Agenda and minutes

Gwnaed datganiadau o fuddiant fel a ganlyn:

·         Mynegodd y Cynghorydd Sir A. Easson: Mewn perthynas ag Eitemau 8 (Datganiad o Gyfrifon Drafft) a 9 (Adroddiad Alldro Archwilio Mewnol 2016/17) – fuddiant personol nad yw’n rhagfarnu dan God Ymddygiad yr Aelodau fel Llywodraethwr Ysgol Y Ffin.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25^ain Mai 2017 fel rhai cywir ac fe’u llofnodwyd gan y Cadeirydd.

Gwasanaeth Ieuenctid: Eglurwyd y byddai’r adroddiad yn manylu ar elfen y Gwasanaeth Ieuenctid o adolygiad y gyfarwyddiaeth gyfan yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor pan gwblheir y cynllun busnes y flwyddyn ariannol hon. Ychwanegwyd i Bennaeth Twristiaeth, Hamdden, Diwylliant ac Ieuenctid gynnig mynychu’r cyfarfod ym Medi i ddarparu gwybodaeth bellach. 

Y Parth: Nodwyd bod yr ymateb ynghylch y grant o £70,000 ar gyfer adeilad Y Parth wedi cael ei ddarparu gan y Swyddog Ieuenctid a Chymuned. Tra roedd hwn yn ymateb da, cwestiynodd Aelod beth sy’n digwydd i’r grant a ddyfarnwyd i Bwyllgor Rheoli’r Parth os caiff y ddarpariaeth ei symud i’r Ganolfan Hamdden a beth fydd yn digwydd i’r ased. Cytunwyd gofyn i Bennaeth Twristiaeth, Hamdden, Diwylliant a Ieuenctid ymateb i’r cwestiynau hyn yn y cyfarfod nesaf.

Peryglon (Digwyddiadau): Nodwyd bod adolygiad dilyn i fyny yn mynd rhagddo ar hyn o bryd ac adroddir arno ym mis Medi.  

Polisi Gwrth-dwyll / Llwgrwobrwyo: Mae Cod Ymddygiad Cyflogeion wedi cael ei gylchynu i Aelodau’r Pwyllgor.

Gweithredu argymhellion yr Archwilio Mewnol:  Gofynnir i Brif Swyddog, Plant a Phobl Ifanc ddarparu adroddiad gyda manylion ar y camau gweithredu i fynd i’r afael â safbwyntiau’r archwilio.

Safbwyntiau Archwilio Anfoddhaol: Cynhwysir yr adolygiad o safbwyntiau archwilio hanesyddol y gwnaed cais amdano yn adroddiad Ionawr 2018

Argymhellion yr Archwilio Mewnol: Yn codi o drafodaeth yn y cyfarfod diwethaf, mynychodd y Pennaeth Gweithrediadau’r cyfarfod mewn perthynas ag incwm parcio. Darparwyd diweddariad bod y cynllun gweithredu a nifer o’r argymhellion yn dibynnu ar offer ac arwyddion newydd. Darparwyd gwybodaeth gefndir bod yr offer presennol oddeutu 20 mlwydd oed ac yn hen ffasiwn. Mae adroddiad Cabinet wedi cymeradwyo adolygiad cyflawn i wella’r offer, mynediad i’r anabl ac arwyddion, adolygu’r prisiau ac ystyried cyfleoedd i fuddsoddi.

Gan ystyried yr argymhellion, nodwyd bod y contract ar gyfer yr offer newydd yn cael ei ddyfarnu’n fuan, ac amserlennir gwaith i adnewyddu arwyddion a mynediad i’r anabl. Cwblheir arweinlyfr gweithdrefnol (yn destun cyfeiriad at offer newydd). Hyrwyddir dulliau talu newydd.  Caiff pennu ffiniau blaenoriaethau ei gyflawni rhwng casglwr arian a chysoni arian parod a gasglwyd drwy ddefnyddio peiriant cyfrif arian parod newydd. Nid yw codiadau chwyddiant blynyddol yn digwydd yn flynyddol ar hyn o bryd, bydd angen penderfyniad yr Aelodau i’w gweithredu. 

Derbyniwyd yr eir i’r afael â’r camau gweithredu sydd heb eu cymryd a byddant yn destun adolygiad dilynol ac adroddiadau rheolaidd, yn gyffredin â’r holl argymhellion archwilio mewnol.

