Cofnodion

Eitem 9 – diweddariad ar Ddyfarniadau Archwilio Anffafriol: Datganodd y Cynghorydd Sir I. Chandler fuddiant personol nad oedd yn rhagfarnu yng nghyswllt barn archwiliad Cynnal a Chadw Cerbydau Cludiant Teithwyr gan fod ganddo dri o blant sy’n teithio i’r ysgol ar fysus yr Uned Cludiant Teithwyr.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol.

Cytunwyd y byddai’r Cadeirydd yn anfon llythyr diolch at Philip White, cyn Gadeirydd y Pwyllgor.

Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn deillio o’r cyfarfod blaenorol..

Cyflwynwyd diweddariad chwarterol ar raglen waith Archwilio Cymru fel yr oedd ar ddiwedd mis Mawrth 2022 gan swyddog Archwilio Cymru; mae’r ddogfen a rannwyd gyda Phwyllgorau a Swyddogion er gwybodaeth.

Rhoddodd swyddog Archwilio Cymru ddiweddariad ar raglen waith perfformiad 2021/22 ers cyhoeddi’r adroddiad:

·         Drafft adroddiad yr Adolygiad Neidio Ymlaen ar y Gweithlu ac Asedau i gael eu cyhoeddi i Swyddogion yn y dyfodol agos.

·         Adroddiad cryno ar sicrwydd a gwaith asesu risg ar sefyllfa ariannol y Cyngor, ei baratoadau ar gyfer Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a’i waith ar gynlluniau gostwng carbon yn yr haf; a

·         Phrosiect lleol seiliedig ar risg nad yw wedi ei benderfynu hyd yma.

Gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor ar ôl cyflwyno’r adroddiad. Ni chafodd unrhyw gwestiynau eu cyflwyno.

Cafodd y drafft Ddatganiad Llywodraethiant Blynyddol ei gyflwyno gan y Prif Archwilydd Mewnol. Gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau a gwneud sylwadau yn dilyn cyflwyniad yr adroddiad.

Cyfeiriodd Aelod at baragraff 49 (barn gyffredinol ar ddigonolrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol) a gofynnodd am eglurdeb ar y diffiniad o farn gyffredinol o “Rhesymol”. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y diffiniad yn seiliedig ar farn archwilio mewnol. Mae’r Datganiad Llywodraethiant yn seiliedig ar elfennau ehangach sy’n bwydo i’r farn gyffredinol (mae hyn hefyd yn rhoi ystyriaeth i faterion cyfrif heb fod yn wneud ag archwilio). I gynorthwyo’r darllenydd, awgrymwyd fod angen nodyn yn y raddfa esboniadol i egluro fod paragraff 49 yn cyfeirio at farn archwilio mewnol. Cadarnhawyd yr ychwanegir eglurhad.

Gan gyfeirio at baragraff 51 (cyflawni 64% o’r Cynllun Archwilio), gofynnodd Aelod os yw’r Cyngor yn meincnodi sicrwydd ar berfformiadau awdurdodau tebyg. Cadarnhawyd fod Gr?p Prif Archwilwyr Cymru yn meincnodi dangosyddion perfformiad ar gyfer timau archwilio mewnol ar draws Cymru i roi cyfartaledd asesiad perfformiad blynyddol sy’n rhoi awdurdodau o fewn Cymru yn eu trefn.

Cyfeiriodd Aelod at baragraff 48 (gweithgareddau twyllodrus yn ystod Covid), lefel y twyll sy’n cael ei ymchwilio a’r farn sicrwydd cyfyngedig. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol fod gwaith grant Covid wedi dod i ben. Cafodd unrhyw bryderon allweddol eu hadrodd i’r Heddlu heb unrhyw adborth hyd yma. Cafodd 20 barn archwiliad mewnol eu dynodi, gyda 2 ohonynt yng nghategori “sicrwydd cyfyngedig”. Nid yw’r farn ym mharagraff 48 yn ymwneud â gwaith twyll.

Cyfeiriodd Aelod at bolisïau a gweithdrefnau i reoli risgiau ac awgrymodd fod rhai angen eu hadolygu a’u diweddaru a holodd os y gellid ychwanegu hyn at y cynllun gwaith. Cadarnhawyd fod rhaglen adolygu ond fod hyn yn dibynnu ar adnoddau tîm a swyddi gwag a’r angen i ddal lan ar waith Archwilio o pan gafodd y tîm Archwilio Mewnol eu symud i ddyletswyddau eraill yn ystod y pandemig.

