Agenda and minutes

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Canllawiau Fforwm Agored Cyhoeddus y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit

Mae ein cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit yn cael eu ffrydio'n fyw a bydd dolen i'r llif byw ar gael ar dudalen cyfarfod gwefanCyngor Sir Fynwy. Os hoffech rannu eich barn ar unrhyw gynigion sy'n cael eu trafod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, gallwch cyflwyno eich sylwadau  drwy’r ffurflen hon.

Rhannwch eich barn drwy uwchlwytho ffeil fideo neu sain (uchafswm o 4 munud) neu;

Cyflwynwch sylwadau ysgrifenedig (drwy Microsoft Word, uchafswm o 500 gair)

Bydd angen i chi gofrestru ar cyfrif Fy Sir Fynwy er mwyn cyflwyno’r sylw neu ddefnyddio’ch manylion mewngofnodi, os ydych wedi cofrestru o’r blaen.

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno sylwadau i'r Cyngor yw 5pm, dri diwrnod gwaith cyn y cyfarfod.

Os bydd y sylwadau a dderbynnir yn fwy na 30 munud, bydd detholiad o'r rhain yn seiliedig ar thema yn cael eu rhannu yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit. Bydd yr holl sylwadau a dderbynnir ar gael i Gynghorwyr cyn y cyfarfod.

Mae faint o amser a roddir i bob aelod o’r cyhoedd i siarad yn ôl disgresiwn y Cadeirydd, ond er mwyn ein galluogi i ddarparu ar gyfer nifer o siaradwyr, gofynnwn i gyfraniadau beidio â bod yn fwy na 3 munud.

Os hoffech fynychu un o’n cyfarfodydd i siarad o dan y Fforwm Agored i’r Cyhoedd yn y cyfarfod, bydd angen i chi roi tri diwrnod gwaith o rybudd drwy gysylltu â wendybarnard3@monmouthshire.gov.uk

Os hoffech awgrymu pynciau yn y dyfodol i’w craffu gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit, danfonwch e-bost at wendybarnard3@monmouthshire.gov.uk

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y rhestr o gamau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

1.     Cydweithrediadau a Phartneriaethau Allweddol:  Diweddaria\d ar yr agenda ar gyfer cyfarfod heddiw. [CAU]

2.     Capasiti Tîm Cyllid:  Diweddariad ar yr agenda ar gyfer cyfarfod heddiw. [PARHAU]

3.     Rhaglen Waith Archwilio Cymru – cynnydd y Cyngor:

a)         Adroddiadau ar wahân yn y dyfodol ar y Strategaeth Pobl a’r Cynllun Rheoli Asedau.  Ychwanegu at y flaenraglen gwaith ar gyfer mis Tachwedd [PARHAU]

b)         Mentrau cymdeithasol (llithriad o bron ddegawd ar draws Cymru): Cylchredwyd ymateb ysgrifenedig i’r cwestiwn i Aelodau’r Pwyllgor. [CAU]

4.     Adroddiad Cwynion Awdurdod Cyfan: Caiff system pwysoli ei hystyried ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol. [PARHAU]

5.     Cofrestr Risg Strategol: Mireinio strwythur a chynnwys y papur i sicrhau mwy o aliniad gyda chyfrifoldebau’r Pwyllgor – Tachwedd 2023 [PARHAU]

6.     Archwiliad Mewnol Torfaen (SRS): Sut yw’r ffordd orau i sicrhau fod y Pwyllgor yn parhau i gael golwg dros faterion perthnasol yn gysylltiedig â’r Gwasanaeth Rhannu Adnoddau (SRS). Ystyriwyd yr eitem hon fel rhan o drafodaethau ar adroddiad ar gydweithio a phartneriaethau allweddol: mae adroddiad diweddaru ar  agenda heddiw. [CAU]