Mewn ymateb i ymholiad, nodwyd y disgwylir datblygiad parthed incwm parcio ceir mewn oddeutu 3 mis.

Contractau Dim Oriau: Gohiriwyd y mater. Gwnaed cais am ddadansoddiad rhywedd yn y Cyngor a chaiff y wybodaeth hon ei chasglu.

Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant: Gweler eitem 14 ar yr agenda.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio: Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad i’r Cyngor ar 29^ain Mehefin 2017.

Adrodd nôl ar Gontractau Dim Oriau: Cyflwynodd y Cadeirydd adroddiad i’r Cyngor ar 29^ain Mehefin 2017.

Pwrpas yr adroddiad yw hysbysu Aelodau’r Pwyllgor Archwilio o ddefnydd arfaethedig y cronfeydd wrth gefn mewn perthynas â pharhau i dynnu sylw at brotocol diwygiedig cronfeydd wrth gefn a gymeradwywyd gan y Cabinet.

Parthed goblygiadau adnoddau, crynhowyd bod y cronfeydd wrth gefn wedi’u clustnodi yn 2017/18 wedi gostwng £5m (oddeutu traean).  Tra caiff rhai cyllidebau’u hail-lenwi, o ganlyniad i alldro ffafriol y flwyddyn ddiwethaf, mae’r sefyllfa’n llai na man cychwyn y cyfnod.

Mewn perthynas â chronfeydd wrth gefn cyffredinol, eglurwyd bod cynllunio Cronfa’r Cyngor yn cymryd bod 4-6% o gronfeydd wrth gefn ac ar hyn o bryd, mae’r lefel yn 4.8% sydd o fewn cyfyngiadau derbyniol. Eglurwyd bod cronfeydd wrth gefn wedi’u clustnodi yn cael eu gosod at ddiben penodol ac yn annhebygol o hyrwyddo ailstrwythuro gwasanaethau; mae’r sefyllfa hon yn gyffredin i gyrff eraill y sector cyhoeddus ar hyn o bryd.

Cwestiynodd Aelod y swm a briodolir i “Handsets (Gweithiwr Cysylltiedig) - Buddsoddi mewn Ail-ddylunio” a gofynnodd, os oedd hon yn enghraifft dda dros weithio’n fwy effeithlon, paham ei bod wedi’i gohirio. Eglurwyd bod y system yn cael ei gwerthfawrogi gan lawer o dimoedd a bod ei chynnwys yn gydnabyddiaeth bod y prosiect cyfalaf yn ddatblygiad mwy eang ei wasgariad nag a feddyliwyd yn wreiddiol, gyda chyllid yn cael ei glustnodi ar gyfer y camau diweddarach yn hytrach nag ar y cychwyn.

Cwestiynodd Aelod y “Darpariaethau Yswiriant” o £153,000 ac eglurwyd bod y swm yn ymwneud â darparu ar gyfer achosion gwybyddus o ormodiaethau sy’n ddisgwyliedig. Cymerir agwedd ddarbodus pan dderbynnir hawliadau, fe’u hasesir ar y tebygolrwydd y bydd datblygiadau.

Nodwyd yr adroddiad.

Cyflwynwyd Adroddiad Alldro’r Trysorlys gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol.

Yn greiddiol i weithgaredd rheoli trysorlys y Cyngor mae Cod Ymarfer CIPFA ar Reolaeth y Trysorlys (“y Cod”), sy’n ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol gynhyrchu’n flynyddol Ddangosyddion Darbodus a Datganiad o Strategaeth Reoli’r Trysorlys ar eu gweithgarwch cyllido a buddsoddi tebygol.

Roedd yr agweddau allweddol ar alldro fel a ganlyn:

Benthyca allanol

                                    £m                   £m

                                    Ebrill 16           Maw 17           Cyfradd Gyfartalog

Tymor Byr                   26.6                 19.5                 0.6%

Tymor Hir                    68.2                 69.8                 4.5%

Cyfanswm                 94.8                  89.3

y Benthyciad

Buddsoddiadau

Tymor Byr &               11.4                 4.5                   0.35%

Arian Parod

& Chyfwerth

ag Arian Parod                                                            Cyfnod Buddsoddi    

                                                                           Cyfartalog o 3 diwrnod

                                                                                  @ 31/3/17

Benthyca Net 83.4                 84.8

Y Gofyn am Gyfalaf Cyllido                           £m

31 Mawrth 2017                                                          134.6

1 Ebrill 2016                                                                114.1

Symudiad                                                                    20.5

Cadarnhawyd y bydd ymgynghorwyr trysorlys, Arlingclose, yn darparu hyfforddiant ar bolisi’r trysorlys ym mis Hydref 2017. Gwahoddwyd Aelodau i ddarllen datganiad hunanasesiad CIPFA cyn y cyfarfod nesaf, i asesu lefel sgiliau’r Pwyllgor a’r anghenion datblygu i ddylanwadu ar gynnwys hyfforddiant.  

