Skip to Main Content

Agenda and minutes

Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA. View directions

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Datganodd y Cynghorwyr Sirol M. Feakins, A. Easson a P. Murphy fuddiant personol, nad oedd yn rhagfarnol ynghylch eitemau 7, 8 a 10 fel Ymddiriedolwyr Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelod o'r cyhoedd yn bresennol.

 

3.

Nodi'r Rhestr Gweithredu o'r cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 38 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Rhestr Gweithredu o'r cyfarfod blaenorol, gyda diweddariadau fel a ganlyn:

 

·         Rheoli Perfformiad: Diweddarodd y Prif Swyddog Adnoddau'r Pwyllgor am y cynnydd gyda gwelliannau i'r broses arfarnu flynyddol a chyfeiriodd at rai ffactorau oedi a wynebwyd. Bydd ymateb manwl ar gynnydd yn cael ei anfon at Aelodau'r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod, a bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio ar ôl y cyfnod alldro.

 

·         Barn Archwilio Anffafriol: Mae'r eitem wedi'i rhestru ar yr agenda ar gyfer cyfarfod heddiw.

 

·         Hunan-arfarnu Mae'r Prif Archwiliwr Mewnol wedi dosbarthu holiadur hunan-arfarnu i'r Aelodau i gael canfyddiadau o effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio. Bydd yr ymatebion yn cael eu coladu a rhoddir adborth mewn cyfarfod yn y dyfodol.   

 

4.

Hyfforddiant Archwilio Gwrth-lwgrwobrwyo (Cyflwyniad)

Cofnodion:

Rhoddodd y Prif Archwiliwr Mewnol gyflwyniad ynghylch y Ddeddf Gwrth-lwgrwobrwyo.  Mae cydymffurfiaeth â'r Ddeddf wedi cael barn archwilio anffafriol yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf; roedd y farn ddiweddaraf yn rhesymol.  Mae pecyn hyfforddi wedi'i gynhyrchu i godi ymwybyddiaeth o'r angen i gydymffurfio â'r Ddeddf.   Bydd y pecyn yn cael ei gyflwyno i Aelodau'r Pwyllgor Archwilio, yr Uwch Dîm Arwain ac yna i fod ar gael i'r holl staff ar yr Hyb.

 

Dosbarthwyd y sleidiau i'r Aelodau ar ôl y cyfarfod.

 

Gwahoddwyd cwestiynau:

·         Gwnaeth un Aelod y sylw bod yr hyfforddiant yn drylwyr gyda digon o gyfle am drafodaeth gr?p er mwyn helpu aelodau'r staff i nodi eu sefyllfa a risgiau posibl eu hunain.

·         Mynegodd Aelod ei hyder yn y swyddogion trwyddedu, gan ganmol safon uchel eu gwaith.

·         Cadarnhawyd bod Gweithdrefn Rhoddion a Llety sy'n cynnwys uchafswm gwerth £25 ar gyfer rhoddion.  Fodd bynnag, atgoffwyd Aelodau i fod yn ymwybodol o gymhellion posibl, hyd yn oed o fewn y terfyn hwnnw, ac i fod yn wyliadwrus.

 

 

5.

Adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o drefniadau Chwythu'r Chwiban a Thegwch yn y Gwaith (Achwyniadau) pdf icon PDF 301 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Swyddogion Archwilio Cymru adolygiad o'r trefniadau Chwythu'r Chwiban a Thegwch yn y Gwaith (Achwyniadau).  Darparwyd gwybodaeth i'r Pwyllgor Archwilio am y modd y cynhaliwyd yr adolygiad, pwy gafodd gyfweliad a sut y ceisiwyd tystiolaeth.  Nodwyd cynigion ar gyfer gwella ac ymateb y rheolwyr.   Nodwyd bod camau'n cael eu cymryd tuag at y cynigion a chadarnhaodd hefyd, er bod adborth anffurfiol eisoes yn cael ei geisio gan achosion, y bydd y mesurau hyn yn cael eu cryfhau.    Adroddwyd bod y Cyngor wedi ymateb yn gadarnhaol i'r adolygiad.  Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau, fel a ganlyn:

 

Ni chafodd un Aelod ei dawelu gan yr adroddiad gan nodi, wrth wella trefniadau ar gyfer chwythu'r chwiban, na siaradwyd ag un chwythwr chwiban.  Nid oedd canlyniadau arolwg staff yn rhoi hyder y byddai staff yn teimlo'n gyfforddus yn codi pryderon.   Byddai'n well pe bai Swyddfa Archwilio Cymru wedi siarad yn gyfrinachol â staff, a oedd yn achwyn ac yn chwythu'r chwiban, am eu profiad.   Awgrymwyd y dylai'r mater fod wedi cael ei ddatrys yn llawer cynt, ac y dylai'r argymhellion gael eu gweithredu cyn gynted â phosibl.   Croesawyd adroddiad pellach ar gryfhau'r trefniadau.

 

Ymatebwyd y byddai rhai o'r rhai sy'n chwythu'r chwiban yn dymuno aros yn ddienw ac ni ellir cysylltu â hwy.

 

Cadarnhaodd swyddogion ei bod yn arfer safonol i wahodd adborth gan achwyniadau ac y gweithredir ar unrhyw argymhellion. 

 

Gofynnodd Aelod pryd y byddai'r Pwyllgor Safonau yn ystyried y mater hwn.   Ymatebodd Pennaeth y Gyfraith/Swyddog Monitro fod gan y Pwyllgor Safonau agwedd ar hyn o bryd dros ymddygiad cynghorwyr a'i fod yn cael adborth gan achosion o chwythu'r chwiban.  Mae cynghorau eraill fel arfer yn cael adborth mewn Pwyllgorau Archwilio.  Cynigiwyd bod yr adolygiad o'r Cyfansoddiad yn mynd i'r afael â'r pwynt hwn a dylai hefyd gynnwys adroddiad blynyddol i'r Uwch Dîm Arwain.

 

Nodwyd yr adroddiad, gwnaed sylwadau a rhoddwyd ystyriaeth i'r argymhellion. 

 

6.

Cyfrifon Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy (2018-19) pdf icon PDF 119 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Rhodri Davies adroddiad yr arholwyr annibynnol ar ddatganiadau ariannol Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy am y cyfnod yn gorffen ar 31ain Mawrth 2019.

 

Nodwyd nad yw'r broses yn archwiliad ac ni ddylid dibynnu arni i ddarparu'r un lefel o sicrwydd.   Mae'r canlyniad yn adroddiad archwiliad diamod.

 

Cadarnhawyd nad oedd unrhyw gamddatganiadau perthnasol heb eu cywiro.   Mae un camddatganiad wedi'i gywiro a thynnwyd sylw'r rheolwyr ato.   Roedd hyn mewn perthynas ag un o'r cymaryddion ar gyfer credydwyr na ddygwyd ymlaen yn gywir.

 

Cadarnhawyd bod hon yn set dda o gyfrifon, a diolchwyd i swyddogion am ddarparu gwybodaeth mewn modd amserol a defnyddiol.

 

Nodwyd adroddiad yr archwiliad annibynnol.

 

7.

ISA Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy pdf icon PDF 508 KB

Cofnodion:

Cafodd eitemau 6 a 7 eu hystyried gyda'i gilydd.

 

8.

Adolygiad Dilynol Iechyd yr Amgylchedd Swyddfa Archwilio Cymru ac Ymateb y Rheolwyr pdf icon PDF 229 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd swyddogion Archwilio Cymru adroddiad ar yr adolygiad dilynol o effaith y gostyngiad mewn adnoddau ar Wasanaethau Iechyd yr Amgylchedd.  Cadarnhawyd bod y Cyngor wedi gweithredu ar y cynigion ar gyfer gwella a nodwyd yn yr adroddiad blaenorol.   Gwnaed dau gynnig ar gyfer gwella yn yr adroddiad, yn bennaf i gynorthwyo'r Cyngor i ystyried sut i gynnal y gwasanaethau wrth symud ymlaen.

