Agenda and minutes

Lleoliad: Remote Meeting. View directions

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau buddiant.

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

 

3.

Nodi’r Rhestr Weithredu o’r cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 6 KB

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw eitemau’n weddill o’r rhestr weithredu ddiwethaf.

 

4.

Tystysgrif Cydymffurfiaeth Archwilio Cymru ar gyfer asesiad perfformiad 2019/20 Cyngor Sir Fynwy. pdf icon PDF 104 KB

Cofnodion:

CyflwynoddSwyddog Archwilio Cymru Dystysgrif Cydymffurfiaeth Archwilio Cymru ar gyfer asesiad perfformiad archwiliad Cyngor Sir Fynwy ar gyfer 2019/20.

 

Ymatebodd y Rheolwr Perfformiad fod y dystysgrif yn ymwneud â chyhoeddi adroddiad blynyddol Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2019/20'.  Mae'r cynllun yn rhan bwysig o drefniadau rheoli perfformiad y Cyngor ac mae ar gael ar y wefan i breswylwyr ei weld. 

 

SylwoddAelod fod hwn yn adroddiad dymunol iawn.

 

Derbyniodd y Pwyllgor Archwilio’r adroddiad fel y'i cyflwynwyd.  Diolchodd y Cadeirydd i Swyddogion Archwilio Cymru am gyflwyno'r adroddiad.

 

5.

Hunan-arfarniad

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr eitem hon gan atgoffa'r Pwyllgor fod yr Aelodau wedi cynnal hunan arfarniad yn 2019/20.  Darparwyd diweddariad hefyd ym mis Mehefin 2020.

 

Roeddwyth eitem yn y cynllun gweithredu - nid yw'r dyddiadau cau wedi'u cyflawni eto.  Mae cynnydd yn cael ei wneud tuag at bob gweithred.  Cafwyd trafodaethau am hyfforddiant i aelodau'r Pwyllgor.  Cymerodd yr aelodau ran mewn sesiwn hyfforddi'r bore yma ar gyfer Pwyllgorau Archwilio effeithiol a drefnwyd gan Bartneriaeth Archwilio'r De Orllewin (SWAP).

 

Bydddiweddariad pellach yn cael ei ddarparu yn y flwyddyn newydd.

 

Ymddiheurodd y Cynghorydd Smith am fethu â chael mynediad i'r hyfforddiant.  Mae trefniadau ar y gweill i anfon y cyflwyniad ymlaen at aelodau sy'n methu â mynychu.

6.

Diweddariadau ar Farnau Archwiliad Anffafriol pdf icon PDF 354 KB

Cofnodion:

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol ddiweddariad ar farnau archwilio anffafriol i ystyried cynnydd lle mae barn archwilio sicrwydd cyfyngedig wedi'i chyhoeddi.  Dilynwyd dwy farn sicrwydd gyfyngedig a chyhoeddwyd ail farn archwilio sicrwydd cyfyngedig ar gyfer Caffael Bwyd a Chastell Caldicot.  I ddarparu cyd-destun, cyhoeddir oddeutu 30-35 barn sicrwydd gadarn y flwyddyn, y mae 23% ohonynt yn gyfyngedig.  Mae gan y mwyafrif farn well a ddyfarnwyd gan fod rheolaethau wedi gwella yn dilyn adolygiad pellach gan y Tîm Archwilio Mewnol.

 

GofynnoddAelod a yw gwaith preifat yn cael ei wneud yng Nghanolfan Rhaglan, a chadarnhawyd y gall aelodau’r cyhoedd fynd â’u cerbyd yna i gael MOT.

 

Felyr argymhellwyd, nododd y Pwyllgor Archwilio'r gwelliannau a wnaed gan feysydd gwasanaeth yn dilyn y safbwyntiau archwilio sicrwydd cadarn gwreiddiol Cyfyngedig a gyhoeddwyd.

 

O ganlyniad i ail farn sicrwydd cadarn Cyfyngedig, cytunodd yr Aelodau i alw i mewn i'r cyfarfod nesaf y Pennaeth Gwasanaeth a'r Rheolwr Gweithredol priodol sy'n gyfrifol am:

 

·                     DilyniantCaffael Bwyd

·                     Dilyniant Castell Caldicot

 

RoeddAelodau'r Pwyllgor Archwilio yn poeni am y diffyg gwelliant a wnaed ar ôl yr adolygiad archwilio dilynol, a chadarnhawyd eu penderfyniad i alw'r rheolwr gweithredol a'r Pennaeth Gwasanaeth i mewn i gyfiawnhau dros ddiffyg cynnydd a'u dwyn i gyfrif am welliannau'r dyfodol.