Wedi derbyn yr adroddiad, gwnaeth yr Aelodau’r sylwadau canlynol:

Cwestiynodd Aelod, os yw’r awdurdod yn ymgymryd â newid strwythurol, a allai costau gael eu priodoli fel gwariant cyfalaf ac yna benthyca yn erbyn y gwariant cyfalaf yn hytrach na llif arian. Yr ymateb oedd bod diffiniadau cyfalaf mewn perthynas ag asedau'n amodol ar 3 phrawf llym (a yw’n gwella’i werth, ei oes neu’i ddefnydd) ac nid yw ailstrwythuro fel arfer yn syrthio i mewn i’r categorïau hyn.  (Mae esemptiad penodol yng nghyfarwyddyd cyfalaf Llywodraeth Cymru sy’n eithrio costau cyfalafu dileu swyddi lle mae achos wedi’i brofi). Tra gellid gwneud hyn, yn hanesyddol mae’r rhaglen gyfalaf wedi’i chyfyngu ac mae’n darparu ond ychydig ychwanegiad wrth gefn i’w defnyddio yn y modd hwn. Y flaenoriaeth fwyaf fu darparu dwy ysgol uwchradd yn y sir.

Cwestiynodd Aelod y term “Bail ins” a rhoddwyd yr eglurhad ei fod yn golygu rheoliadau’r llywodraeth i osgoi banciau’n cael eu cymryd i reolaeth y llywodraeth pan fyddant mewn trafferthion. Dan reoliadau, amddiffynnir cronfeydd buddsoddwyr preifat i derfyn ariannol o £85,000, fodd bynnag byddai’n ofynnol i fenthycwyr sefydliadol megis awdurdodau lleol ysgwyddo cyfran Felly, ni fyddai’n ddarbodus ymddiried symiau mawr o arian gyda banciau gwan. O ganlyniad, mae buddsoddiadau arian parod yn gyfyngedig, felly’r ffafriaeth i ddefnyddio benthyca mewnol a defnyddio’n harian parod i osgoi benthyca o fanciau bregus. Ychwanegwyd ei bod yn fwy a mwy anodd adnabod banciau sy’n cwrdd â gofynion y cyfraddau a osodir yn strategaeth y trysorlys. 

Gwnaeth Aelod sylw bod y Gofyniad Cyllido Cyfalaf (GCC) wedi codi o £20.5m a gofynnodd am wybodaeth ychwanegol. Atebwyd mai hon yw’r elfen o’r gwariant cyfalaf a gyllidir gan fenthyca. Nid yw prosiectau a gyllidir gan dderbyniadau cyfalaf neu grantiau penodol yn cynyddu'r GCC. Mae’n bwysig talu Darpariaeth Isafswm Refeniw (DIR) a chanran o’r GCC, cam darbodus i sicrhau nad yw’r GCC yn rhy uchel.  Mae’r Cyngor yn penderfynu beth i’w ychwanegu i mewn i’r rhaglen gyfalaf ac yn 2016/17 cytunwyd i godi gwariant Ysgolion y Dyfodol, buddsoddi mewn ffermydd solar  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyniodd y Pwyllgor ddatganiad drafft o’r cyfrifon ar gyfer 2016/17 a rhoddwyd cyflwyniad iddynt. Yn dilyn hyn, gwahoddwyd cwestiynau.

Holodd Aelod a gymhwysir unrhyw gyfraddau adenillion mewnol pan fenthycir yn fewnol. Atebwyd, ar gyfer prosiectau, gellid codi cyfradd llog fewnol ond nid ar gyfer benthyca arian parod, (cynilo yn erbyn cost benthyca allanol, gan nodi, er enghraifft, y byddai buddsoddiad o’r swm a fenthycwyd oddeutu  1.5% - arbediad o bron 1% yn y cyfrif Refeniw).

Yn ail, holwyd a fyddai gwariant cyfalaf sylweddol yn cael ei ddileu dros amser neu’n cael ei ddileu ymhen blwyddyn. Eglurwyd bod costau’n cael eu dileu dros oes asedau. Yn achos y fferm solar byddai hyn am 20 mlynedd. Cymerodd yr achos busnes agwedd ddarbodus o ystyried cyfradd fenthyca Bwrdd y Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus ond, fe gymerodd allan fenthyciad di-log o gynllun Salix Llywodraeth Cymru.

Wrth ystyried adeiladu dwy ysgol uwchradd newydd, cwestiynodd Aelod, a chafodd hyn ei gadarnhau, bod yr eiddo newydd yn dod yn ased ar y fantolen a ddaw’r adeiladau newydd yn ased ar y fantolen a’u body n cael eu hasesu i benderfynu oes ddefnyddiol a phriodol i gyfrifo dibrisiant (yn yr achos hwn rhwng 50-60 mlynedd). Eglurwyd ymhellach fod tri math o ysgolion, ysgolion a gynhelir, ysgolion gwirfoddol a reolir ac ysgolion gwirfoddol a gynorthwyir. Ni fyddai’r adeiladau yng nghategori ysgolion gwirfoddol a reolir ac ysgolion gwirfoddol a gynorthwyir yn cael eu dal ar y gofrestr asedau ac eithrio’r cae chwarae.

Cwestiynwyd hefyd a oedd unrhyw oblygiadau treth mewn perthynas â dibrisiant asedau. Cadarnhawyd bod gan y sector cyhoeddus gyd-destun gwahanol ar gyfer enillion a cholledion cyfalaf na’r sector preifat. Mae ailbrisiad cyfnodol o bob ased bob 4 blynedd. Gwneir addasiad ar gyfer unrhyw amrywiad mewn gwerth yn y cyfrif ailbrisio.

Gofynnodd Aelod am eglurhad, gan gyfeirio at Gronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Ffermio Sir Fynwy, Cyfrifon Canolfan Lesiant Gymdeithasol Llanelly Hill ac unrhyw gronfeydd eraill o’r fath, ynghylch eu rheolaeth ac a yw hon yn swyddogaeth briodol ai peidio i’r Cyngor. Gwnaed sylw ei bod yn anodd torri statws ymddiriedolaeth gan nad oes corff arall mewn  gwell sefyllfa i ddal y swyddogaeth. Darparwyd eglurhad, yn hanesyddol trosglwyddwyd rhai cronfeydd elusennol bychain i’r Gronfa Gymunedol ond ni theimlwyd ei bod yn briodol trosglwyddo rheolaeth cronfeydd mwy.

Datganodd y Cynghorydd Sir B. Strong fuddiant personol nad yw’n rhagfarnu fel aelod o Bwyllgor Cronfeydd Eglwys Cymru.

Dywedodd yr Aelod Cabinet dros Adnoddau fod y ffigurau wedi bod drwy graffu manwl.

Nododd y Cadeirydd fod cronfeydd wrth gefn ar gael  na ellir eu defnyddio sy’n negyddol ac sy’n cyfateb i’r gronfa bensiwn. Eglurwyd bod y gronfa bensiwn wrth gefn yn adlewyrchu lefel atebolrwydd y gronfa i’w haelodau yn erbyn y cyfraniad a wneir ac o ganlyniad yn dangos  sefyllfa negyddol.  Dros y tair blynedd nesaf bydd cyflogwyr yn gwneud cyfraniadau cynyddol i’w haelodau. Ychwanegwyd ei bod yn llai problematig i gael cynllun agored y mae’r holl gyflogeion newydd yn gymwys i ymuno ag ef. Mae nifer o gynlluniau wedi cau ac nid yw cyfraniadau  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Alldro Archwiliad Mewnol ar gyfer  2016/17 gan y Rheolwr Archwilio.

Pwrpas yr adroddiad yw darparu adborth ar gasgliadau’r gwaith archwilio a gyflawnwyd yn ystod y flwyddyn a darparu sylwebaeth ar berfformiad y tîm archwilio.

Y pwyntiau allweddol oedd:

·         Yr adroddiad yw Adroddiad Blynyddol y Prif Archwilydd fel sy’n ofynnol yn Safonau Archwiliad Mewnol y Sector Cyhoeddus.

·         Yn seiliedig ar y gwaith archwilio a gwblhawyd, aseswyd mesurau’r rheolaeth fewnol gan y Prif Archwilydd fel rhai’n darparu sicrwydd “Rhesymol” (yn cael ei reoli’n ddigonol er i rai peryglon gael eu canfod a allai gyfaddawdu’r perygl amgylcheddol cyffredinol ag angen gwelliannau). Penderfynwyd y statws yn gysylltiedig â’r 28 o safbwyntiau archwilio a roddwyd yn ystod y flwyddyn.

·         Yn gyffredinol, roedd 8 safbwynt sicrwydd “Cyfyngedig” ac ar gyfer y rhain darperir adroddiadau rheolaidd ar gynnydd i’r Pwyllgor Archwilio. 

·         Y flwyddyn hon roedd 12 sefyllfa o ymchwiliadau arbennig a gwaith na chynlluniwyd (ymchwiliadau mewnol, peryglon newydd a gwaith na ragwelwyd).

·         Anogir aelodau tîm i ymgymryd â hyfforddiant proffesiynol a rhwydweithio priodol.

·         Dengys dangosyddion perfformiad fod 75% o’r cynllun wedi’i gyflawni o fewn blwyddyn. Y targed oedd 80%, derbyniwyd 98% o’r argymhellion archwilio a dangosodd arolwg cleientiaid raddfa fodlonrwydd o 100%.

Holodd Aelod pa gynnydd a wnaed ar safbwyntiau “Cyfyngedig” a chafodd yr ymateb canlynol:

·         Prydau ysgol: Mae cynllun Rhieni’n Talu yn cael ei weithredu ar draws yr ysgolion cynradd a dylai fod wedi’i gwblhau cyn diwedd y flwyddyn academaidd. Caiff archwiliad dilynol ei gyflawni yn nhymor yr hydref i asesu effeithioldeb y gweithredu. 

·         Ysgol Gymraeg Y Ffin: Mae archwiliad dilynol wedi’i drefnu yn Rhagfyr. Datganodd y Cynghorydd Sir A. Easson fuddiant personol nad yw’n rhagfarnu fel Llywodraethwr Ysgol Gymraeg Y Ffin.

·         Digwyddiadau: Mae adolygiad dilynol ar y gweill ac fe adroddir arno ym Medi.

·         Adolygiad Polisi (Gwasanaethau Pobl):  Cytunwyd cynllun gweithredu a chyflwynwyd nifer o bolisïau newydd neu bolisïau wedi’u diweddaru i’r Cabinet. Mae’n rhaid sicrhau bod polisïau’n cael eu hadolygu a’u diweddaru’n rheolaidd fel sy’n ofynnol. Ailymwelir â’r mater hwn yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

·         Lleoliadau Allanol: Mae cynllun gweithredu wedi’i gytuno a bydd dilyniant yn y flwyddyn ariannol gyfredol. 

·         Cydymffurfio â’r Ddeddf Lwgrwobrwyo: Mae cynllun gweithredu wedi’i gytuno a bydd dilyniant yn y flwyddyn ariannol gyfredol. 

·         Gwirfoddoli: At ei gilydd, sefydlwyd bod fframwaith da wedi’i ddatblygu’n ganolog ond mae angen gwella gweithredu a chydymffurfio ar draws yr awdurdod. Cytunwyd cynllun gweithredu. 

·         Ffonau Symudol: Cytunwyd cynllun gweithredu ac mae contract newydd yn ei le. Bydd adolygiad dilynol yn ystyried yr effaith.

Cymeradwyodd y Pwyllgor yr adroddiad alldro oddi wrth Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd y Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18 gan y Rheolwr Archwilio, a gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i holi cwestiynau: 

Cwestiynodd y Cadeirydd a oes digon o adnoddau i gyflawni’r cynllun a’r ymateb oedd, fel rhan o’r broses gynllunio, mae nifer y diwrnodau sydd eu hangen wedi’u cyfrifo. Gyda’r cyflenwad staff llawn presennol, datblygwyd cynllun y gellir ei gyflawni yn unol â safonau archwilio. Cydnabuwyd y gallai gwaith na ragwelwyd effeithio ar gynlluniau a chynhwysir dyraniad yn unol â hynny. Darperir adroddiadau chwarterol i’r pwyllgor hwn a bydd yn tynnu sylw at unrhyw lithriad.

Gofynnodd Aelod a oedd digon o staff i gwblhau’r gwaith angenrheidiol. Ymatebwyd, petai mwy o aelodau staff yna gallai’r tîm gwblhau mwy o waith a darparu mwy o sicrwydd ond mae lefel gyfredol y staffio’n ddigonol i gyflawni'r dyletswyddau sy’n ofynnol mewn deddfwriaeth a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. 

Cyfeiriodd Aelod at y ffigur perfformiad o 75% a chadarnhawyd y bydd unrhyw archwiliadau sy’n dal o’r flwyddyn flaenorol yn cael eu bwrw ymlaen.

Gofynnodd Aelod a yw’n ofynnol diffinio rhychwant archwiliad ac eglurwyd, fel arfer y cynhelir cyfarfodydd gyda rheolwyr gweithredol a bydd y tîm yn datblygu’r rhychwant. Ni fyddai’r Pwyllgor fel arfer yn rhan o’r broses.

Derbyniodd a chymeradwyodd y Pwyllgor y cynllun.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Cynnydd gan Swyddog Polisi a Pherfformiad, yn cwmpasu’r cyfnod hyd at Fehefin 2017. Yn dilyn y cyflwyniad i’r adroddiad, gwahoddwyd y Pwyllgor i ofyn cwestiynau.

Gofynnodd Aelod a oedd unrhyw sylwadau oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ynghylch unrhyw waith yn gorgyffwrdd o adroddiadau blaenorol a chadarnhawyd y gellir defnyddio traciwr y Cyngor ei hun at y diben hwn.

Gofynnwyd cwestiwn a oedd unrhyw feysydd a oedd yn benodol o broblematig a chadarnhawyd, wrth farnu cynnydd, y dylid ystyried cynnydd yn erbyn gweithredu a phriodoldeb y gweithredu i fynd i’r afael â’r broblem. Adolygir y diweddariad ac os gwnaed gwelliannau digonol, fe symudir yr argymhelliad. 

Eglurwyd mai Gwirio mewn/Gwirio allan yw proses arfarnu staff sy’n digwydd yn flynyddol.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r papur yn ôl y gofyn.

Cyflwynodd Swyddfa Archwilio Cymru’r adroddiad gan egluro ei fod yn canolbwyntio ar waith i ddynodi arbedion, cynllunio ar eu cyfer a’u gwireddu. Archwiliodd y gwaith i ba raddau y bu i’r Cyngor wireddu’i gynlluniau arbed arian yn 2015-16, ansawdd ei gynlluniau ariannol yn y tymor canolig a chadernid ei gynlluniau arbed arian yn 2016-17.

Eglurwyd i dri chynnig i arbed arian gael eu samplu ar gyfer 2016-17 ac ystyriwyd y dybiaeth sylfaenol, a oes mecanweithiau digonol i sicrhau y gellir eu gwireddu yn y graddfeydd amser a gynlluniwyd. 

Daeth adolygiad 2015-16 i’r casgliad bod gan y Cyngor lywodraethiant ariannol effeithiol yn gyffredinol ond nad oedd ei gynllunio ariannol na’i drefniadau rheoli wedi ymwreiddio’n llawn na’u cyflenwi’n effeithiol, yn wyneb rhai heriau ariannol sylweddol. Parthed cynllunio ariannol yn benodol, casglwyd bod trefniadau cynllunio ariannol y Cyngor yn parhau i wella er nad oedd cynllun ariannol tymor canolig y Cyngor yn hollol gytbwys, nid oedd rhai o ddewisiadau ariannol y gyllideb yn diffinio fel y gellid gwireddu arbedion ac roedd rhai arbedion a gynlluniwyd yn annhebygol o gyflenwi.

Casglodd yr adolygiad bod trefniadau cynllunio ariannol tymor hir y Cyngor yn cael eu rhwystro gan Gynllun Ariannol Tymor Canolig (CATC) sydd heb ddatblygu digon a hwyrach heb allu cefnogi cadernid ariannol yn y dyfodol.

Cofnodwyd bod hon yn sefyllfa sydd wedi gwella rywfaint o 2015-16. Mae’r Cyngor wedi gwella ansawdd y wybodaeth yn cefnogi’r dewisiadau o arbedion yn y gyllideb ond mae diffyg CATC manwl i ddarparu fframwaith cynllunio ariannol clir a lleihau cronfeydd wrth gefn i ddarparu sicrwydd ariannol parhaus, yn dangos bod y Cyngor yn parhau i gynllunio ar gyfer cylch y gyllideb flynyddol yn hytrach nag ar gyfer y tymor hwy.

Eglurwyd y gwnaed y cynigion ar gyfer gwelliannau gyda’r bwriad o gryfhau’r trefniadau cynllunio ariannol.

Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwnaeth Aelodau’r sylwadau canlynol:

Gwnaeth y Cadeirydd y sylwad bod y gwelliannau i’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig yn cael eu derbyn byddant nawr yn ffurfio rhan o broses gosod y gyllideb. 

Cyfeiriodd y Pennaeth Cyllid at yr ymateb ac roedd yn fodlon bod SAC yn cydnabod bod y CATC wedi gwella, tra roedd yn deall bod gwaith eto i’w wneud ac i alinio’r cynllun gyda gofynion Sir Fynwy’r Dyfodol. Bydd hwn yn rhoi amcanestyniad o’r adnoddau sydd ar gael dros y pedair blynedd nesaf gan alluogi asesiad realistig o’r hyn sy’n ariannol hyfyw. 

Nododd y Pwyllgor yr adroddiad ac ymateb y Cyngor Sir.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru’r adroddiad ac eglurodd bod canolbwynt yr adolygiad ar effeithioldeb trefniadau llywodraethiant y Cyngor ar gyfer penderfynu newidiadau sylweddol mewn gwasanaeth (wedi’i ddiffinio fel unrhyw newid sylweddol mewn cyflenwi gwasanaethau ac/neu unrhyw newid sylweddol yn y modd y profir gwasanaethau gan ddefnyddwyr gwasanaeth yn allanol). Mae’r adolygiad yn darparu ar gyfer y Cyngor linell sylfaen, y gellir cynllunio gwelliannau pellach oddi arni. Edrychodd yr asesiad, a gynhaliwyd rhwng Medi a Thachwedd 2016, ar agweddau o’r cynigion i newid gwasanaethau, gan gynnwys:

• Dichonoldeb datblygu model cyflenwi gwasanaeth dielw

• Hyrwyddo rheolaeth gyfrifol o reoli gwastraff busnes mewn canolfannau ailgylchu gwastraff aelwydydd

• Cynhyrchu incwm o wasanaethau cynllunio

• Cyllido gwasanaethau lleol gan gynghorau tref a chymuned

• Adolygiadau i barcio ceir.

Casglodd yr adolygiad fod gan y Cyngor agwedd strategol glir ar gyfer newidiadau sylweddol i wasanaeth, er y byddai gwell gwybodaeth yn helpu Aelodau pan benderfynir ffurf y Cyngor yn y dyfodol.

I ddarparu cyd-destun, eglurwyd  i’r adolygiad gael ei gynnal ar draws Cymru gyfan fel astudiaeth genedlaethol er mwyn galluogi cynghorau i ddysgu oddi wrth ei gilydd.

Pwysleisiwyd pwysigrwydd ystyried dewisiadau gwahanol wrth wneud penderfyniadau, gan sicrhau y cedwir cofnod o pryd a phaham iddynt gael eu bwrw o’r neilltu. Gwnaeth Aelod sylw bod angen rhoddi i aelodau etholedig y darlun cyfan er mwyn gwneud eu rhan. Mewn ymateb, eglurwyd y safbwynt nad yw arfarnu dewisiadau wedi datblygu’n dda yn y Cyngor ac nad oedd dewis opsiynau’r gyllideb yn cynnwys digon o fanylder. 

Cofnodwyd pum cynnig ar gyfer gwelliant ac adroddodd y Rheolwr Polisi a Pherfformiad ar ymateb y rheolwyr gan gydnabod bod y Cyngor yn wynebu graddfa a chyflymder newidiadau na welwyd erioed o’r blaen ac a fydd yn hawlio ffyrdd newydd o weithio. Bydd gwneud penderfyniadau a threfniadau llywodraethiant yn flaenoriaeth allweddol a chydnabuwyd hyn, er enghraifft, drwy greu swydd newydd yn y Cabinet gyda chyfrifoldeb dros Lywodraethiant. Mae Aelod y Cabinet wedi trafod ei ddisgwyliadau a’r materion a godwyd yn yr adroddiad sydd wedi arwain at adolygiad o’r trefniadau ar gyfer gwneud penderfyniadau ac ysgrifennu adroddiadau. Bydd y gwelliannau yn galluogi aelodau a swyddogion i weld pryd a phaham y gwnaed penderfyniadau allweddol, nid yn unig pan ddaeth y mater i brosesau Dethol neu Gyngor ond penderfyniadau cynt e.e. Timoedd Rheoli’r Gyfarwyddiaeth.  Yn ychwanegol, bydd yr adroddiadau’n gwneud yn glir nid yn unig â phwy yr ymgynghorwyd ond pa safbwyntiau allweddol a fynegwyd a sut y newidiwyd yr adroddiad i adlewyrchu’r safbwyntiau hynny. Gellir tracio’r broses o wneud penderfyniadau drwy system ModGov neu  Sharepoint ac mae’r ystyriaeth yn mynd rhagddi.

Dywedodd Aelod nad aed i’r afael â’r Model Cyflawni Amgen, a bod y mater heb ei ddatrys. Cytunwyd y bydd y Rheolwr Polisi a Pherfformiad yn ceisio ymateb ac yn ei gylchynu cyn y cyfarfod nesaf.

Nododd y Pwyllgor yr adroddiad ac ymateb rheolwyr y Cyngor.

Darparodd y Rheolwr Polisi a Pherfformiad ddiweddariad ar y cynnydd mewn gweithredu Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Eglurwyd bod dwy ddeddf; Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol 2015 a Deddf  Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant  2014.  Cytunwyd cylchynu dau arweinlyfr gan Lywodraeth Cymru sy’n darparu agweddau hanfodol y ddwy ddeddf.

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn canolbwyntio ar lesiant economaidd, diwylliannol a chymdeithasol cymunedau yn Sir Fynwy a Chymru. Mae’n gosod cyfrifoldebau ar yr holl gyrff cyhoeddus yng Nghymru a Byrddau’r Gwasanaethau Cyhoeddus. Mae’n rhaid i’r Cyngor osod amcanion llesiant bob blwyddyn. Cwblhaodd y Cyngor blaenorol hyn drwy’r asesiad llesiant “Ein Sir Fynwy”. Mae gan Fwrdd y Gwasanaethau Cyhoeddus gyfrifoldeb dros yr asesiad llesiant, ac mae’r craffu drwy Bwyllgor Dethol Bwrdd y Gwasanaethau Cyhoeddus. Mae’r Ddeddf yn canolbwyntio ar egwyddorion datblygu cynaliadwy. Mae saith amcan llesiant a’r sylfaen yw ymyrraeth gynnar a mesurau ataliol.

Mae cynnydd hyd yn hyn yn cynnwys:

·       sicrhau bod aelodau’n glir ar yr egwyddorion drwy hyfforddiant a seminarau;

·       caiff yr holl adroddiadau ar wneud penderfyniadau asesiad Cenedlaethau’r Dyfodol; a

·       chwblhau asesiad llesiant cyflawn i adnabod yr heriau a’r cyfleoedd sy’n wynebu’n cymunedau.

Mae’r camau nesaf yn cynnwys y canlynol:

·       caiff yr amcanion eu harchwilio gan y Pwyllgorau Dethol;

·       bydd y Pwyllgor Archwilio’n derbyn diweddariadau rheolaidd ar effeithioldeb y trefniadau gwelliant; a

·       bydd y Cyngor yn gwneud penderfyniad blynyddol ar yr amcanion gwelliant.

Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad gwahoddwyd cwestiynau.

Gofynnodd Aelod sut y mesurir canlyniadau ac atebwyd y bydd canlyniadau’n dibynnu ar yr heriau a adnabuwyd. Mae deugain a chwech o ddangosyddion a gellir adnabod effaith gwahanol gyrff cyhoeddus, ond gallai hyn fod fwy yn nhermau cerrig milltir a chyfleoedd.

Gofynnwyd cwestiwn ynghylch yr adroddiad blynyddol, a pha mor aml mae’n ofynnol rhoi ateb i’r comisiynydd.  Eglurwyd bod deialog agored a rheolaidd iawn gyda swyddfa’r comisiynydd. Mae rhai pwyntiau statudol yn ogystal yn y broses e.e. mae adroddiad blynyddol yn ofyniad cyfreithiol. 

Holwyd sut caiff safbwyntiau rhandaliad eu hystyried a chadarnhawyd bod yr asesiad llesiant yn cynnwys safbwyntiau rhandaliad, e.e. tai fforddiadwy.

O dderbyn y diweddariad, datblygodd y Pwyllgor ei ddealltwriaeth o Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

Nodwyd y Flaenraglen Waith.