Agenda and minutes

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Canllawiau ar gyfer Fforwm Agored i’r Cyhoedd

 y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit

Mae ein cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn cael eu ffrydio’n fyw a bydd dolen i’r ffrwd fyw ar gael ar dudalen cyfarfod gwefan Cyngor Sir Fynwy

Os hoffech rannu eich barn ar unrhyw faterion sy'n cael eu trafod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, gallwch fynychu'r cyfarfod yn bersonol (neu ymuno o bell drwy Microsoft Teams), neu gyflwyno sylwadau ysgrifenedig (drwy Microsoft Word, uchafswm o 500 gair).

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i'r Cyngor yw 5pm, a hynny dri diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod. Bydd yr holl sylwadau a dderbynnir ar gael i Aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod.

Mae’r amser a roddir i bob aelod o’r cyhoedd i siarad yn ddibynnol ar Gadeirydd y Pwyllgor. Gofynnwn i gyfraniadau beidio â bod yn hwy na 4 munud.

Os hoffech fynychu un o’n cyfarfodydd i siarad o dan y Fforwm Agored i’r Cyhoedd yn y cyfarfod, bydd angen i chi roi tri diwrnod gwaith o rybudd drwy e-bostio GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Os hoffech awgrymu pynciau yn y dyfodol i'w hystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, e-bostiwch GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Nid oedd unrhyw aelod o'r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y rhestr o gamau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol.

https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=jFaJUo_59GlwxMqQ&t=69

     1. Diweddariad ar y 3 argymhelliad ISA260: AR AGOR

Cyflwynodd yr Aelod Cabinet Adnoddau Strategaeth Ariannol Tymor Canolig 2024-2029. Yn dilyn cyflwyno'r adroddiad gwahoddwyd yr Aelodau i roi sylwadau a gofyn cwestiynau. Darparodd yr Aelod Cabinet a’r Dirprwy Brif Weithredwr a’r Prif Swyddog Adnoddau ymatebion:

https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=wd_MjdEHwtT-nrd7&t=2804

Croesawodd Aelodau’r Pwyllgor y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig gyntaf a oedd yn cydnabod yr ymrwymiad hollbwysig i gryfhau trefniadau rheolaeth ariannol y Cyngor gyda’r nod o wella ei gynaliadwyedd ariannol ymhellach.

Roedd Aelodau'r Pwyllgor o'r farn bod y Strategaeth Ariannol yn darparu fframwaith cadarn ar gyfer deall cyfeiriad, heriau ac ymatebion a ragwelir dros amser. Eglurwyd pwysigrwydd codeiddio tybiaethau allweddol a datblygu modelu senarios mwy soffistigedig i amlygu'r ystod o ganlyniadau credadwy.

O ystyried bod Aelodau wedi mynegi awydd yn flaenorol am ddull mwy soffistigedig o fodelu a gwell gwelededd o osod rhagdybiaethau, nodwyd bod cynnydd da wedi'i wneud. Awgrymodd yr Aelodau y dylid ystyried senarios negyddol pellach, ychydig yn fwy eithafol ond serch hynny, mewn diweddariadau yn y dyfodol er mwyn cydnabod a chynllunio ar gyfer canlyniadau andwyol yn llawnach. Y disgwyl yw bod gwariant cyhoeddus yn y tymor canolig yn mynd i barhau i gael ei gyfyngu ac mae angen bod yn ddarbodus wrth gynllunio ar gyfer y dyfodol.

Wrth ystyried Cynllun Cyflawni'r Strategaeth Ariannol, ystyriodd yr Aelodau a oedd rôl i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit o ran goruchwylio cynnydd. Daethpwyd i'r casgliad y byddai diweddariadau bob chwe mis yn cael eu darparu i'r Pwyllgor i roi sicrwydd o ran cynnydd.

Fel y nodir yn argymhellion yr adroddiad, mae’r Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit:

i.         craffu ar strategaeth ariannol tymor canolig ddrafft arfaethedig y Cyngor;

ii.       darparu adborth a chaniatáu i sylwadau pellach gael eu hystyried a'u hadlewyrchu yn ôl yr angen yn y drafft terfynol a gyflwynir wedyn i'r Cyngor i'w gymeradwyo.

Wrth graffu ar y strategaeth rhoddwyd sylw penodol i gylch gorchwyl y Pwyllgor sy’n ymwneud ag adolygu ac asesu trefniadau rheoli risg, rheolaeth fewnol, a llywodraethu corfforaethol yr awdurdod.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau a darparwyd ymatebion gan y Dirprwy Brif Weithredwr a’r Prif Swyddog Adnoddau a’r Prif Archwilydd Mewnol Dros Dro:

https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=RE5P7mO4saHTybV-&t=4404

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

1.     Cyfrannodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit at briodoldeb a chynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft (2023/24).

2.     Ystyried yr adolygiad o effeithiolrwydd a'r asesiad a wnaed yn erbyn pob un o'r egwyddorion llywodraethu.

3.     Cymeradwyodd y Pwyllgor y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i'w gynnwys yn y Datganiad Cyfrifon Drafft 2023/24.

Cyflwynodd Pennaeth Archwilio Mewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen y Cynllun Archwilio Mewnol a'r Adroddiad Blynyddol ar gyfer y Gwasanaeth Rhannu Adnoddau (SRS). Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwnaeth yr Aelodau sylwadau a gofyn cwestiynau:

https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=oVXrlGmIuezumOd4&t=82

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, nododd y Pwyllgor y farn gyffredinol a ddarparwyd gan Bennaeth Archwilio Mewnol Torfaen.

Cyflwynodd yr Is-Gadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit 2023/24 a gwahoddodd gwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor:

 https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=eHLWvBiA9Li2R0dx&t=5317

Fel y cynhwyswyd yn argymhellion yr adroddiad, daeth y Pwyllgor i’r casgliad ei fod wedi cyflawni ei gyfrifoldebau yn ystod y cyfnod 2023/24 ac o ganlyniad gall y Cyngor fod yn rhesymol sicr ynghylch ei waith, ei allbynnau a’r casgliad bod trefniadau llywodraethu, risg a rheoli cyffredinol yr Awdurdod yn berthnasol. effeithiol ar y cyfan. Er gwaethaf y casgliad hwn, mae'n debygol y bydd angen i'r trefniadau hyn barhau i esblygu i adlewyrchu datblygiadau yn ei sefyllfa ariannol a newidiadau canlyniadol i'r ffordd y mae'r Cyngor yn ail-lunio'r modd y mae'n darparu gwasanaethau.

Yn ystod y flwyddyn, bu’r Pwyllgor yn ystyried pob elfen berthnasol o drefniadau llywodraethu, risg, rheolaeth ariannol a threfniadau archwilio mewnol ac allanol y Cyngor. O ystyried pwysigrwydd hanfodol sicrwydd rheolaeth annibynnol a rheolaeth ariannol effeithiol, mae’r Pwyllgor wedi cymryd diddordeb mawr mewn sicrhau bod y modelau gweithredu targed (TOM) arfaethedig ar gyfer swyddogaethau Archwilio Mewnol a Chyllid Canolog y Cyngor yn briodol, ac yn cael eu gweithredu’n brydlon. Mae’r Pwyllgor yn disgwyl y bydd y TOM ar gyfer y swyddogaethau hyn wedi’i weithredu’n sylweddol erbyn yr Hydref.

Wrth gyflawni ei gyfrifoldebau, mae'r Pwyllgor wedi herio swyddogion yn gyfreithlon ynghylch cynllun ac effeithiolrwydd gweithredu ei seilwaith risg a rheoli gyda swyddogion yn ymateb yn gadarnhaol i'r heriau hyn yn gyffredinol.

Cymeradwyodd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol i'w ystyried ymlaen gan y Cyngor llawn.

Cyflwynodd Swyddogion Archwilio Cymru Adolygiad Digidol Archwilio Cymru a chyflwynodd y Rheolwr Perfformiad a Mewnwelediad Data Ymateb y Rheolwyr. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=T_49nRPKab93Lmxr&t=617

Nodwyd Cynllun Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit. 

https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=T7rK9q5zjgoTO91B&t=5342

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

https://www.youtube.com/live/LwieRlowWwU?si=MaJJlKiWH4Ul2leY&t=5389