7.

Crynodeb gweithredol – Defnyddio Gweithwyr Asiantaeth pdf icon PDF 369 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol ar Rheolwr Archwilio'r adroddiad i ddarparu rhywfaint o wybodaeth ychwanegol ar farn sicrwydd cadarn cyfyngedig flaenorol o 2018/19 ynghylch defnyddio Gweithwyr Asiantaeth.

 

Ymatebodd y Prif Swyddog Adnoddau a Phennaeth y Gwasanaethau Pobl i'r adroddiad yn amlinellu'r camau a gymerwyd hyd yma i fynd i'r afael â meysydd i'w gwella.

 

Yn dilyn y wybodaeth hon, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

 

Dywedodd Aelod y bydd yr wybodaeth a ddarperir yn cael ei hystyried fel rhan o'r trafodaethau ar y gyllideb.

 

Awgrymodd Aelod fod yna llacrwydd yn y sefydliad yngl?n â defnyddio gweithwyr asiantaeth, cwestiynodd y ffi asiantaeth, a bod ganddo bryderon ynghylch talu gweithwyr asiantaeth. 

 

Cadarnhawyd bod yn rhaid i gwmnïau fodloni meini prawf penodol inni ymgysylltu â nhw i gyflawni'r rheolaethau angenrheidiol ac nad yw sut mae'r cwmnïau'n cael eu rhedeg yn rhan o'n cyfrifoldeb. 

 

Bydd yr archwiliad dilynol yn nodi a yw'r camau y cytunwyd arnynt wedi'u rhoi ar waith a fydd yn cael eu hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio.  Mae rhai argymhellion wedi'u gweithredu ac mae rhai heb eu datrys

 

Mewn ymateb i gwestiwn, ychwanegodd y Rheolwr Archwilio fod goruchwyliaeth uwch reolwyr wedi'i chynnwys yn y polisi fel yn yr argymhelliad.

 

Gofynnodd Aelod a fydd yn bosibl recriwtio holl staff yr asiantaeth trwy Randstad neu a fydd angen asiantaethau eraill.  Esboniwyd y gall Randstad, o fewn telerau'r contract, ddefnyddio cyflenwyr eraill, felly nid oes angen mynd y tu allan i'w wasanaeth, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol.

 

Esboniwyd, ar gyfer ysgolion, y codwyd y gwariant ar gostau cyflenwi ac asiantaeth yn y Gr?p Cynghori ar y Cyd.  Bydd y gwasanaeth recriwtio cenedlaethol newydd yn cymhwyso safonau priodol yn ôl yr angen staff. 

 

Bydd Gwasanaethau a Chaffael Pobl yn monitro gwariant oddi ar gontract ac yn codi gyda'r Prif Swyddogion yn ôl yr angen. Mae'r materion a godwyd yn yr adroddiad archwilio ynghylch rheolaethau wedi'u cynnwys yn y contract.  Ar gael mae dangos fwrdd ar-lein ar lefel rheolwr unigol gyda manylion gwariant, niferoedd ac enwau'r staff sy'n cael eu recriwtio, a hyd yr aseiniad felly bydd yn llawer symlach i reolwyr fonitro eu defnydd o weithwyr asiantaeth.

 

Gofynnodd Aelod pam mae asiantaethau'n cael eu defnyddio yn lle gwasanaeth mewnol a pha mor eang yr hysbysebwyd y contract. Cadarnhawyd bod y contract wedi'i gaffael gan ddefnyddio'r broses dendro.

 

Esboniwyd bod asiantaethau'n cael eu defnyddio lle mae'n anodd recriwtio, gan arwain weithiau at aseiniadau asiantaeth hir.  Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod cyflwyno targedau perfformiad wedi ei wrthod oherwydd bod asiantaethau'n cael eu defnyddio'n bennaf ym maes gofal cymdeithasol, ysgolion a gwasanaethau gwastraff lle mae angen llenwi lle staff ar unwaith i gynnal cymarebau staffio neu i barhau â gwasanaethau.  Byddai'n anodd cael targed perfformiad o dan yr amgylchiadau hyn.