Yng nghyswllt hysbysiadau preifatrwydd ar-lein (para 127), mae nodyn i ddweud y bu gwaith sylweddol yn 2021/2022 sydd angen ei ddiwygio.

Cyfeiriodd y Dirprwy Brif Weithredydd at y Flaenraglen Gwaith a hysbysodd y Pwyllgor y byddai’n cyflwyno adroddiad asesu risg Gwrth Dwyll a Llygredd. Rhoddir ystyriaeth hefyd i raglen ar gyfer adolygu polisïau a gweithdrefnau ar gyfer rheoli risgiau.

Rhoddodd y Cadeirydd sylwadau i gael eu hystyried i’r Prif Archwilydd Mewnol cyn y cyfarfod. Cyfeiriodd hefyd at eiriad brawddeg olaf y crynodeb gweithredol a fedrai adlewyrchu fod rhai o’r trefniadau llywodraethiant yn llai nag effeithlon. Bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn adolygu’r adran honno.

Gall Aelodau’r Pwyllgor roi sylwadau ychwanegol i’r Prif Archwilydd Mewnol erbyn diwedd mis Mehefin.

Wrth grynhoi, dywedodd y Cadeirydd fod y datganiad yn rhoi adlewyrchiad rhesymol o gyflwr llywodraethiant a rheoli ar draws yr awdurdod. Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, mae’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio wedi cyfrannu at briodoldeb a chynnwys drafft Ddatganiad Llywodraethiant Blynyddol 2021/22 ac wedi ei gymeradwyo’n ddilynol.

Cyflwynodd Rheolwr Archwilio Mewnol Archwilio Cymru ar gyfer Cyngor Sir Fynwy ac Arweinydd Archwilio Perfformiad y Cynllun Archwilio Blynyddol ar gyfer 2022/23. Esboniwyd na cheisir sicrwydd llwyr ar gyfer y datganiadau ariannol. Caiff gwaith ei wneud i lefel perthnasedd lle byddai camgymeriad yn camarwain neu’n newid barn y defnyddiwr am sefyllfa ariannol yr awdurdod.

Rhoddwyd diweddariad fod gwaith ardystio hawliadau grant 2021 yn agos at gael ei gwblhau ac y darperir drafft lythyr canfyddiadau erbyn diwedd mis Mehefin. Byddai ardystiad grant budd-daliadau tai, pensiynau athrawon ac ardrethi annomestig yn dilyn yr hydref. Gobeithir cwblhau’r gwaith archwilio mewnol erbyn mis Medi/Hydref.

Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau a gwneud sylwadau.

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd  Pennaeth Cynorthwyol Cyllid fod yr elfen prisiad asedau yn achosi consyrn. Mae risg y caiff y cyfrifon ariannol eu cyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio heb i brisiadau gael eu cwblhau. Byddai trafodaeth ar y mater Cymru-gyfan hwn yn parhau. Eglurwyd fod awdurdodau eraill wedi cyflwyno eu cyfrifon gyda phrisiad o asedau i ddilyn ar wahân.

Gofynnodd Aelod sut y gall y Pwyllgor asesu ansawdd. Esboniwyd bod adolygiadau ansawdd allanol blynyddol gan Sefydliad Cyfrifyddion Siartredig Lloegr a Chymru (ICAEW) ynghyd ag adolygiadau gan gymheiriad mewnol. Cytunwyd y bydd swyddog Archwilio Cymru yn ymchwilio defnydd dangosyddion perfformiad allweddol.

Yng nghyswllt y cyfeiriad at ailddechrau gweithgareddau ar y safle, mae timau Archwilio Cymru wedi ailddechrau cydweithio yn y swyddfa ac mae ymweliadau i safleoedd cleientiaid wedi dechrau pan ystyrir fod hynny yn berthnasol ac effeithiol.

Gofynnodd Aelod os yw prisiad asedau yn cynnwys asedau buddsoddi. Esboniwyd fod yn rhaid i asedau buddsoddi gael eu prisio ar sail flynyddol a’u bod tu allan i’r cwmpas. Holwyd hefyd, o gofio am y gwahaniaeth rhwng y gwerth llyfr a’r gwerth real, sut y byddir yn sicrhau fod prisiad gwaredu asedau yn gywir ac yn werth am arian. Eglurwyd y dylai asedau ar gyfer eu gwaredu gael eu hailbrisio i werth y farchnad.

Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Archwilio Blynyddol ar gyfer 2022/23.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwybodaeth, Diogelwch a Thechnoleg yr adroddiad. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau a gwneud sylwadau.

Gofynnodd Aelod am eglurhad ar yr amser ymateb o 20 diwrnod ar gyfer ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, gan holi os mai targed mewnol yw 90%. Cadarnhawyd fod yr amser ymateb o 20 diwrnod yn statudol. Esboniwyd fod y Comisiynydd Gwybodaeth yn cydnabod ei bod yn anodd cyflawni hyn ac mai’r targed a argymhellir yw 95%. Mae ein perfformiad yn 93% ac ychwanegwyd y cafodd staff eu symud i waith arall yn ystod y pandemig ac roedd Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi caniatáu ychwanegu hysbysiad esboniadol i geisiadau dechreuol yng nghyswllt y potensial am oedi. Mae effaith gwaddol Covid wedi effeithio ar allu gwasanaethau i ymateb.

Gofynnodd yr Aelod sut y caiff toriadau data eu dosbarthu ac os caiff cyfleoedd hyfforddi eu hyrwyddo wedyn. Esboniwyd y caiff toriadau eu graddio yn ôl y niwed a achosir ac i bwy (e.e. y nifer y gellir effeithio arnynt, math o wybodaeth a bregusrwydd). Mae hyfforddiant cynhwysfawr ar gael ac mae cydweithio gyda’r Timau Rheoli Adrannau i hyrwyddo a rhoi blaenoriaeth i hyfforddiant.

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, esboniwyd nad oes rhestr o feini prawf penodol i lywio pryd i adrodd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Cadarnhaodd y Rheolwr Llywodraethiant Gwybodaeth Diogelu Data y gall toriadau yn y Ddeddf Rhyddiad Gwybodaeth fod yn aneglur. Mae gan Swyddfa’r Comisiynydd restr wirio hunanasesu i gynorthwyo. Mae llenwi’r rhestr yn rhoi eglurhad o’r angen i adrodd. Cynhelir sesiwn wybodaeth yfory ar gyfer Aelodau.

Hysbyswyd aelod fod Rhestr Cadw Gwybodaeth. Caiff peth cadw ei lywodraethu gan y gyfraith. Mae’r awdurdod hefyd yn gweithio i gynllun dosbarthu llywodraeth leol sy’n rhoi manylion y mathau o ddogfennau a’r amser i’w cadw. Caiff y rhestr ei chysylltu gyda’r System Rheoli Gwybodaeth ar-lein.

Cyfeiriodd Aelod at nifer ceisiadau a phynciau ceisiadau Deddf Rhyddid Gwybodaeth a dywedwyd fod pynciau yn eang e.e. ceisiadau cynllunio, cyflenwyr, gwasanaethau plant. Cânt eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod. Holwyd sut y dysgir gwersi o doriadau diogelu data E-bost. Esboniwyd yn aml y caiff yr unigolyn/atodiad anghywir eu dewis. Caiff toriadau eu trafod, eu graddio a’u trin yn unol â hynny. Caiff meysydd gwasanaeth eu nodi a’u defnyddio i ddynodi anghenion hyfforddiant. Yng nghyswllt hyfforddiant gorfodol ar GDPR, gofynnwyd am fwy o fanylion ar y nifer sy’n cwblhau hyfforddiant. Esboniwyd y gwneir pob ymdrech i sicrhau y caiff yr holl staff eu hyfforddi.

Mewn ymateb i gwestiwn am y diwylliant o amgylch diogelu data esboniwyd fod newid araf ac ymrwymiad parhaus i hyfforddi staff i ddeall pwysigrwydd gwybodaeth i’r awdurdod.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, craffodd y Pwyllgor ar yr adroddiad a gofyn am eglurhad o’r wybodaeth ynddo. Awgrymodd Aelodau sut y gellid gwella diwyg yr ystadegau neu lefel y manylion er mwyn gwneud y data yn fwy defnyddiol ac ystyrlon.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y diweddariad 6-misol ar Farn Archwilio Anffafriol. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau yn dilyn cyflwyno’r adroddiad.

