cynllun archwilio diwygiedig wedi'i gwblhau i'r cam adroddiad drafft o leiaf.  Pan anfonir yr holl adroddiadau sy'n cael eu hadolygu ar hyn o bryd, bydd 47% o'r cynllun diwygiedig yn cael ei gwblhau i'r cam adroddiad drafft o leiaf.

 

Er mai dim ond 3 barn archwilio sydd wedi'u cyhoeddi, maent i gyd wedi'u categoreiddio fel rhai sy'n rhoi Sicrwydd Sylweddol.  Archwiliwyd 3 hawliad grant ac maent wedi cael barn ddiamod sy'n dda ac roedd telerau ac amodau'r grant wedi'u bodloni.  O'r 7 archwiliad sy'n gysylltiedig â barn sy'n cael eu hadolygu ar hyn o bryd, ni ragwelir y bydd yr un ohonynt yn arwain at farn Sicrwydd Cyfyngedig .

 

Dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf, mae systemau ariannol allweddol a archwiliwyd wedi derbyn barn sicrwydd cadarnhaol; ni fu unrhyw newidiadau sylweddol i'r systemau hynny na'u rheolaeth ac ni ddygwyd  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

4.

Archwilio Cymru: Crynodeb Archwiliad Blynyddol Sir Fynwy 2020 pdf icon PDF 248 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Grynodeb Archwilio Blynyddol Archwilio Cymru.  Nodwyd newid mewn fformat yn yr ystyr bod yr adroddiad hwn bellach yn disodli'r Adroddiad Gwelliant Blynyddol ynghyd ag elfennau o'r llythyrau Archwilio Blynyddol a anfonir at Brif Weithredwyr. 

 

Ymatebodd y Rheolwr Perfformiad, gan ddiolch i Archwilio Cymru ac atgoffa'r Aelodau bod yr adroddiadau a grybwyllir yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn gydag Ymateb Rheoli sy'n cynnwys camau a gymerwyd neu a gynlluniwyd i ystyried y cynigion ar gyfer gwella.  Mae'r awdurdod yn defnyddio 'Traciwr Cynigion ar gyfer Gwella' i asesu cynnydd.

 

Sylwodd Aelod fod yr adroddiad yn nodi nad oes unrhyw ardaloedd yn Sir Fynwy sy'n disgyn i'r amddifadedd 10% isaf a holodd y datganiad hwn gan fod gan rai ardaloedd yn y sir lefelau amddifadedd.  Eglurwyd bod y sylw yn cyfeirio at y 10% o ardaloedd amddifadedd uchaf yng Nghymru, nad ydynt yn cynnwys lleoliadau yn Sir Fynwy.

 

Gofynnodd Aelod am adolygiad y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC) a gofynnodd am y cyfyngiadau a nodwyd iddo weithio'n effeithiol.  Bydd ymateb yn cael ei ddarparu gan Archwilio Cymru ar ôl y cyfarfod.

 

Eglurwyd y bydd y BGC yn gweithio'n agos iawn gyda chydweithwyr yn y Cydbwyllgorau Corfforaethol ar gyfer Prifddinas-Ranbarth Caerdydd i fynd i'r afael â materion cyffredin.

 

Nododd y Pwyllgor yr adroddiad.

5.

Cyfrifon Cronfa Ymddiriedolaeth Archwiliedig (Cronfa Eglwys Cymru/Ymddiriedolaeth Addysgol Fferm Sir Fynwy/Bryn Llanelli) pdf icon PDF 238 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriwyd eitemau 5 a 6 gyda'i gilydd.

 

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru adroddiadau Archwilio Cyfrifon 2019/2020 ar gyfer Cronfa Deddf Eglwys Cymru a Chronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Mynwy.

 

Cronfa Ymddiriedolaeth Deddf Eglwys Cymru: Yn gyffredinol, cynigir tystysgrif archwilio ddiamod. Roedd dau ddarn o dystiolaeth archwilio yn weddill. Mae un, sy'n ymwneud â gwariant, wedi'i dderbyn a'i gymeradwyo.  Hysbyswyd y Pwyllgor mai'r dystiolaeth sy'n weddill yw llythyr cadarnhau gan UBS y disgwylir amdano.  Mae'r cyfrifon wedi'u cymeradwyo ond bydd angen y llythyr i gael yr ardystiad terfynol.

 

Ychwanegwyd paragraff pwyslais mater i dynnu sylw at ansicrwydd prisiadau a buddsoddiadau cronfa eiddo. 

 

Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Mynwy: cynigir adroddiad diamod.  Darperir tystysgrif yr arholiad yn yr adroddiad.

 

Croesawodd y Rheolwr Cyllid y farn ddiamod a chadarnhaodd fod cywiriadau wedi'u gwneud yn ôl yr angen.  Diolchwyd i Swyddogion Archwilio Cymru am eu hyblygrwydd a'u cydweithrediad yn ystod y pandemig. 

 

Derbyniodd y Pwyllgor argymhellion yr adroddiad gan nodi:

 

1)    Bod y Pwyllgor wedi adolygu'r cyfrifon archwiliedig ar gyfer Cronfa Deddf Eglwys Cymru 2019/20 ar y cyd ag adroddiad Archwilio Cyfrifon ISA260 Archwilio Cymru ar gyfer Cronfa Deddf Eglwys Cymru.

