Skip to Main Content

Agenda and minutes

Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Ethol Cadeirydd

Cofnodion:

Etholwyd Mr. P. White fel Cadeirydd.

 

2.

Penodi Is-Gadeirydd

Cofnodion:

Etholwyd y Cynghorydd Sir J. Higginson fel Is-Gadeirydd.

 

3.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

 

4.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

 

5.

Nodi rhestr weithredoedd y cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 8 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Rhestr o’r Camau Gweithredu o’r cyfarfod diwethaf a rhoddwyd y diweddariadau fel a ganlyn:

 

·         Rheoli Perfformiad: Roedd y Prif Swyddog Adnoddau wedi diweddaru’r Pwyllgor yngl?n â’r arfarniadau  staff blynyddol. Esboniwyd fod yna drafferthion yngl?n â chasglu’r data ar arfarniadau  staff blynyddol. Mae’r gallu i ychwanegu manylion yngl?n ag arfarniadau  staff blynyddol at fodiwl o’r system gyflogres  MyView ond mae ychydig o broblemau gyda’r system ar hyn o bryd. Mae adborth gan Reolwyr yn awgrymu nad oes yna ddull cyffredin tuag at gynnal arfarniadau  yn sgil natur amrywiol y gweithlu.    

 

Mae camau wedi eu cymryd i ychwanegu cofnod ar y broses gynllunio sefydledig er mwyn cadarnhau bod yr arfarniad  staff wedi ei gwblhau, sydd yn atgyfnerthu’r angen i sicrhau bod aelodau o staff yn derbyn arfarniad  blynyddol. Mae data o Chwarter 1 yn cynnwys camau gweithredu ar gyfer y meysydd perfformiad sydd angen eu gwella a bydd hyn yn cael ei drafod mewn cyfarfod yn y dyfodol.

 

Roedd Aelodau wedi gwneud cais am ymateb positif ar gyfer y cyfarfod nesaf. Esboniodd y Swyddog ei fod wedi gobeithio y byddai’r modiwl o fewn MyView wedi darparu gwybodaeth gyflawn fel  bod modd llunio adroddiad cyflawn a dylai symud at y broses cynllunio busnes hwyluso hyn. Dywedwyd fod arfarniadau  yn gyfle i ymrymuso.  

 

Rhoddwyd sicrwydd bod SLT a DMT wedi derbyn cadarnhad fod arfarniadau  yn cael eu cynnal a bod yna gyfarfodydd gyda staff yn cael eu cynnal yn gyson. Bydd adroddiad pellach ar gael ym mis Medi. 

 

·         Cydymffurfiaeth gyda Gwrth-Lwgrwobrwyo:  Cadarnhaodd y Prif Swyddog Adnoddau y bydd y gofrestr risg blynyddol i’w chyflwyno yn y cyfarfod yng Ngorffennaf.

 

·         Blaengynllun Gwaith: Roedd y Cadeirydd wedi annog bod y Cynllun yn cael ei gwblhau.  

 

·         Cofrestr Risg TG:  Esboniodd y Prif Swyddog fod cofrestr risg  cyfansawdd yn cael ei gwblhau o fewn cynllun busnes y Swyddog Digidol a bydd hyn yn   cael ei gyflawni  yng nghyfarfod mis Gorffennaf.  

 

6.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2018/19 pdf icon PDF 417 KB

Cofnodion:

Roedd adroddiad y Cadeirydd o fusnes y Pwyllgor Archwilio'r llynedd wedi ei gymeradwyo a bydd yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir ar 18fed Gorffennaf  2019.  Bydd Cadeirydd y Pwyllgor yn mynychu’r cyfarfod er mwyn ateb unrhyw gwestiynau.  

 

Cytunwyd fod yna werth yn y Pwyllgor Archwilio yn dal Swyddogion yn atebol. Roedd Aelodau wedi nodi’r ystod gynhwysfawr o waith a wnaed yn ystod y flwyddyn.  

 

7.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2018/19 pdf icon PDF 1 MB

Cofnodion:

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyflwyno’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol drafft sydd yn cyd-fynd gyda’r Datganiad o Gyfrifon ac mae’n seiliedig ar y saith egwyddor o lywodraethiant da. Mae’n ymdrin â sut y mae’r cyngor yn ymgymryd â’i ddyletswyddau o ran llywodraethiant.  

 

Roedd Aelod wedi gwneud sylw fod y ddogfen yn hir ac yn ail-adrodd ei hun a dywedodd y dylid ystyried ei chwtogi yn y dyfodol. Gwnaed ymrwymiad i wella’r agweddau yma yn y dyfodol.  