 

Cyflwynodd y Pennaeth Diogelu'r Cyhoedd ymateb y rheolwyr ac esboniodd y gwahaniaeth rhwng gwasanaethau statudol ac anstatudol a sut y bydd yn allweddol i sicrhau cydbwysedd.  Rhoddwyd sicrwydd bod perfformiad yn cael ei fonitro'n agos, a bod y cynigion ar gyfer gwella wedi'u hychwanegu at yr adroddiad blynyddol.

 

O ran cynhyrchu incwm, eglurodd y Prif Swyddog yr Amgylchedd fod hyn yn fuddiol gan ei fod yn darparu dealltwriaeth dda o fusnesau a'r ffordd y maent yn gweithio, ac yn ennyn perthynas waith dda.  Mae darparu cyngor yn lleihau'r gwaith cydymffurfio.   Mae mesurau wedi'u cyflwyno hefyd i helpu preswylwyr i ddatrys problemau (e.e. s?n) heb waethygu materion yn ddiangen.

 

Cadarnhawyd bod Iechyd yr Amgylchedd yn gweithio'n dda gyda phartneriaid, ar draws y rhanbarth ac yn genedlaethol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn am hyfforddiant strwythuredig i Aelodau, awgrymwyd y dylid darparu hyfforddiant a gwybodaeth i Aelodau drwy Gymunedau Cryf ac Adroddiad Blynyddol.  Gellir hefyd darparu trosolwg penodol o bynciau, lle mae angen mwy na gwybodaeth gyffredinol.

 

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a'r argymhellion.

 

9.

Adolygiad Dilynol Gwasanaethau Hamdden Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 281 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd swyddogion Archwilio Cymru adolygiad dilynol o Wasanaethau Hamdden gan edrych ar sut yr oedd y Cyngor yn mynd i'r afael ag argymhellion yr adroddiad blaenorol, ac fe'i sicrhawyd bod y gwasanaethau'n cynnig gwerth am arian.  

 

Canfuwyd bod y Cyngor yn gwneud cynnydd o ran mynd i'r afael â'r argymhellion Cenedlaethol ac mae wedi ystyried a yw'r gwasanaethau a gynigir yn rhoi gwerth am arian.   Ceir tystiolaeth o hyn yn y ffaith bod gan y Cyngor weledigaeth hirdymor ar gyfer ei wasanaethau hamdden, drwy edrych ar fodelau darparu amgen yn 2017 a chynllun busnes MonLife a'r strategaeth masnach a buddsoddi sy'n cael eu cymeradwyo ym mis Medi 2019.  

 

Cafwyd ymateb y rheolwyr gan y Prif Swyddog Gweithredu, MonLife.   Croesawyd yr adroddiad ac roedd yn cynrychioli gwir gynnydd dros y blynyddoedd diwethaf.   Lansiwyd MonLife yr wythnos hon gan ddarparu gwasanaethau â chyfeiriad clir a fframwaith gwerthuso perfformiad hysbys.   Roedd ystyriaeth a chraffu trwyadl.  Gwahoddwyd cwestiynau:

 

Cefnogodd Aelod y cam ymlaen.   Derbyniwyd yr adroddiad a'i argymhellion.

 

10.

I gadarnhau cofnodion y cyfarfodydd blaenorol pdf icon PDF 85 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

 

11.

Ystyried a ddylid gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod wrth ystyried yr eitem fusnes canlynol yn unol ag Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i diwygiwyd, ar y sail ei bod yn cynnwys gwybodaeth fel y'i diffinnir ym Mharagraff 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf (Barn y Swyddog Priodol ynghlwm). pdf icon PDF 98 KB

Cofnodion:

Penderfynwyd gwahardd y wasg a'r cyhoedd rhag ystyried yr eitem ganlynol.

 

12.

I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 13eg Chwefror 2020

13.

Diweddariad 6 mis ar Farnau Anffafriol pdf icon PDF 116 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Mewnol yr adroddiad ac ymddiheurodd fod yr adroddiad diwethaf flwyddyn yn ôl.  Atgoffwyd y Pwyllgor bod y farn yn rhoi syniad o ddigonolrwydd amgylchedd rheolaeth fewnol y system neu'r sefydliad sy'n cael ei adolygu.  Yn ystod y broses o gynllunio'r archwiliad, asesir risg yn yr adolygiadau fel Uchel, Canolig neu Isel. 