 

Gofynnodd Aelod am ddiweddariad mor gynnar â phosibl yn y flwyddyn ariannol newydd o ystyried y pryderon sylweddol i weld pa gynnydd a fu.  Cytunwyd bod angen caniatáu i'r gwasanaeth newydd wreiddio. 

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddogion am  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

8.

Adroddiad Canol Blwyddyn Trysorlys pdf icon PDF 558 KB

Cofnodion:

Cyflwynwyd Adroddiad y Trysorlys Canol Blwyddyn i'r Pwyllgor Archwilio gan y Rheolwr Cyllid. Gwnaed ychwanegiad byr ar lafar i'r adroddiad i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Aelodau am ganlyniadau ymgynghoriad y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (PWLB).  Roedd hyn yn cynnwys newidiadau pwysig sy'n berthnasol i'r awdurdod.  Bore 'ma gostyngodd y PWLB ei gyfraddau 100 pwynt sylfaen ar gyfer pob benthyciad safonol newydd.  Gosodir amodau pellach ar awdurdodau sy'n dymuno cael gafael ar fenthyciadau (megis gofyn iddynt gyflwyno disgrifiadau lefel uchel o gynlluniau gwariant cyfalaf o fewn y tymor canolig).  Gofynnwyd i awdurdodau gadarnhau nad oes unrhyw fwriad i brynu asedau buddsoddi masnachol yn bennaf at ddibenion elw o fewn cyllidebau tymor canolig ni waeth a fyddai'r trafodion hynny wedi'u hariannu'n ddamcaniaethol o ffynonellau heblaw'r PWLB.  Bydd y goblygiadau yn cael eu trafod gyda chynghorwyr y Trysorlys ac yn cael eu hystyried wrth bennu cyllideb ar gyfer 2021/22.

 

Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:

 

Sylwodd Aelod fod Llywodraeth y DU ddoe wedi cyhoeddi £1.3 biliwn i Gymru, a gofynnodd pa ganran a fyddai’n dod i Sir Fynwy yn enwedig o ystyried y gwariant annisgwyl ar COVID 19 a llifogydd.  Esboniwyd nad oes unrhyw arwyddion cynnar ond mae disgwyl i gyllideb Llywodraeth Cymru gael ei chyhoeddi ym mis Rhagfyr. 

 

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd bod BPs yn bwyntiau Sylfaen.

 

Eglurwyd bod yr awdurdod yn benthyca gan awdurdodau lleol ac asiantaethau llywodraeth eraill ledled y DU, nid yng Nghymru yn unig.

 

Gofynnodd y Cadeirydd am fanylion perfformiad a rhagolygon cyfredol o ran buddsoddiadau heblaw trysorlys.  Esboniwyd y byddai prisiad eiddo a restrwyd ym mis Mawrth 2020 yn ystyried yr ansicrwydd economaidd bryd hynny.  Y sefyllfa ddiweddaraf yw bod trafodaethau parhaus gyda thenantiaid eiddo ynghylch cytundeb gohirio rhent i gydbwyso ffrydiau incwm tymor byr â sefydlogrwydd tymor hwy.  Darperir adroddiad pellach maes o law.

 

Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd y prynwyd yr eiddo gyda benthyciadau.  Mewn ymateb i bryderon, dywedwyd o drwch blewyn y talwyd Parc Hamdden Casnewydd ei gostau ac mae'r eiddo eraill yn gwneud yn rhesymol.  Cadarnhawyd ein bod yn talu llog ar y benthyciad a ddefnyddir i brynu'r eiddo.  Bydd y Rheolwr Cyllid yn darparu cyfradd llog y benthyciad i'r Aelodau y tu allan i'r cyfarfod.

 

Adolygodd yr aelodau weithgareddau rheoli'r trysorlys yn hanner cyntaf 2020/21 gan ddefnyddio'r adroddiad hwn a thrafod gyda swyddogion unrhyw newidiadau i'r broses y dylid eu hystyried i'w hymgorffori yn Natganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys 2021/22 a fydd yn cael ei hystyried ym Mhwyllgor Archwilio mis Ionawr.

9.

Blaengynllunydd Gwaith pdf icon PDF 294 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Cynlluniwr Gwaith Ymlaen.  Mae'r hyfforddiant Gwrth Lwgrwobrwyo wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio a bydd yn cael ei dynnu o'r Cynlluniwr.

10.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 148 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15fed Hydref 2020 fel cofnod cywir.

 

11.

Cadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf sef 7 Ionawr 2021