Gofynnodd Aelod am y gweithdrefnau sydd yn eu lle i resymoli’r risgiau yn cyfeirio at ddigwyddiadau cerddoriaeth hanesyddol yng Nghastell Cil-y-coed, tra’n ceisio sicrhau’r budd ariannol mwyaf o’r ased. Gwahaniaethodd y Dirprwy Brif Weithredwr rhwng digwyddiadau a drefnir gan y Cyngor a digwyddiadau eraill lle caiff y safle ei logi i ddarparwyr allanol sy’n dod ag arbenigedd/gwasanaethau i mewn o’r tu fas. Mae’r farn gyfyngedig yn cyfeirio at ddigwyddiadau cerddorol blaenorol a drefnwyd gan yr awdurdod. Dywedwyd fod gan y Cyngor ymagwedd wahanol at drefnu digwyddiadau erbyn hyn. Holwyd os y gellid adolygu prisiau llogi heb amharu ar rai o’r gymuned leol sy’n llogi.

Gofynnodd Aelod am ddiweddariad ar weithwyr asiantaeth ac os cafodd y contract newydd ei gwblhau. Atebwyd fod contract newydd yn ei le. Mae Archwilio yn ei gwneud yn ofynnol i fesurau rheoli allweddol fod yn eu lle ar gyfer y system gweithiwr asiantaeth i sicrhau rheolaeth ariannol, trefniadau llywodraethiant a rheoli risg cadarn ac yn y blaen. Cafodd y gwaith ei ddilyn lan a chyflwynir y farn ddilynol i’r Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio maes o law. Awgrymwyd y gallai’r rheolwr gwasanaeth roi mwy o fanylion. Bydd yr Aelod yn dilyn lan ar hyn.

Datganodd y Cynghorydd Sir I. Chandler fuddiant personol nad yw’n rhagfarnu gan fod ganddo dri o blant yn teithio i’r ysgol ar fysus yr Uned Cludiant Teithwyr. Dywedodd bod risg cynnal a chadw cerbydau yr Uned Cludiant Teithiwr yn “Uchel” a’r farn ddiwygiedig i ddilyn yn 2022/23. Holwyd am y broses rhwng dynodi fel risg uchel, barn gyfyngedig a symud i farn ddiwygiedig i ddilyn yn y flwyddyn gyfredol. Holwyd os yw’r rheolwr gwasanaeth yn gweithio gydag archwilio mewnol i unioni’r risg. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol bod y lefel risg fel y’i gwelir gan y tîm pan gynhelir y cynllun archwilio yn seiliedig ar yr wybodaeth sydd ar gael. Byddai’r rheolwr gwasanaeth mewn sefyllfa well i drin risgiau gweithredol.

Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwr y cafodd dialog gyda’r Tîm Arweinyddiaeth Strategol a Thimau Rheoli Cyfarwyddiaethau ei chryfhau i gefnogi cynnydd, gwelliant ac ymatebolrwydd i adroddiadau archwilio. Mae’n flaenoriaeth gweithredu ar farn archwilio gyfyngedig yn brydlon i osgoi dwy farn gyfyngedig olynol.

Holodd Aelod am reoli presenoldeb a dywedwyd y cafodd rhai gwendidau eu dynodi i ddechrau ac y cafodd cynllun gweithredu ei roi ar waith. Cafodd mwyafrif y gwelliannau eu gweithredu a chafodd y farn ei newid i rhesymol. Cadarnhawyd y cafodd gwelliant ei nodi yn deillio o weithredu’r gwelliannau. Bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn rhoi mwy o wybodaeth mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Gofynnwyd fod y Pwyllgor yn cael adroddiadau llawn ar y ddwy farn gyfyngedig yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Mewn ymateb i gwestiwn am hwyrni wrth gyflwyno barn o fis Medi 2021, esboniwyd fod amser cyfarfodydd a chanslo cyfarfodydd wedi achosi oedi.

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, fe wnaeth y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio:

1.    Nodi’r gwelliannau  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y drafft Gynllun Gweithredol Archwilio Mewnol. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau yn dilyn cyflwyno’r adroddiad.

