Agenda and minutes

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau buddiant.

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

Nid oedd unrhyw eitemau’n weddill o’r rhestr weithredu ddiwethaf.

CyflwynoddSwyddog Archwilio Cymru Dystysgrif Cydymffurfiaeth Archwilio Cymru ar gyfer asesiad perfformiad archwiliad Cyngor Sir Fynwy ar gyfer 2019/20.

Ymatebodd y Rheolwr Perfformiad fod y dystysgrif yn ymwneud â chyhoeddi adroddiad blynyddol Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2019/20'.  Mae'r cynllun yn rhan bwysig o drefniadau rheoli perfformiad y Cyngor ac mae ar gael ar y wefan i breswylwyr ei weld. 

SylwoddAelod fod hwn yn adroddiad dymunol iawn.

Derbyniodd y Pwyllgor Archwilio’r adroddiad fel y'i cyflwynwyd.  Diolchodd y Cadeirydd i Swyddogion Archwilio Cymru am gyflwyno'r adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr eitem hon gan atgoffa'r Pwyllgor fod yr Aelodau wedi cynnal hunan arfarniad yn 2019/20.  Darparwyd diweddariad hefyd ym mis Mehefin 2020.

Roeddwyth eitem yn y cynllun gweithredu - nid yw'r dyddiadau cau wedi'u cyflawni eto.  Mae cynnydd yn cael ei wneud tuag at bob gweithred.  Cafwyd trafodaethau am hyfforddiant i aelodau'r Pwyllgor.  Cymerodd yr aelodau ran mewn sesiwn hyfforddi'r bore yma ar gyfer Pwyllgorau Archwilio effeithiol a drefnwyd gan Bartneriaeth Archwilio'r De Orllewin (SWAP).

Bydddiweddariad pellach yn cael ei ddarparu yn y flwyddyn newydd.

Ymddiheurodd y Cynghorydd Smith am fethu â chael mynediad i'r hyfforddiant.  Mae trefniadau ar y gweill i anfon y cyflwyniad ymlaen at aelodau sy'n methu â mynychu.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad ar farnau archwilio anffafriol i ystyried cynnydd lle mae barn archwilio sicrwydd cyfyngedig wedi'i chyhoeddi.  Dilynwyd dwy farn sicrwydd gyfyngedig a chyhoeddwyd ail farn archwilio sicrwydd cyfyngedig ar gyfer Caffael Bwyd a Chastell Caldicot.  I ddarparu cyd-destun, cyhoeddir oddeutu 30-35 barn sicrwydd gadarn y flwyddyn, y mae 23% ohonynt yn gyfyngedig.  Mae gan y mwyafrif farn well a ddyfarnwyd gan fod rheolaethau wedi gwella yn dilyn adolygiad pellach gan y Tîm Archwilio Mewnol.

GofynnoddAelod a yw gwaith preifat yn cael ei wneud yng Nghanolfan Rhaglan, a chadarnhawyd y gall aelodau’r cyhoedd fynd â’u cerbyd yna i gael MOT.

Felyr argymhellwyd, nododd y Pwyllgor Archwilio'r gwelliannau a wnaed gan feysydd gwasanaeth yn dilyn y safbwyntiau archwilio sicrwydd cadarn gwreiddiol Cyfyngedig a gyhoeddwyd.

O ganlyniad i ail farn sicrwydd cadarn Cyfyngedig, cytunodd yr Aelodau i alw i mewn i'r cyfarfod nesaf y Pennaeth Gwasanaeth a'r Rheolwr Gweithredol priodol sy'n gyfrifol am:

·                     DilyniantCaffael Bwyd

·                     Dilyniant Castell Caldicot

RoeddAelodau'r Pwyllgor Archwilio yn poeni am y diffyg gwelliant a wnaed ar ôl yr adolygiad archwilio dilynol, a chadarnhawyd eu penderfyniad i alw'r rheolwr gweithredol a'r Pennaeth Gwasanaeth i mewn i gyfiawnhau dros ddiffyg cynnydd a'u dwyn i gyfrif am welliannau'r dyfodol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol a’r Rheolwr Archwilio'r adroddiad i ddarparu rhywfaint o wybodaeth ychwanegol ar farn sicrwydd cadarn cyfyngedig flaenorol o 2018/19 ynghylch defnyddio Gweithwyr Asiantaeth.