 

Darparwyd diweddariad ar welliannau ers 2016/17 hyd yma.

 

O ran yr angen am welliannau sylweddol yng Nghastell Cil-y-coed, cadarnhawyd bod y rheolwr gwasanaeth yn cytuno'n gyffredinol â'r argymhellion a wnaed ac y bydd yn cymryd camau i wneud gwelliannau.  

 

O ran y farn gyfyngedig ar y cyfrif Imprest mewn Gwasanaethau Plant, a materion yn ymwneud â gweithwyr asiantaeth, eglurwyd bod gan reolwyr gwasanaeth a chorfforaethol rywfaint o gyfrifoldeb dros welliannau.

 

Nodwyd materion arwyddocaol gyda Rheoli Presenoldeb; mae'r rheolwyr wedi cytuno i weithredu'r gwelliannau a awgrymwyd.

 

Mae 2 farn bwysig mewn perthynas ag iechyd a diogelwch ac adeiladau'r Cyngor.

 

Yn 2019/20, mae Penaethiaid Ysgol Gynradd Llaneuddogwy ac Ysgol Gynradd Castle Park wedi cytuno i weithredu'r gwelliannau a awgrymir

 

Cyfeiriodd Aelod at Gastell Cil-y-coed a dywedodd ei bod yn fodlon â'r adroddiad ac mae'n edrych ymlaen at weld adroddiad gwell yn y diweddariad nesaf.

 

O ran digwyddiadau, nodwyd na threfnwyd unrhyw ddigwyddiadau'n ddiweddar i'w harchwilio.

 

Gofynnodd Aelod pam nad oedd rheolwyr y gweithwyr asiantaeth yn dilyn hawl a chyfrifoldebau gweithwyr asiantaeth.   Cadarnhawyd bod archwiliad wedi cadarnhau y cydymffurfiwyd â pholisïau a gweithdrefnau'r Cyngor.   Canfuwyd, yn yr achos hwn, na chydymffurfiwyd â hwy.  Mae'n bosibl bod diffyg cydymffurfio â deddfwriaeth arall wedi'i nodi hefyd.   Roedd y Cadeirydd hefyd yn pryderu am weithwyr asiantaeth ac nad oedd gweithdrefnau'n cael eu dilyn.   Gofynnwyd am adroddiad ar gyfer y cyfarfod nesaf.

 

14.

Blaengynllun Gwaith pdf icon PDF 31 KB

Cofnodion:

Tynnodd y Cadeirydd sylw at yr angen i boblogi'r Blaengynllun Gwaith yn well.  Cytunwyd ar y pwynt hwn.

 

Gofynnodd aelodau’r Pwyllgor i gymhwysedd y Gwasanaethau Adnoddau a Rennir gael ei ychwanegu at y Blaengynllun Gwaith i gynnwys digonolrwydd gwasanaethau a chefnogaeth, ac amseroedd aros.

 

Awgrymodd y Prif Swyddog Adnoddau y dylai pryderon penodol gael eu cofnodi gyda Gwasanaethau Democrataidd, er mwyn symud ymlaen i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn ôl yr angen.  Mae gwaith yn cael ei wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru ar hyn o bryd sy'n edrych ar y berthynas â'r Gwasanaethau Adnoddau a Rennir a'i manteision o ran gwerth.  Mae'r cwmpas yn cael ei ddiffinio ar hyn o bryd. 

 

Adroddodd yr Aelodau eu pryderon am y gwasanaeth a ddarperir.   Ailadroddwyd pwysigrwydd cofnodi problemau gyda Gwasanaethau Democrataidd.

 

15.

Diweddariad 6 mis ar Farnau Anffafriol (Rhan 2)

Cofnodion:

Ystyriwyd yr eitem gan y Pwyllgor Archwilio o dan waharddiad y wasg a'r cyhoedd.