7.     Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, Diogelu Data a Chais Gwrthrych Data am Fynediad:

a)         Adroddiad cyfraddau cwblhau hyfforddiant gorfodol wedi ei ddadansoddi yn ôl maes gwasanaeth: Cytunwyd fod y cyfraddau hyfforddiant gorfodol yn siomedig. Rhoddwyd diweddariad y bydd cyflwyno Thinqi yn well wrth ddynodi’r hyfforddiant sydd ei angen a chyfraddau cwblhau, ac yn cynnig opsiynau e-ddysgu. [CAU]

b)         Gofynnwyd am wybodaeth ar y trefniadau llywodraethiant ar gyfer y polisïau gan nad yw’r Pwyllgor wedi derbyn unrhyw bolisïau i’w hadolygu a’u cymeradwyo: Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn codi materion a) a b) gyda’r Pennaeth Technoleg Gwybodaeth a Diogelwch [PARHAU]

c)         Y Dirprwy Brif Weithredwr i ystyried y polisïau corfforaethol ar reoli risg (yn ymestyn tu hwnt i TG a diogelu data) y dylai’r Pwyllgor eu hadolygu’n gyfnodol a’u hargymell ar gyfer cymeradwyo ar draws yr awdurdod: Caiff ymateb ei baratoi ar gyfer y cyfarfod nesaf. [PARHAU]

8.     Adroddiad Blynyddol Archwiliad Mewnol: Hen Orsaf Tyndyrn: CIA i wirio os derbynnir taliadau cerdyn. Cadarnhawyd y caiff taliadau cerdyn/arian parod eu derbyn. [CAU]

9.     Cynllun Gweithredol Drafft: 

a)         Gofynnodd y Pwyllgor am ymgynghori gydag ef ar fodelau cyflenwi arfaethedig: Rhoddodd y Dirprwy Brif Weithredwr ddiweddariad ar drafodaethau cynnar ar opsiynau yn cynnwys cydweithredu rhanbarthol, cydweithredu ar draws Gwent neu gryfhau’r tîm presennol. Mwy o wybodaeth ar opsiynau i gael ei darparu fel y daw ar gael [PARHAU]

b)         Diweddariad ar gapasiti’r Tîm Archwilio Mewnol [PARHAU]

10.  Datganiad Llywodraethiant Blynyddol Drafft

a)     Dynodi camymddygiad posibl – Cydlynu gydag Adnoddau Dynol os oes unrhyw achosion/enghreifftiau: Mae’r Prif Archwilydd Allanol wedi cydlynu gydag Adnoddau Dynol a chadarnhawyd nad oedd unrhyw achosion o gamymddygiad staff posibl oherwydd lladrad, twyll, camddefnydd, llygredd neu lwgrwobrwyo, felly nid oes angen unrhyw ychwanegiadau. [CAU]

b)     Ystyried ychwanegu arsylwadau o Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol: Caiff hyn ei gwblhau pan gyflwynir y datganiad olaf i’r Pwyllgor. [CAU]

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru yr adroddiad ar Archwilio Gosod Amcanion Llesiant Sir Fynwy. Cyflwynodd y Rheolwr Data a Dirnadaeth Data ymateb y sefydliad. Gwahoddwyd aelodau o’r Pwyllgor i roi sylwadau a gofyn cwestiynau:

·        Gan nodi fod hon yn rhaglen genedlaethol o waith, awgrymodd Aelod fod rhai awdurdodau wedi perfformio’n well o ran ymgyfraniad dinasyddion. Esboniwyd fod perfformiad Sir Fynwy ychydig yn well na’r cyfartalog a bod y meysydd a ddynodwyd ar gyfer eu cryfhau yn debyg ar draws llawer o awdurdodau. Cytunwyd fod mwy o waith i’w wneud yn y cyswllt hwn ond nad oes unrhyw bryderon sylweddol.

·        Gofynnodd Aelod am eglurhad o’r gair ‘amrywiaeth’ o ran ymgyfraniad dinasyddion ac atebwyd y gallai hyn gynnwys targedu grwpiau anos eu cyrraedd na fyddai fel arfer yn rhyngweithio gyda’r Cyngor, hefyd rhai heb fod yn ddefnyddwyr gwasanaeth. Gall awdurdodau dueddu i ddefnyddio grwpiau ymgynghori sefydledig a dylent ystyried edrych ymhellach.

·        Cadarnhawyd y rhoddir adroddiad yn ôl i’r Pwyllgor yn yr adroddiad cynnydd blynyddol ar y camau gweithredu a ddynodwyd gan Archwilio Cymru.