Ymatebodd y Prif Swyddog Adnoddau a Phennaeth y Gwasanaethau Pobl i'r adroddiad yn amlinellu'r camau a gymerwyd hyd yma i fynd i'r afael â meysydd i'w gwella.

Yn dilyn y wybodaeth hon, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

Dywedodd Aelod y bydd yr wybodaeth a ddarperir yn cael ei hystyried fel rhan o'r trafodaethau ar y gyllideb.

Awgrymodd Aelod fod yna llacrwydd yn y sefydliad yngl?n â defnyddio gweithwyr asiantaeth, cwestiynodd y ffi asiantaeth, a bod ganddo bryderon ynghylch talu gweithwyr asiantaeth. 

Cadarnhawyd bod yn rhaid i gwmnïau fodloni meini prawf penodol inni ymgysylltu â nhw i gyflawni'r rheolaethau angenrheidiol ac nad yw sut mae'r cwmnïau'n cael eu rhedeg yn rhan o'n cyfrifoldeb. 

Bydd yr archwiliad dilynol yn nodi a yw'r camau y cytunwyd arnynt wedi'u rhoi ar waith a fydd yn cael eu hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio.  Mae rhai argymhellion wedi'u gweithredu ac mae rhai heb eu datrys

Mewn ymateb i gwestiwn, ychwanegodd y Rheolwr Archwilio fod goruchwyliaeth uwch reolwyr wedi'i chynnwys yn y polisi fel yn yr argymhelliad.

Gofynnodd Aelod a fydd yn bosibl recriwtio holl staff yr asiantaeth trwy Randstad neu a fydd angen asiantaethau eraill.  Esboniwyd y gall Randstad, o fewn telerau'r contract, ddefnyddio cyflenwyr eraill, felly nid oes angen mynd y tu allan i'w wasanaeth, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol.

Esboniwyd, ar gyfer ysgolion, y codwyd y gwariant ar gostau cyflenwi ac asiantaeth yn y Gr?p Cynghori ar y Cyd.  Bydd y gwasanaeth recriwtio cenedlaethol newydd yn cymhwyso safonau priodol yn ôl yr angen staff. 

Bydd Gwasanaethau a Chaffael Pobl yn monitro gwariant oddi ar gontract ac yn codi gyda'r Prif Swyddogion yn ôl yr angen. Mae'r materion a godwyd yn yr adroddiad archwilio ynghylch rheolaethau wedi'u cynnwys yn y contract.  Ar gael mae dangos fwrdd ar-lein ar lefel rheolwr unigol gyda manylion gwariant, niferoedd ac enwau'r staff sy'n cael eu recriwtio, a hyd yr aseiniad felly bydd yn llawer symlach i reolwyr fonitro eu defnydd o weithwyr asiantaeth.

Gofynnodd Aelod pam mae asiantaethau'n cael eu defnyddio yn lle gwasanaeth mewnol a pha mor eang yr hysbysebwyd y contract. Cadarnhawyd bod y contract wedi'i gaffael gan ddefnyddio'r broses dendro.

Esboniwyd bod asiantaethau'n cael eu defnyddio lle mae'n anodd recriwtio, gan arwain weithiau at aseiniadau asiantaeth hir.  Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod cyflwyno targedau perfformiad wedi ei wrthod oherwydd bod asiantaethau'n cael eu defnyddio'n bennaf ym maes gofal cymdeithasol, ysgolion a gwasanaethau gwastraff lle mae angen llenwi lle staff ar unwaith i gynnal cymarebau staffio neu i barhau â gwasanaethau.  Byddai'n anodd cael targed perfformiad o dan yr amgylchiadau hyn.