 

Gofynnwyd cwestiwn am werthuso diogelu'r sefydliadau gwahanol sydd yn darparu gofal i drigolion sydd o dan gyfrifoldeb Arolygiaeth Gofal Cymru ac sydd wedi eu lleoli o fewn Sir Fynwy ond tu hwnt i gylch gorchwyl yr awdurdod, a hynny er mwyn sicrhau eu bod yn darparu safonau digonol o ofal.  Ymatebwyd fod y datganiad llywodraethiant yn cynnig sicrwydd ar lywodraethiant a threfniadau rheoli ar gyfer y gwasanaethau sydd yn cael eu darparu gan yr awdurdod a’r rhai sydd yn cael eu comisiynu. O ran y sefydliadau hynny sydd y tu hwnt i reolaeth yr awdurdod, mae cyrff eraill yn atebol. Mae modd codi unrhyw bryderon am sefydliadau sydd o fewn cylch gorchwyl yr awdurdod gyda’r Pwyllgorau Dethol i Oedolion neu Blant a Phobl Ifanc.    

 

Dywedodd Aelod mai pwrpas y datganiad yw sicrhau bod arian cyhoeddus yn cael ei ddiogelu, ei gyfrif yn gywir a’i ddefnyddio’n economaidd, yn effeithiol ac effeithlon. Felly, dylid ei atgyfnerthu a’i gryfhau. 

 

Nodwyd fod pob rôl yn y Tîm Archwilio Mewnol wedi ei llenwi  a bod 84% o raglen  y tîm Archwilio Mewnol wedi ei gyflawni (yn debyg i flynyddoedd cynt).  Gofynnwyd sut oedd modd cynllunio er mwyn sicrhau nad oes unrhyw waith sydd heb ei gwblhau.  Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol mai’r bwriad yw cyflawni 100% o’r cynllun yn unol gyda’r adnoddau sydd ar gael ac mae sawl rheswm am gyflawni llai na 100%, fel gorwario amser ar ddarnau unigol o waith yn sgil cymhlethdodau na ragwelwyd a newidiadau eraill yn ystod y flwyddyn.  Rhoddwyd sicrwydd bod unrhyw waith sydd heb ei gwblhau yn cael ei flaenoriaethu yn y flwyddyn ddilynol. At hyn, esboniwyd hefyd fod rhai darnau o waith yn parhau ar ddiwedd y flwyddyn ac mai amcangyfrif yw unig yw’r amser a glustnodir ar gyfer ymchwiliadau arbennig. 

 

Roedd y Pwyllgor Archwilio wedi cymeradwyo’r adroddiad drafft.

 

8.

Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol 2019/20 pdf icon PDF 461 KB

Cofnodion:

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyflwyno’r Adroddiad Blynyddol ar gyfer Archwilio Mewnol 2018/19 sydd yn ystyried y gwaith a wneir yn ystod y flwyddyn a’r farn sydd yn cael ei chynnig ar yr agweddau gwahanol fel bod modd cynnig barn gyffredinol ar ddigonolrwydd y trefniadau rheoli mewnol, fel sydd eu hangen gan Safonau  Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Y farn gyffredinol oedd bod y trefniadau yn Rhesymol. O’r  32 barn a gynigiwyd, roedd 6 adolygiad wedi derbyn Sicrwydd Cyfyngedig. Bydd diweddariad yn cael ei ddarparu bob 6 mis o’r 6 barn o Sicrwydd Cyfyngedig a gynigiwyd.

 

Yn ail, mae’n adrodd ar atebolrwydd y Prif Archwilydd Mewnol a pherfformiad y tîm. Roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi cyflawni 84% o’r cynllun archwilio ar gyfer 2018/19, a hynny yn erbyn targed o 82%.

 

Roedd Aelodau wedi cyfeirio at y 98% o argymhellion sydd wedi eu derbyn gan reolwyr ac esboniwyd fod amgylchiadau pam nad oedd argymhellion yn cael eu derbyn yn cynnwys rheolwyr yn anghytuno gyda’r risg a nodwyd ac yn teimlo’n gysurus ei fod yn medru ei rheoli neu’r angen am system newydd lle y mae’r adnoddau sydd angen yn fwy na’r manteision a ddaw o leihau’r risg. Byddai sylw ychwanegol yn cael ei ychwanegu o dan y fath amgylchiadau. Mae’r adroddiad terfynol yn mynd i’r Pennaeth Gwasanaeth er mwyn sicrhau ei fod yn ymwybodol o’r argymhelliad.  

 

Roedd y Pwyllgor wedi cymeradwyo’r adroddiad.

 

9.

Cynllun Terfynol Archwilio Mewnol 2019/20 pdf icon PDF 551 KB

Cofnodion:

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol wedi cyflwyno’r Cynllun Archwilio Mewnol Terfynol ar gyfer 2019/20 ac wedi gwahodd cwestiynau gan y Pwyllgor:

 

·         Cadarnhawyd fod y rôl Prif Archwilydd Mewnol yn rôl sydd i’w rhannu’n 50:50 gyda Chyngor Dinas Casnewydd o 2019/20.

 

Roedd y Cadeirydd, ar ran y Pwyllgor, wedi datgan fod yr adroddiad wedi ei adolygu a’i gymeradwyo.  

 

10.

Tystysgrif Cydymffurfiaeth Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer yr Archwiliad ar Gynllun Gwella Cyngor Sir Fynwy 2019/20 pdf icon PDF 86 KB

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor wedi croesawu Swyddog Archwilio Cymru i’r cyfarfod er mwyn cyflwyno adroddiad ar Dystysgrif Cydymffurfiaeth ar gyfer Cynllun  Gwelliannau’r Cyngor ar gyfer 2019/20.

 

Nodwyd y dystysgrif gan y Pwyllgor a rhoddwyd diolch i Swyddog Archwilio Cymru am fynychu.  

 

11.

Adolygiad o Safbwynt Defnyddwyr Gwasanaeth, Cyswllt Cwsmeriaid – yn cynnwys ymateb rheolwyr pdf icon PDF 591 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd Swyddog Archwilio Cymru wedi rhoi cyflwyniad ar yr Adolygiad Persbectif Defnyddiwr Gwasanaeth o’r  Cyswllt i Gwsmeriaid. Roedd yr adolygiad yn ffocysu ar bersbectif defnyddwyr o’r Hybiau Cymunedol, yr ap  MyMon a’r Weithdrefn Canmol, Sylwadau a Chwynion.  

 

Y casgliadau cyffredinol oedd bod dinasyddion yn fodlon ar y cyfan gyda mynediad ac ansawdd y trefniadau cyswllt gyda chwsmeriaid ond gallai’r Cyngor wneud mwy i ystyried gofynion defnyddwyr wrth eu dylunio a’n sicrhau eu bod yn effeithiol.

 

Roedd ychydig o adborth positif am yr Hybiau a’r ap MyMon, ac mae’r broses  Canmol, Sylwadau a Chwynion wedi ei hesbonio’n dda.

 

O ran cwynion,  dywedwyd ei fod yn medru bod yn anodd i ddod o hyd i’r person cywir i gysylltu gyda hwy ac roedd rhai defnyddwyr  yn llai bodlon gyda’r broses o ddelio gyda chwynion. Roedd pryderon bod barn y defnyddwyr gwasanaeth o bosib wedi ei dylanwadu gan ganlyniad  y gwyn ac esboniwyd bod yr adolygiad yn ymwneud gyda’r broses, ac nid y canlyniad. Teimlwyd ei fod yn bwysig bod y Cyngor yn ystyried yr adborth yma.

 

Canfuwyd fod y Cyngor yn meddu ar drefniadau i ymgysylltu gyda thrigolion ond nid oedd hyn yn arwain at sgwrs effeithiol rhwng y ddwy ochr.  Argymhellwyd y dylai’r Cyngor fod yn rhagweithiol wrth chwilio am brofiadau defnyddwyr gwasanaeth.     

 

Roedd y Pennaeth Polisi a Llywodraethiant wedi cyflwyno ymateb gan nodi fod yna ddadansoddiad cynhwysfawr o’r ganmoliaeth, y sylwadau a’r cwynion yn cael ei ddarparu i’r Pwyllgor Archwilio yn flynyddol. Roedd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid wedi cynnig cyd-destun ar gyfer cyfnod adolygu 2017/18, ac roedd 89 o gwynion wedi eu derbyn.  Roedd  77 o gwynion wedi eu hystyried yn yr adolygiad  ac roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi siarad gyda 24 o unigolion a gwynodd ond teimlwyd bod hyn yn ganran isel. Roedd 12 o’r 24 unigolyn yn anfodlon gyda 12 yn fodlon neu’n weddol fodlon.  Roedd 8 wedi eu datrys ar gam 1 o’r broses gwynion (o fewn yr amserlenni) a 16 ar gam 2, ac aeth 7 ohonynt y tu hwnt i’r targed o 30 diwrnod.  

 

Y nod yw cysylltu gyda’r sawl sydd yn cwyno o fewn 5 diwrnod ond nodwyd fod yr ymchwiliadau yn dechrau wedi hyn a bod hyn o bosib yn arwain at gamddehongli; mae modd gwneud hyn yn fwy eglur.  

 

Nodwyd fod yna gyfle i’r sawl sydd yn cwyno i fynegi eu hanfodlonrwydd ond efallai y byddai’n fuddiol i ddanfon ffurflen bodlonrwydd defnyddwyr  am y broses ar ddiwedd Cam 1 a Cham 2.  Awgrymwyd nad yw’r sawl sydd yn cwyno yn gwahaniaethu rhwng y broses a’r canlyniad, ac os nad yw cwyn yn cael ei gydnabod fel cwyn gyfiawn, mae’r sawl sydd yn cwyno yn annhebygol o deimlo’n fodlon.   

 

Cadarnhawyd fod y fformat polisi cwynion safonol (fel sydd yn cael ei ddarparu gan yr Ombwdsmon) yn cael ei ddilyn ond bydd y polisi yn cael ei adolygu cyn hir.    

 

Roedd y Rheolwr Perfformiad wedi darparu’r ymateb gan nodi y bydd y trefniadau yn cael eu cryfhau lle bod angen a gwelliannau yn cael  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

12.

Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol: Archwiliad o ddatblygu ystod o opsiynau i wella trafnidiaeth yng nghefn gwlad – yn cynnwys ymateb rheolwyr pdf icon PDF 475 KB

Cofnodion:

Esboniodd cynrychiolydd  o Swyddfa Archwilio Cymru fod hwn yn fath gwahanol o adroddiad sydd yn ystyried y cynnydd a wneir er mwyn gwella trafnidiaeth wledig fel un o’r camau sydd yn cael eu datblygu o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol 2015. Canfuwyd fod:

 

·         Mae’r Cyngor wedi gweithredu yn unol gyda’r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth ‘ddatblygu ystod o opsiynau er mwyn gwella trafnidiaeth wledig’ ond mae cyfleoedd pellach i atgyfnerthu’r pum ffordd o weithio.  

 

·         Mae’r Cyngor wedi cydnabod rhai o’r problemau a achoswyd gan ddiffyg trafnidiaeth wledig ond nid yw wedi nodi datrysiadau posibl.  

 

·         Tra bod yna esiamplau positif o gynnwys budd-ddeiliaid, gallai’r Cyngor elwa o gynnwys y cyhoedd ynghynt ac wrth lunio asesiadau cynhwysfawr o’r effaith ar gydraddoldeb ar gyfer yr holl benderfyniadau polisi ar newidiadau sylweddol i wasanaethau.  

 

·         Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i integreiddio datrysiadau ond nid yw trafnidiaeth wledig wedi ei gydnabod o fewn y Cyngor a’r cynlluniau partner.  

 

·         Mae’r Cyngor wedi dechrau cydweithio wrth gynllunio ac ystyried rhai opsiynau a byddai’n elwa o ymgysylltu gyda mwy o bartneriaid er mwyn adnabod achosion a chanfod datrysiadau cynaliadwy  ychwanegol.

 

Mae’r ymateb gan reolwyr wedi ei gynnwys o fewn yr adroddiad ac fe’i hesboniwyd gan y Pennaeth Llywodraethiant a rhoddwyd gwybodaeth am y cynllun GovTech.

 

Roedd Aelod wedi gofyn ble a phryd y mae’r £3 miliwn wedi ei wario ar Deithio Llesol a gofynnodd am ymateb ysgrifenedig. Nodwyd fod y cyllid hwn wedi ei glustnodi er mwyn ei wario erbyn Mawrth 2019 a bydd ymateb ysgrifenedig yn cael ei ddarparu. Eglurwyd nad yw’r Gr?p Trafnidiaeth Strategol wedi bod yn rhan o’r cynllun GovTech.

 

Gofynnodd Aelod sut y bydd y gwelliannau yn cael eu gwneud gan fod y Cyngor yn ansicr yngl?n â pharodrwydd y partneriaid i gymryd rhan. Rhoddwyd esiampl lle y mae yna gyfle i ddarparu trafnidiaeth  iechyd - na sy’n argyfwng - yng Nghyngor Sir Fynwy ac mae yna fodd i ystyried ffyrdd eraill o lenwi’r bylchau. Mae’r gwaith dadansoddi wedi dechrau er mwyn asesu’r galw am drafnidiaeth yn yr ardal. Mae modd defnyddio’r data er mwyn cyflwyno cyflenwyr newydd yn yr ardal. Mae modd gweithio gyda phartneriaid drwy’r Bwrdd Gwasanaeth Cyhoeddus. Roedd Aelod wedi gofyn am fwy o fewnbwn gan drigolion.    

 

Eglurodd y Swyddog Archwilio Cymru nad meysydd i'w gwella yw’r hyn a olygir gan feysydd i’w datblygu. 

 

Roedd y Pwyllgor wedi nodi’r cyflwyniad.

 

13.

Blaengynllun Gwaith pdf icon PDF 259 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Blaengynllun Gwaith.

 

14.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 84 KB

Cofnodion:

Roedd cofnodion y cyfarfod blaenorol wedi eu cadarnhau a’u llofnodi fel cofnod cywir. 

 

15.

Cadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf ar 25ain 2019