Cyflwynodd y Dirprwy Brif Weithredwr a’r Swyddog Busnes Cyllid Ddatganiad Cyfrifon 2022/23 drafft Cyngor Sir Fynwy a gofyn am adborth a sylwadau gan y Pwyllgor. Cadarnhaodd Swyddog Archwilio Cymru y cafwyd y cyfrifon ar 19 Gorffennaf 2023, ar ôl y dyddiad cau ond yn unol â phryd y dywedodd swyddogion. Dywedwyd y cafodd y cynnydd ei ohirio oherwydd materion gydag adnoddau Archwilio Cymru ac mae’r cyfrifon terfynol ac ISA260 yn annhebyg o fod yn barod erbyn cyfarfod mis Tachwedd. Caiff cynnydd ei adolygu yn y cyfarfod nesaf.

·        Cyfeiriodd Aelod at y rhwymedigaeth pensiynau (gan nodi mai’r prif sbardun am y newid yw bod y cyfanswm gwerth yn ail-fesuriad sylweddol o rwymedigaethau pensiwn net y dyfodol o £202.6m) a gofynnodd am fwy o wybodaeth.  Esboniodd y Dirprwy Brif Swyddog fod y diffyg yn y gronfa pensiwn yn debyg i lawer o awdurdodau eraill. Mae prisiadau tair-blynyddol o’r gronfa gan yr Actiwari yn mynd rhagddynt  ynghyd ag ystyried cyflogwyr yn cynyddu cyfraniadau cyflogeion a chyflogwr i atal y sefyllfa. Mae canlyniadau’r prisiad actiwraidd diweddaraf yn rhoi sefyllfa fwy cadarnhaol yn nhermau asesu rhwymedigaethau oherwydd newid sylweddol yn y gyfradd disgownt, ffactorau chwyddiant, pa mor hir mae pobl yn byw i ymddeoliad ac yn y blaen gan arwain at ailstrwythuro rhwymedigaethau cynllun pensiwn.  Mae’n gadarnhaol fod gwastatau cyfraniadau cyflogwr dros yr ychydig flynyddoedd nesaf gan fod yr Actiwari yn fwy cysurus fod y gronfa pensiwn yn gweithio tuag at sefyllfa o gael ei ariannu’n llawn.

Mae’r newidiadau yng nghyfrifon 2022/23 oherwydd bod y prisiad a gynhaliwyd ym Mawrth 2020 yn gweithio ei ffordd trwyddo.

Awgrymodd yr Aelod y gellid ehangu’r wybodaeth a roddwyd i roi sicrwydd i’r darllenydd. Awgrymwyd fod Swyddogion yn ystyried y pwynt hwn tu allan i’r cyfarfod.

Dywedodd Aelodau y byddai’n anodd darbwyllo pobl i gynyddu cyfraddau cyfraniad pan fo newid o 0.5% i gyfradd disgownt yn gwneud gwahaniaeth o £200m yn y gronfa. Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr y caiff y gyfradd disgownt ei phenderfynu gan yr Actiwari yn seiliedig ar dystiolaeth. Cytunwyd rhoi esboniad pellach i roi cyd-destun i’r hyn mae’r newid mewn rhwymedigaethau yn ei olygu ar gyfer y Cyngor.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at dabl 14.2, (rhanddeiliaid pensiwn wedi eu gwahanu rhwng actif, gohiriedig a phensiynwyr) a chwestiynodd yr oedran cyfartalog o 52, a gofynnodd am gadarnhad am oedran cyfartalog uchaf aelodau actif sy’n gyflogeion yn gwneud cyfraniadau. A oes problem gyda gweithlu h?n a fedrai ymddeol mewn rhifau sylweddol yn y dyfodol? Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod aelodau actif yn tueddu i fod yn h?n. Mae hon yn ymgyrch genedlaethol o awto-ymrestru i annog cyflogeion i wneud cyfraniadau pensiwn drwy gydol eu gyrfaoedd yn hytrach nag yn ddiweddarach.

Ar ran y Pwyllgor, diolchodd y Cadeirydd i’r holl Swyddogion oedd yn ymwneud â chwblhau’r Datganiad Cyfrifon, gan werthfawrogi faint o waith sy’n gysylltiedig.

Fel yn argymhellion yr adroddiad, fe wnaeth y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio:

1.     Adolygu Datganiad Cyfrifon drafft2022/23 ac amlygu unrhyw ymholiadau a sylwadau ; a

2.     Nodi yn dilyn cwblhau’r broses  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad a Dirnadaeth Data yr Adroddiad Hunanasesu drafft. Yn dilyn y cyflwyniad sleidiau gwahoddwyd Aelodau ofyn cwestiynau:

·        Roedd Aelod yn hoffi’r dull cytbwys a realistig ac yn croesawu ystyried fersiwn hawdd ei darllen. Ychwanegodd yr Aelod y dylai fod cysondeb wrth ddefnyddio cymharwyr gan roi’r enghraifft o ddarpariaeth chwarae. Dywedwyd fod y graffiau angen mwy o sylw i wella pa mor ddefnyddiol yw’r data i nodi tueddiadau ac yn y blaen. Gofynnodd yr Aelod os gall y prosesau gwaith galluogi gyflwyno deilliannau’r dyfodol ar gyfer hunanasesu.

Cytunodd y Rheolwr Perfformiad a Dirnadaeth Data y dylai’r cymharwyr fod yn gyson ac y dylai’r graffiau ddangos effaith yn glir. Caiff yr adroddiad ei ddiwygio yn unol â hynny. Ychwanegwyd fod dangosfwrdd perfformiad yn ei le sy’n cynnwys yr holl fesurau ar gyfer y cynllun corfforaethol a chymunedol i alluogi adnabod tueddiadau, perfformiad o gymharu â thargedau ac yn y blaen. Mae hyn ar gael yn fewnol ar hyn o bryd a bydd holl aelodau’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn cael mynediad drwy ddolen fel sydd angen. Y bwriad yn y dyfodol yw ymestyn mynediad i breswylwyr.

·        Soniodd Aelod hefyd am yr anghysondeb tebygol yn yr achosion lle mae canrannau am wirfoddoli yn gyfeiriadau yn yr adroddiad. Gofynnwyd am esboniad o Prydau Ysgol am Ddim Cyffredinol/Prydau Ysgol Am Ddim a pham fod y nifer yn cynyddu’n ddi-derfyn. Yng nghyswllt Amcan: Lle Gwyrdd i Fyw, awgrymwyd fod angen bod yn onest am y tebygrwydd o gyrraedd targedau. Yn yr un modd yn Amcan: Lle Diogel i Fyw yng nghyswllt digartrefedd, er yn gwerthfawrogi’r pwysau ariannol sylweddol, mae angen bod yn benodol am dargedau statudol a osodwyd gan Lywodraeth Cymru a chynnwys yr agwedd yma mewn cyllidebau. Gyda phryder, tynnodd yr Aelod sylw at Amcan: Lle Dysgu  lle mae presenoldeb yn 88% (80% ar gyfer disgyblion prydau ysgol am ddim). Cydnabu’r Rheolwr Perfformiad a Dirnadaeth Data y pwynt am gysondeb am wirfoddoli a gwneir diwygiad. Esboniwyd nad yw prydau ysgol am ddim cyffredinol o reidrwydd yn rhai sy’n gymwys am brydau ysgol am ddim. Yng nghyswllt Lle Gwyrdd i Fyw a Lle Diogel i Fyw, defnyddir y casgliadau yn yr adroddiad i lywio cynlluniau’r dyfodol a bydd yn cynnwys mwy o ffocws ar effaith wrth i’r dull gweithredu ddatblygu. Mae’r ffigurau presenoldeb yn amlygu’r her honno i’r awdurdod.

·        Diolchodd y Cadeirydd i’r tîm am eu gwaith gan nodi fod y dull gweithredu yn dangos dull cadarn a chytbwys yn arwain at adroddiad cynhwysfawr, wedi ei gynhyrchu’n dda ac ystyrlon i yrru perfformiad y dyfodol.

·        Yn nhermau camau gweithredu, cadarnhaodd y Swyddog y rhoddir adroddiad ar y camau gweithredu drwy Raglen Waith y Pwyllgor. Caiff cynnydd ei fonitro yn ôl gwasanaethau yn ystod y flwyddyn mewn cynlluniau busnes gwasanaeth ac adroddir yn ôl i’r Pwyllgor yn adroddiad hunanasesu y flwyddyn nesaf. Gofynnwyd y dylid rhoi adroddiad yn ôl y tu allan i’r adroddiad hunanasesu blynyddol wrth gyflawni’r camau gweithredu.

·        Mewn ymateb i ymholiad am adolygiad y panel allanol, cadarnhawyd fod hyn yn rhan  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod y Pennaeth Cyllid wrthi’n asesu capasiti gyda golwg ar gynnig trefniadau addas i’r diben o fewn yr heriau ariannol presennol;. Cafodd y diweddariad pellach ei ohirio tan y cyfarfod nesaf.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Allanol adroddiad ar Archwiliad o Bartneriaethau a Chydweithredadau Allweddol Cyngor Sir Fynwy. Croesawodd y Prif Swyddog Pobl, Perfformiad a Phartneriaethau yr adroddiad, ei broses adolygu ac argymhellion. Gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau:

·        Cyfeiriodd Aelod at gydweithrediadau aflwyddiannus blaenorol ac os oes unrhyw gydweithrediadau o gonsyrn cyfredol. Atebwyd fod y rhan hwnnw o’r gwaith wedi galluogi meini prawf clir ac arweiniad i ddynodi partneriaethau o gonsyrn.

·        Cyfeiriodd Aelod at y farn archwiliad o sicrwydd rhesymol a gofyn am ddadansoddiad o’r nifer o staff sy’n ymwneud â phartneriaethau, y gost a mewnbwn ariannol yr Awdurdod o gymharu â diben gwreiddiol a chyfredol y bartneriaeth a lefel ymgyfraniad yr Awdurdod. Esboniodd y Prif Swyddog Pobl, Perfformiad a Phartneriaethau fod Gweithgor Llywodraethiant Swyddogion i brofi’r pwyntiau hyn a dynodi arfer da ym mhob agwedd. Bydd yr wybodaeth ar gael ar y safle mewnrwyd fydd yn amlygu cysylltiad i risg, risgiau peidio cyflenwi ac ymrwymiad ariannol gydag amod sensitifrwydd masnachol.

·        Gan gyfeirio at y trefniadau llywodraethiant glir ar gyfer Bargen Ddinesig Prifddinas Ranbarth Caerdydd a SRS, gofynnodd Aelod os oes trefniadau llywodraethiant cadarn tebyg ar gyfer partneriaethau eraill. Atebwyd y gall trefniadau llywodraethiant ar gyfer partneriaethau eraill fod ar lefel is e.e. cytundeb ar y cyd gyda Chyngor Dinas Casnewydd ar rannu data, gan ddenu cyffyrddiad cymesurol ysgafnach. Nid oes unrhyw le i orffwys ar ein rhwyfau a defnyddir yr arweiniad o’r gwaith hwn i helpu dynodi risgiau a sicrhau y caiff trefniadau llywodraethiant eu gweithredu yn briodol i faint y bartneriaeth.

·        Gofynnodd Aelod pam mai dim ond un o’r ddau dabl oedd yn cynnwys argymhellion a chytuno ar gamau gweithredu rheoli. Esboniodd y CIA y caiff unrhyw beth Critigol ei raddio’n Goch, ac unrhyw beth Sylweddol ei raddio’n Oren; mae’r ddau angen argymhelliad a chamau gweithredu rheoli a gytunwyd. Gofynnir i unrhyw beth a ddyfernir yn Ganolradd, gofynnir i’r Rheolwyr nodi’r mater a rhoi mesurau rheoli yn eu lle i’w datrys.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, bod y Pwyllgor yn nodi’r farn archwilio a chanfyddiadau o’r Adolygiad Archwilio Mewnol Trefniadau Partneriaethau a Chydweithrediadau. 

Gofynnodd y Cadeirydd am drefnu eitem agenda ym Mawrth/Ebrill i adolygu ymateb rheolwyr i’r adroddiad o ran allbwn.

Nodwyd y Cynllun Gwaith i’r Dyfodol..

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod gywir.