 

Bod y Pwyllgor wedi adolygu'r datganiadau ariannol archwiliedig ar gyfer Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy ar gyfer 2019/20 ar y cyd â'r Adroddiad Arholiad Annibynnol ar gyfer Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy.

6.

ISA 260 neu gyfwerth ar gyfer Cronfeydd Ymddiriedolaeth pdf icon PDF 348 KB

Cofnodion:

Ystyriwyd yr eitem hon gydag Eitem 5 uchod.

7.

Cynllunio Adferiad - Llythyr Adborth Asesu Sicrwydd a Pheryglon pdf icon PDF 147 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru'r llythyr a anfonwyd at y Prif Weithredwr ym mis Rhagfyr i grynhoi'r cynnydd y mae Archwilio Cymru wedi'i wneud hyd yma gyda'i Gynllunio Adfer - Prosiect Sicrwydd ac Asesu Risg, ac i ddarparu rhywfaint o adborth dros dro i lywio gwaith adfer parhaus y Cyngor.  Bydd y gwaith hwn yn parhau yn ystod 2021.

 

Darparodd y Rheolwr Perfformiad ymateb y rheolwyr gan ddiolch i Archwilio Cymru am yr adborth amserol.  Mae'r llythyr yn canolbwyntio ar gynllunio adferiad ond dylid nodi bod y Cyngor yn parhau i ganolbwyntio'n bennaf ar heriau'r pandemig.  Y gobaith oedd bod y meysydd cryfder a nodwyd yn y llythyr yn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor wrth gyfeirio at feysydd i'w hystyried i'w cynnwys mewn cynllunio adferiad tymor canolig.  Bydd y gwaith gydag Archwilio Cymru yn parhau a bydd adroddiad terfynol yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor Archwilio pan fydd ar gael.

 

Gan nodi bod y llythyr yn nodi bod rhai staff yn ei chael hi'n anodd gweithio gartref, gofynnodd Aelod a oedd trosolwg yng Nghymru gyfan o effeithiau gweithio gartref ac a fyddai adroddiad yn cael ei ysgrifennu ar y pwnc hwn yn y dyfodol.  Ymatebwyd bod y canfyddiadau yn Sir Fynwy yn adlewyrchu profiadau o weithio gartref ledled Cymru.  Mae profiadau ac amgylchiadau yn wahanol i bob aelod o staff.  Roedd yn gam cadarnhaol bod cyfleuster Archebu Desg wedi'i weithredu i ganiatáu i aelodau staff archebu lle gweithio o bellter cymdeithasol yn Neuadd y Sir fel dewis arall yn lle gweithio gartref i gydnabod yr heriau y mae rhai yn eu profi.  Bydd Swyddog Archwilio Cymru yn gwirio a oes cynlluniau i gyhoeddi crynodeb o Gymru gyfan ar effaith gweithio gartref. 

 

Pwysleisiodd y Prif Swyddog Adnoddau ymdrechion yr awdurdod i ymgysylltu a chefnogi staff trwy gydol y pandemig.  Arolygwyd aelodau staff i asesu lles ac i ofyn am farn ar weithio gartref.  Bydd arolwg pellach yn canolbwyntio ar les er mwyn addasu mecanweithiau cymorth yn ôl yr angen. 

 

Nododd Aelod fod y llythyr yn tynnu sylw at lefel isel y cronfeydd wrth gefn fel maes pryder a allai wneud effaith COVID yn fwy heriol.  Gofynnodd yr Aelod a yw'r lefelau wrth gefn yn ddigonol.  Atgoffodd y Prif Swyddog Adnoddau'r Pwyllgor mai Cyngor Sir Fynwy yw'r Cyngor lleiaf adnoddau yng Nghymru, a dyna pam y lefel isel o gronfeydd wrth gefn.  Mae'r awdurdod yn gweithio o fewn ei gyfyngiadau ariannol.  Mae Cronfa'r Cyngor yn cael ei chynnal ar lefelau 4-6% o Wariant Refeniw Net. Crëwyd gofod o £1.8m ym Mantolen Gyffredinol Cronfa'r Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn ariannol ddiwethaf ar ddechrau'r pandemig.  Llwyddodd yr awdurdod i symud rhywfaint o gyllid rhwng cyfalaf a refeniw i hwyluso hyn.  Mae cronfeydd wrth gefn wedi'u marcio wedi dirywio a chynhelir adolygiad o ddigonolrwydd cronfeydd wrth gefn gyda'r cynigion cyllideb drafft terfynol.  Dywedwyd bod lefelau cysur yn uchel iawn oherwydd bod y costau ychwanegol a'r colledion incwm sy'n deillio o'r pandemig yn dod o dan Lywodraeth Cymru.  Y gobaith yw y bydd Cronfa Caledi arall yn cael  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

8.

Blaen Raglen Gwaith pdf icon PDF 344 KB

Cofnodion:

Nodwyd Blaengynllun y Pwyllgor Archwilio.

9.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 143 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod blaenorol yn gofnod cywir yn amodol ar y diwygiad a ganlyn:

 

Eitem 5, para 2 (Hunanwerthuso): dylai ddarllen: Roedd wyth eitem yn y cynllun gweithredu - nid yw'r dyddiadau cau wedi'u cyflawni eto.

10.

I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 25ain Mawrth 2021 am 2.00yh

Cofnodion:

Mae cyfarfod ychwanegol wedi'i drefnu ar gyfer 25ain Chwefror 2021 am 2.00yp.