Gofynnodd Aelod am fwy o wybodaeth ar y cylch archwilio a gofynnodd pa mor aml y disgwylid i ysgol uwchradd gael ei harchwilio. Esboniodd y Prif Swyddog Archwilio fel arfer y byddai un ysgol uwchradd a nifer o ysgolion cynradd ar y cylch archwilio bob blwyddyn a dylai ysgol uwchradd ddisgwyl gael ei harchwilio bob 5-6 mlynedd yn dibynnu ar y proffil risg. Dylai ysgolion cynradd ddisgwyl cael eu harchwilio bob 5 mlynedd. Mae adnoddau staffio yn gyfyngedig ar hyn o bryd felly caiff y cyfnodau hyn eu hymestyn i 8 mlynedd. Os dynodir problem neilltuol, gellir cynnal archwiliadau yn gynharach neu gynnal ymweliadau heb eu cyhoeddi ymlaen llaw. Caiff meysydd eraill eu harchwilio bob 5 mlynedd yn ôl asesiad risg blynyddol.

Holwyd sut y gall y Pwyllgor ffurfio barn os yw’r cynllun archwilio yn ddigonol. Esboniodd y Dirprwy Brif Weithredwyr y caiff dogfen waith fwy manwl ei rhannu gyda’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth i hwyluso trafodaeth rhwng Prif Swyddogion a’r Prif Archwilydd Mewnol lle caiff risgiau sy’n dod i’r amlwg eu nodi a phenderfynu ar gapasiti. Bydd swyddogion yn ystyried y ffordd orau i wella sicrwydd ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor. Rhoddwyd sicrwydd fod cwmpas da ar draws y sefydliad.

Esboniwyd nad yw menter yn cynnwys Gwasanaethau Landlord; mae’r unedau diwydiannol a’r parc hamdden yn rhan o Adnoddau.

Gofynnodd Aelod sut y caiff perfformiad ei fesur gan sôn bod 658 diwrnod archwilio yn y 975 diwrnod sydd ar gael. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol y rhoddir adroddiadau chwarterol i gynnwys cynnydd ar y cynllun y gwaith a wnaethpwyd a’r farn archwilio a roddwyd ar y cynllun. Mae hefyd asesiad perfformiad yn seiliedig ar ddangosyddion perfformiad tebyg i gynnydd ar y cynllun, amseroldeb cyhoeddi adroddiadau drafft ac adroddiadau terfynol, trosiant yn y tîm, ymateb i ymchwiliadau arbennig ac yn y blaen.

Holwyd am y gwerth a ychwanegwyd gan Archwilio Mewnol yn nhermau pa welliannau rheoli a gwerth am arian a wnaethpwyd a gafodd eu gwneud fel canlyniad i’r argymhellion archwilio mewnol. Bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn adrodd yn ôl maes o law.

Mewn ymateb i gwestiwn, esboniwyd mai Tîm Archwilio Mewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen sy’n gyfrifol am archwilio Canolfan Data SRS. Rhoddir adroddiad blynyddol ar y canlyniadau a chânt eu cynnwys yn Adroddiad Blynyddol y Prif Archwilydd Mewnol ar gyfer sicrwydd trydydd parti. Holwyd pa risgiau cydweithio eraill sydd tu allan i’r sefydliad a sut y ceir sicrwydd. Esboniwyd fod Tim Archwilio Cyngor Sir Fynwy yn archwilio holl systemau’r awdurdod. Nid yw’n ymwneud ag archwilio cydweithio arall. Cytunwyd y byddid yn dod â rhestr o’r meysydd cydweithi allweddol a threfniadau ar gyfer archwilio yn ôl i gyfarfod o’r pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn y dyfodol.

Yn unol â’r argymhellion, fe wnaeth y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio adolygu, rhoi sylwadau ar a chymeradwyo’r drafft Gynllun Archwilio Mewnol 2022/23 ar y ddealltwriaeth y byddir yn dod ag unrhyw newidiadau sylweddol eraill yn ôl  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad adroddiad ar y broses hunan-asesu Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau yn dilyn cyflwyno’r adroddiad.

Yn unol gydag argymhellion yr adroddiad, adolygodd yr Aelodau y broses hunanasesu i lywio eu dealltwriaeth o’r trefniadau sydd gan y cyngor yn eu lle.

The forward planner was noted.  The Governance and Audit Committee Annual Report 2021/22 will be added.

The Chair requested that reports include reconciliation with the terms of reference

It was confirmed that the Draft self-assessment document will be brought to the next meeting. Strategic Risk Assessment will be reported to six monthly. These elements to be confirmed.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol.