Agenda and minutes

Etholwyd Mr. P. White yn Gadeirydd.

Penodwyd y Cynghorydd Sir J. Higginson yn Is-gadeirydd.

Datganodd y Cynghorwyr Sir P. Murphy ac A. Easson fuddiannau personol heb fod yn rhagfarnol fel ymddiriedolwyr Ymddiriedolaeth Gwaddol Fferm Sir Fynwy ar gyfer eitemau 8 a 9 Datganiad Archwiliedig o Gyfrifon/ISA260 Ymateb i Gyfrifon.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y rhestr weithredu o’r cyfarfod diwethaf a rhoddwyd y diweddariadau dilynol:

·         Rheoli Perfformiad – Symud i’r Blaengynllun Gwaith – 26 Tachwedd 2020

·         Barn Archwilio Anffafriol – Gwaith Asiantaeth – Symud i’r Blaengynllun Gwaith – 26 Tachwedd 2020

·         Pwyllgor Adolygu Buddsoddiad Blynyddol – Symud i’r Blaengynllun Gwaith – 25 Tachwedd 2020

·         Hunanasesiad Pwyllgor Archwilio: Symud i’r Blaengynllun Gwaith – 26 Tachwedd 2020

·         Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio – Cyflwynwyd i’r Cyngor Sir ar 10 Medi 2020.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Digidol yr adroddiad ar GDPR, tor-rheoliadau data, Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Cheisiadau Cais Gwrthrych am Wybodaeth mewn ffurf adroddiad newydd. Croesawyd adborth ar y fformat i wella adroddiadau dilynol. Gofynnwyd y cwestiynau dilynol ar ôl cyflwyno’r adroddiad:

Holodd Aelod am y lefel uwch o dor-rheoliadau GDPR mewn ysgolion, pam fod ysgolion yn y sefyllfa hon a pha mor fuan y bydd ysgolion yn cydymffurfio. Esboniwyd fod ysgolion yn rheoli eu data eu hunain ac felly nid yw’n rhaid iddynt roi adroddiad corfforaethol, gan adrodd i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn lle hynny. Atebwyd y penodwyd Swyddog GDPR Ysgolion sydd wedi ymweld â phobl ysgol i gynnig hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o faterion llywodraethu data.

Holwyd hefyd sut y caiff cwynion (gweithdrefnau ac amserlenni) eu hadrodd. Caiff cwynion eu hadrodd i’r Pwyllgor Archwilio yn flynyddol gan y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid. Caiff Ceisiadau Gwrthrychau am Wybodaeth eu trin gan yr Adran Cysylltiadau Cwsmeriaid. Mae Ceisiadau Gwrthrychau am Wybodaeth yn llawer mwy cymhleth ac yn cymryd llawer o amser. Gwneir ymdrechion i ddigideiddo data fel ei bod yn rhwyddach ei chyrchu a’i dadansoddi i ymateb i geisiadau.

Gofynnodd y Cadeirydd pa hyfforddiant y mae staff yn ei dderbyn i atal tor-rheoliadau gwybodaeth. Rhoddir hyfforddiant digidol sy’n cwmpasu amrywiaeth o bynciau i annog llywodraethiant gwybodaeth da. Mae cwis ar ddiwedd yr hyfforddiant i sicrhau fod y sawl sy’n mynychu wedi sicrhau lefel dda o ddealltwriaeth. Caiff hyfforddiant ei dargedu at y meysydd o risg uchaf o golli data cyfrinachol, tebyg i ofal cymdeithasol.

Gofynnodd Aelod am amser a chost ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Cytunwyd y gellir rhoi gwell cyhoeddusrwydd ar yr agwedd yma i’r cyhoedd i helpu cyfyngu ceisiadau mwy arferol neu difeddwl. Mae terfyn o 18.5 awr ar amser swyddog i baratoi ymateb ac os yw’n debyg y caiff yr amser hwn ei dorri, gallwn ofyn i’r sawl a wnaeth y cais i ailystyried y cais neu gallwn ei wrthod.

Derbyniodd y Pwyllgor Archwilio argymhelliad yr adroddiad i graffu’r adroddiad a manteisiodd ar y cyfle i ofyn am unrhyw eglurhad pellach ar yr wybodaeth o’i fewn. Gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i drafod sut y gellid gwella golwg y data ac os oedd unrhyw lefel o fanylion a fedrai wneud yr wybodaeth yn fwy defnyddiol ac ystyrlon mewn adroddiadau yn y dyfodol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid yr Datganiad Cyfrifon Archwiliedig i’r Pwyllgor Archwilio. Yn dilyn yr adroddiad, ac yn cymryd eitemau 8 a 9 gyda’i gilydd, gofynnwyd cwestiynau fel sy’n dilyn:

Gan nodi fod deuddeg ysgol mewn sefyllfa cyllideb ddiffyg, dywedodd Aelod fod un ysgol gyfun yn dangos sefyllfa gwarged oherwydd benthyciad o £250,000. Holwyd sut y caiff y benthyciad ei ad-dalu ac yn ail, a yw’n glir i gofnodi sefyllfa warged lle mae dyled o £250,000. Cytunwyd fod y benthyciad yn gwneud i’r gyllideb ymddangos fel gwarged ac, er eglurdeb, ychwanegir peth geiriad at yr adroddiad a/neu’r bwrdd.

Cyfeiriodd Aelod at gronfa wrth gefn Sir Fynwy o 4.76% yn bennaf oherwydd y £1.8m a dderbyniwyd o adennill TAW. Nodwyd fod gan gynghorau ledled Cymru gyfartaledd o 17% o wariant mewn cronfa wrth gefn. Ymddengys fod deuddeg Cyngor yn uwch na’r cyfartalog gyda’r uchaf â chronfeydd wrth gefn o 34% o wariant. Mae’n amlwg y caiff Cyngor Sir Fynwy ei gyllido’n wael a bod angen adolygu Fformiwla Barnett. Holwyd, pe byddai’r awdurdod yn cael cyllid cyfartalog Cymru, faint fyddai ei angen i roi ei gyllid mewn gwell trefn. Amcangyfrifwyd y byddai pob 1% o gyllid cyfwerth yn dod â chynnydd o £900,000. Ychwanegwyd ei bod yn anodd gwneud cymhariaeth ar sail Cymru gyfan oherwydd y gwahanol lefelau o fuddsoddiad gwasanaeth.

Dywedodd Aelod y byddai neges glir a symlach yn helpu preswylwyr i ddeall problemau ariannol y Sir. Cynigiodd yr Aelod weithio gyda swyddogion. Cytunwyd y byddai’r ymgynghoriad cyhoeddus ar y Gyllideb o fis Ionawr yn gyfle da i roi sylw at wybodaeth o’r fath. Bydd y Swyddog Cyllid yn edrych ar yr awgrym ac yn rhoi adroddiad yn ôl i gyfarfod yn y dyfodol.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, nododd y Pwyllgor Archwilio y defnydd a ragwelir o gronfeydd wrth gefn ar gyfer 2020/21 a nodir o fewn Tabl 1 yr adroddiad ac ar gyfer blynyddoedd y dyfodol fel y’i dangosir yn Atodiad 1.

Nododd y Pwyllgor Archwilio y dirywiad mewn balansau cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd a bod y protocol cronfeydd wrth gefn yn 2015 wedi arafu a sefydlogi balansau, er fod hynny ar lefelau sydd â chyfleoedd cyfyngedig ar gyfer buddsoddiad sylweddol i ateb y costau unwaith yn unig i fuddsoddi a thrawsnewid gwasanaethau.

Nododd y Pwyllgor Archwilio fod balans Cronfa’r Cyngor yn parhau ar ben isaf y dangosydd 4% i 6% o lefelau derbynion a darbodus hyd yn oed ar ôl rhoi ystyriaeth i adlenwi penodol unwaith yn unig o Gronfa’r Cyngor fel rhan o all-dro refeniw 2019/20 ac yn benodol yn ymwneud â’r ymateb ariannol i’r pandemig COVID-19 a’r Cynllun Ariannol Tymor Canol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid adroddiad Digonolrwydd Cronfeydd wrth Gefn. Yn dilyn ystyriaeth o’r adroddiad, gofynnodd Aelodau gwestiynau fel sy’n dilyn:

Gofynnodd Aelod i Archwilydd Archwilio Cymru am farn am gyfrifeg y Cyngor ar gyfer benthyciad cyllideb ysgol o £250,000. Atebwyd nad oedd y £250,00 y sonnir amdano yn yr adroddiad yn ymwneud â chyllidebau ysgolion ond â thriniaeth cyfrifeg benthyciadau di-log. Nodwyd nad oedd y driniaeth a ddilynwyd yn cydymffurfio’n llwyr â gofynion Cod Ymarfer CIPFA ar gyfer cyfrifon llywodraeth leol, felly mae wedi ei gynnwys yn yr adroddiad. Eglurwyd ymhellach fod y swm yn cyfeirio at fenthyciadau cyfalaf a dderbyniwyd gan Lywodraeth Cymru.

Holodd Aelod arall am gyfeiriad at gerbyd arbennig £3m. Esboniwyd ei fod yn gerbyd diben arbennig (term cyfrifeg ac nid cerbyd modurol!). Yn yr achos hwn, mae’n cyfeirio at drefniant ariannol sydd gan y Cyngor yn ymwneud â chadw cronfeydd ar gyfer Ffowndri CSC.

Fel y nodir yn yr argymhellion, cafodd Datganiad Cyfrifon 2019/20 terfynol archwiliedig Cyngor Sir Fynwy (Atodiad 1) eu hadolygu mewn cysylltiad gydag adroddiad Archwiliad Cyfrifon ISA260 Archwilio Cymru, a chawsant eu cymeradwyo i’r Cyngor llawn.

Diolchodd Swyddog Archwilio Cymru i’r swyddogion am baratoi’r cyfrifon a chynorthwyo gyda’r archwiliad mewn amgylchiadau anodd. Mae perthynas waith dda rhwng yr awdurdod ac Archwilio Cymru. Diolchodd y Cadeirydd hefyd ar ran y Pwyllgor Archwilio i bawb oedd yn gysylltiedig gan gydnabod ei fod yn ddarn sylweddol a chymhleth o waith.

Cyflwynodd Swyddogion Archwilio Cymru, oedd yn gyfrifol am archwilio cyfrifon Cyngor Sir Fynwy, Ymateb i Gyfrifon IAS260. Diolchwyd i’r staff a fu’n ymwneud â’r archwiliad, yn y Cyngor a hefyd yn Archwilio Cymru am eu gwaith, yn arbennig yng ngoleuni’r heriau yn deillio o’r pandemig. Cofnodwyd barn ddiamod.

Rhoddodd y Prif Swyddog Adnoddau gyflwyniad PowerPoint ar yr Asesiad Risg Gwrth-Lygredd. Soniodd y Prif Archwilydd Mewnol am y lefel isel o dwyll a gweinyddiaeth Grantiau Cymorth Busnes Llywodraeth Cymru mewn ymateb i COVID 19. Gofynnwyd cwestiynau yn dilyn y cyflwyniad:

Gofynnodd Aelod am fwy o wybodaeth am y taliadau twyllodrus a wnaed fel canlyniad i COVID 19. Yn ychwanegol, yng nghyswllt twyll seibr, gofynnwyd am fwy o wybodaeth ar nifer y taliadau a sut y cânt eu dadlennu. Esboniwyd fod yr awdurdod wedi gweinyddu  symiau sylweddol o gyllid o amrywiaeth o grantiau i gynorthwyo busnesau gydag effeithiau COVID 19. Cafodd gwersi eu dysgu o weinyddu’r Grantiau Cymorth Busnes yn bennaf oherwydd pa mor gyflym yr oedd Llywodraeth Cymru angen dosbarthu cyllid. Fel canlyniad, cafodd trefniadau mwy cadarn eu rhoi ar waith. Mae’n debyg y caiff grantiau tebyg eu gweinyddu wrth i’r pandemig barhau.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol sicrhad, ar wahân i 1800+ o geisiadau, y cafodd chwe achos o dwyll posibl eu dynodi a’u hadrodd i’r Heddlu a’n bancwyr. Fel y daeth mwy o geisiadau i law cafodd pedwar achos arall eu dynodi, cyfanswm o ddeg cais twyllodrus. Cafodd £120,000 ei atal cyn gadael y sefydliad ac o’r £90,000 a ryddhawyd, roedd y banc a’r Heddlu yn gysylltiedig ac adenillwyd £45,000. Mae’r Tîm Archwilio Mewnol yn cynnal gwirio byw o gymharu â’r Gronfa Ddata Dwyll Genedlaethol ar gyfer unigolion a chwmnïau cyfyngedig a chafwyd hysbysiad am bryderon posibl. Cynhaliwyd gwiriad ôl-weithredol hefyd a chafodd pob un o’r 1800+ cais eu rhedeg drwy wiriadau gwrth-dwyll. Y deg a nodwyd oedd yr unig rai a ddynodwyd. Ychwanegwyd fod swm cyfyngedig o gyllid wedi ei ddyrannu ar gyfer grantiau cychwynnol o £2500 a gafodd eu dosbarthu ar sail cyntaf i’r felin. Ni chaiff unrhyw gyllid ei ryddhau os credir fod unrhyw geisiadau yn dwyllodrus. Bydd angen prawf ddogfennol i gefnogi ceisiadau a amheuir o dwyll.

Wrth gyfeirio at gyhoeddi grantiau newydd, cadarnhawyd y bydd elfen risg o dwyll ar gyfer unrhyw gyllid grant a gaiff ei ryddhau. Cadarnhawyd mai Llywodraeth Cymru ac nid yr awdurdod fydd yn cario unrhyw golledion sy’n digwydd.

Yn unol ag amcanion y cyflwyniad, cafodd dealltwriaeth y Pwyllgor Archwilio am ei gyfrifoldeb ei adfywio a rhoddwyd cefndir byr i’r elfennau dilynol:

·         Polisi cyfredol Gwrth-dwyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd

·         Adolygiadau archwilio mewnol a’r gwaith dilynol

·         Rhoi diweddariad pellach i gadarnhau gweithredu i fynd i’r afael ag argymhellion heb eu cyflawni

·         Rhoi’r asesiad risg blynyddol i’r trefniadau yn eu lle o amgylch gwrth-dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd

·         Amlinellu’r camau nesaf a gynigir.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Adroddiad All-dro Archwilio Mewnol blynyddol 2019/20, a paratowyd i roi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio am ddigonolrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol, trefniadau llywodraethiant a rheoli risg yn seiliedig ar y gwaith archwilio mewnol a wnaed yn ystod y flwyddyn, ar y cam cynllunio archwilio. Rhoddodd yr adroddiad drosolwg o lefelau sicrwydd a pherfformiad tîm . Ar ôl cyflwyno’r adroddiad, cafodd Aelodau Pwyllgor gyfle i ofyn cwestiynau.

Holodd Aelod am yr asesiad risg canolig yng nghyswllt Twristiaeth. Atebwyd y cafodd y risg canolig ei asesu ar ddechrau’r flwyddyn. Gwnaed gwaith archwilio i ddynodi’r cryfderau a gwendidau, a bydd canlyniad hynny yn diffinio barn yr archwiliad. o fewn y maes ddynodwyd, roedd mwy o wendidau nag a gryfderau gan arwain at farn gyfyngedig.

Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad yn dynodi perfformiad clodwiw gan y tîm yn amgylchiadau di-gynsail y flwyddyn.

Fel yr argymhellwyd, cafodd yr Adroddiad All-dro Archwilio 2019/20.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2020/21. Cyflwynwyd y cynllun yn hwyrach nag arfer oherwydd effaith COVID 19. Nid oedd yn bosibl cynnal y cynllun ar ddechrau’r flwyddyn gan fod gwasanaethau rheng-flaen wedi ymgysylltu’n llawn â chyflenwi gwasanaethau blaenoriaeth i breswylwyr gan ei gwneud yn amhosibl darparu ar gyfer ymweliadau archwilio. Yn ychwanegol, roedd ysgolion ar gau a gwasanaethau eraill wedi oedi. Cymerodd y tîm ran mewn gwaith gwrth-dwyll estynedig yn gysylltiedig gyda Grantiau Busnes Llywodraeth Cymru i ddilyn arian cyhoeddus. Daeth y cynllun seiliedig ar flaenoriaeth yn weithredol mewn fersiwn ddiwygiedig o 1 Hydref 2020. Gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau Pwyllgor.

Dywedodd y Cadeirydd fod y Tîm Archwilio Mewnol wedi gwneud cyfraniad sylweddol i waith pwysig arall yn ystod y pandemig sydd wedi effeithio ar lefel arferol y gwaith archwilio a wnaed dros flwyddyn.

Fel yr argymhellwyd, fe wnaeth y Pwyllgor Archwilio adolygu a chymeradwyo’r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2020/21.

Nodwyd y Blaengynllunydd Gwaith.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod diwethaf.