Gofynnodd Aelod am ddiweddariad mor gynnar â phosibl yn y flwyddyn ariannol newydd o ystyried y pryderon sylweddol i weld pa gynnydd a fu.  Cytunwyd bod angen caniatáu i'r gwasanaeth newydd wreiddio. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddogion am  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Cyflwynwyd Adroddiad y Trysorlys Canol Blwyddyn i'r Pwyllgor Archwilio gan y Rheolwr Cyllid. Gwnaed ychwanegiad byr ar lafar i'r adroddiad i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Aelodau am ganlyniadau ymgynghoriad y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (PWLB).  Roedd hyn yn cynnwys newidiadau pwysig sy'n berthnasol i'r awdurdod.  Bore 'ma gostyngodd y PWLB ei gyfraddau 100 pwynt sylfaen ar gyfer pob benthyciad safonol newydd.  Gosodir amodau pellach ar awdurdodau sy'n dymuno cael gafael ar fenthyciadau (megis gofyn iddynt gyflwyno disgrifiadau lefel uchel o gynlluniau gwariant cyfalaf o fewn y tymor canolig).  Gofynnwyd i awdurdodau gadarnhau nad oes unrhyw fwriad i brynu asedau buddsoddi masnachol yn bennaf at ddibenion elw o fewn cyllidebau tymor canolig ni waeth a fyddai'r trafodion hynny wedi'u hariannu'n ddamcaniaethol o ffynonellau heblaw'r PWLB.  Bydd y goblygiadau yn cael eu trafod gyda chynghorwyr y Trysorlys ac yn cael eu hystyried wrth bennu cyllideb ar gyfer 2021/22.

Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:

Sylwodd Aelod fod Llywodraeth y DU ddoe wedi cyhoeddi £1.3 biliwn i Gymru, a gofynnodd pa ganran a fyddai’n dod i Sir Fynwy yn enwedig o ystyried y gwariant annisgwyl ar COVID 19 a llifogydd.  Esboniwyd nad oes unrhyw arwyddion cynnar ond mae disgwyl i gyllideb Llywodraeth Cymru gael ei chyhoeddi ym mis Rhagfyr. 

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod BPs yn bwyntiau Sylfaen.

Eglurwyd bod yr awdurdod yn benthyca gan awdurdodau lleol ac asiantaethau llywodraeth eraill ledled y DU, nid yng Nghymru yn unig.

Gofynnodd y Cadeirydd am fanylion perfformiad a rhagolygon cyfredol o ran buddsoddiadau heblaw trysorlys.  Esboniwyd y byddai prisiad eiddo a restrwyd ym mis Mawrth 2020 yn ystyried yr ansicrwydd economaidd bryd hynny.  Y sefyllfa ddiweddaraf yw bod trafodaethau parhaus gyda thenantiaid eiddo ynghylch cytundeb gohirio rhent i gydbwyso ffrydiau incwm tymor byr â sefydlogrwydd tymor hwy.  Darperir adroddiad pellach maes o law.

Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd y prynwyd yr eiddo gyda benthyciadau.  Mewn ymateb i bryderon, dywedwyd o drwch blewyn y talwyd Parc Hamdden Casnewydd ei gostau ac mae'r eiddo eraill yn gwneud yn rhesymol.  Cadarnhawyd ein bod yn talu llog ar y benthyciad a ddefnyddir i brynu'r eiddo.  Bydd y Rheolwr Cyllid yn darparu cyfradd llog y benthyciad i'r Aelodau y tu allan i'r cyfarfod.

Adolygodd yr aelodau weithgareddau rheoli'r trysorlys yn hanner cyntaf 2020/21 gan ddefnyddio'r adroddiad hwn a thrafod gyda swyddogion unrhyw newidiadau i'r broses y dylid eu hystyried i'w hymgorffori yn Natganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys 2021/22 a fydd yn cael ei hystyried ym Mhwyllgor Archwilio mis Ionawr.

Nodwyd y Cynlluniwr Gwaith Ymlaen.  Mae'r hyfforddiant Gwrth Lwgrwobrwyo wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio a bydd yn cael ei dynnu o'r Cynlluniwr.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15fed Hydref 2020 fel cofnod cywir.