Agenda and minutes

Penodwyd yr Aelod Lleyg, Andrew Blackmore, yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit.

Penodi Cadeirydd

Penodwyd y Cynghorydd Sir Tony Easson yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit.

Penodi Is-Gadeirydd

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Canllawiau ar gyfer Fforwm Agored i’r Cyhoedd

 y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit

Mae ein cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn cael eu ffrydio’n fyw a bydd dolen i’r ffrwd fyw ar gael ar dudalen cyfarfod gwefan Cyngor Sir Fynwy

Os hoffech rannu eich barn ar unrhyw faterion sy'n cael eu trafod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, gallwch fynychu'r cyfarfod yn bersonol (neu ymuno o bell drwy Microsoft Teams), neu gyflwyno sylwadau ysgrifenedig (drwy Microsoft Word, uchafswm o 500 gair).

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i'r Cyngor yw 5pm, a hynny dri diwrnod gwaith clir cyn y cyfarfod. Bydd yr holl sylwadau a dderbynnir ar gael i Aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod.

Mae’r amser a roddir i bob aelod o’r cyhoedd i siarad yn ddibynnol ar Gadeirydd y Pwyllgor. Gofynnwn i gyfraniadau beidio â bod yn hwy na 4 munud.

Os hoffech fynychu un o’n cyfarfodydd i siarad o dan y Fforwm Agored i’r Cyhoedd yn y cyfarfod, bydd angen i chi roi tri diwrnod gwaith o rybudd drwy e-bostio GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Os hoffech awgrymu pynciau yn y dyfodol i'w hystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, e-bostiwch GACRegistertoSpeak@monmouthshire.gov.uk

Nid oedd unrhyw aelod o'r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y Rhestr Weithredu o’r cyfarfod diwethaf:

1. Capasiti'r Tîm Cyllid: AR GAU

2. Strategaeth Pobl: AR GAU

3. Datganiad o gyfrifon CSF/ISA260: AR AGOR

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma

Croesawodd y Cadeirydd Swyddog Archwilio Cymru i'r cyfarfod i gyflwyno Cynllun Archwilio Blynyddol 2024/25. Yn dilyn cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau.

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma.

Nodwyd y cynllun.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Adolygiad Rheoli Rhaglen Gyfalaf Archwilio Cymru. Ar ôl cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i roi sylwadau a gofyn cwestiynau:

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma

.

Nodwyd yr eitem

Ystyriwyd hyn, a'r eitem ganlynol, gyda'i gilydd. Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Grynodeb Archwilio Blynyddol 2023 CSF a gwahoddwyd Aelodau'r Pwyllgor i ofyn cwestiynau.

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma

Nodwyd y crynodeb.

Ystyriwyd yr eitem hon ar yr un pryd â'r eitem flaenorol. Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Raglen Waith Archwilio Cymru a Diweddariad Chwarterol yr Amserlen. Yna gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma.

Nodwyd y rhaglen waith a diweddariad chwarterol yr amserlen.

Cyflwynodd y Pennaeth Diogelwch Gwybodaeth a TG, a'r Rheolwr Diogelu Data a Gwybodaeth adroddiadau blynyddol ar geisiadau Rhyddid Gwybodaeth, Diogelu Data a Gwrthrychau Data. Ar ôl cyflwyno’r adroddiadau, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma.

Fel y cynhwyswyd yn argymhellion yr adroddiad, bu’r Aelodau’n craffu, yn adolygu ac yn asesu trefniadau’r Cyngor ar gyfer rheoli ac ymateb i geisiadau am wybodaeth ac achosion o dorri rheolau ac roeddent o’r farn bod digonolrwydd ac effeithiolrwydd y trefniadau hynny yn dderbyniol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad diweddaru bob 6 mis (hyd at 31ain Mawrth 2024) ar Reolau Gweithdrefn Contract. Ar ôl cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad:

1.     Cydnabu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r cyfiawnhad dros yr eithriadau a ddarparwyd gan swyddogion gweithredol.

2.     Ni chymerwyd unrhyw benderfyniad i alw’r swyddog gweithredol priodol a’u Pennaeth Gwasanaeth i mewn i gyfrif ymhellach am y rhesymau pam na allent glompynu gyda Rheolau Gweithdrefn Contractau’r Cyngor ar adeg y caffaeliad.

3.     Gofynnodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am adroddiad wedi'i ddiweddaru ymhen 6 mis.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2023/24. Ar ôl cyflwyno’r adroddiad, gofynnodd Aelodau’r Pwyllgor gwestiynau a gwnaethant sylwadau:

Gweler y drafodaeth , cwestiynau a sylwadau yma.

Fel y cynhwyswyd yn argymhellion yr adroddiad, derbyniodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yr Adroddiad Blynyddol, rhoddodd sylwadau arno a'i gymeradwyo.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Adroddiad Alldro'r Trysorlys 2023/24. Gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma.

 Yn unol ag argymhellion yr adroddiad adolygodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit ganlyniadau gweithgareddau rheoli’r trysorlys a’r perfformiad a gyflawnwyd yn chwarter 4 a thrwy gydol 2023/24 fel rhan o’u cyfrifoldeb dirprwyedig i graffu ar bolisi, strategaeth a gweithgaredd y trysorlys ar ran y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Swyddog Pobl, Perfformiad a Phartneriaethau y Strategaeth Pobl i'r Pwyllgor. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau a chynnig sylwadau:

Gweler y drafodaeth, y cwestiynau a'r sylwadau yma

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, defnyddiodd y pwyllgor yr adroddiad i geisio sicrwydd bod y strategaethau galluogi sydd o dan y Cynllun Cymunedol a Chorfforaethol yn darparu digon o eglurder a chyfeiriad i sicrhau y caiff adnoddau’r awdurdod eu defnyddio’n effeithiol ac yn unol â’i ddiben a’i amcanion.

Nododd y Pwyllgor y Cynllun Gwaith i'r Dyfodol.

Gweler y drafodaeth yma.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

Gweld cadarnhad o gywirdeb y cofnodion yma.

Newidiwyd dyddiad y cyfarfod nesaf i’r 10fed Gorffennaf 2024. Roedd cyfarfod ychwanegol wedi'i drefnu ar gyfer 31ain Gorffennaf 2024.