Agenda and minutes

Nid oedd unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Ni wnaeth Aelodau unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Nid oedd unrhyw aelod o'r cyhoedd yn bresennol.

Cadarnhawyd cofnodion y blaenorol a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyr 2016.

Nodwyd y Rhestr Weithredu o'r cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyr 2016. Wrth wneud hynny, nodwyd y pwyntiau dilynol:

•           Trosolwg o drefniadau Rheoli Perfformiad: Cyflwynir adroddiad cynnydd ar amcanion gwella mewn 6-12 mis.

•           Gwasanaethau ieuenctid: Nodwyd y cafodd ymateb ei gylchredeg yn egluro y bu camddealltwriaeth parthed gostyngiad mewn cyllid gan Lywodraeth Cymru.

Dywedwyd fod yr ymateb yn cyfeirio at achos busnes llawn ar sut i gynnal gwasanaethau ieuenctid ar gyfer y dyfodol gyda ffocws cymunedol a holwyd os dylai'r Pwyllgor Archwilio edrych ar yr achos busnes. Ymatebodd Prif Swyddog Arloesedd a Menter fod yr achos busnes yn rhan o ailstrwythuro cynhwysfawr ac y disgwylir adroddiad yng nghyd-destun ehangach yr holl gyfarwyddiaeth; cyflwynir adroddiad i'r Pwyllgor yn rhoi manylion elfen Gwasanaeth Ieuenctid yr adolygiad.

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd fod pob canolfan ieuenctid yn cael eu hadolygu yn cynnwys The Zone yng Nghil-y-coed. Mae adborth yn awgrymu nad yw pobl ifanc yn gwerthfawrogi cyfleusterau sengl ac ychwanegwyd fod nifer dda'n mynychu prosiect Aspire a gaiff ei redeg yn y Ganolfan Hamdden a'i fod wedi'i integreiddio'n well. Gofynnodd Aelod beth fyddai'n digwydd i The Zone a'r grant o £70,000 gan Lywodraeth Cymru i ddarparu'r cyfleuster. Dywedwyd y bydd yr agwedd hon yn rhan o'r adolygiad ac y cyflwynir casgliadau i'r Cabinet. Rhoddir adroddiad i'r Pwyllgor ar yr elfennau Gwasanaeth Ieuenctid pan gaiff y cynllun busnes ei gwblhau, yn arbennig yn cynnwys cyllidebau ac alldro.

Gofynnwyd cwestiwn arall am amserlenni a chadarnhawyd y bydd cynigion amlinellol ar gael ym mis Mawrth ar gyfer gwneud penderfyniadau gyda mwy o fanylion ar ôl mis Mai 2017.

•           Ymddiriedolaeth Roger Edwards: Dywedwyd nad yw'r Ymddiriedolaeth wedi cwrdd ers y cyfarfod diwethaf. Yn y cyfamser, cadarnhawyd na chaiff sieciau eu rhoi tan ddiwedd y flwyddyn, pan gyhoeddir y cyfrifon. Bydd yr Ymddiriedolaeth yn ystyried y cais i roi sieciau'n gynharach.

•           Contractau dim oriau: Cadarnhawyd yr anfonwyd llythyr at y Cynghorydd Sir F. Taylor (ac a gylchredwyd i'r Pwyllgor), yn ymateb i gwestiynau a godwyd yng nghofnodion y cyfarfod diwethaf. Rhoddir adroddiad ar y materion sydd ar ôl yn ymwneud ag arfer cyflogaeth mewn ysgolion yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

•           Costau Ymadawiad Cynnar a Dileu Swyddi, Nodwyd, gyda diolch, y cylchredwyd y manylion fel y gofynnwyd.

•           Eithriadau i Reolau Gweithdrefn Contract: Dywedwyd fod pedwar o'r pump eithriad oedd ar ôl wedi eu derbyn a'u hawdurdodi gan y Prif Swyddog perthnasol. Mae'r pumed eithriad yn ymwneud â threialu gwasanaeth ac ni weithredwyd yr eithriad eto ond gellir ei ddefnyddio yn y dyfodol pan fydd yr opsiwn gorau yn hysbys.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol Adroddiad Cynnydd Chwarter 3 (hyd 31 Rhagfyr 2016) gyda'r diben o roi sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio ac uwch reolwyr ar ddigonolrwydd yr amgylchedd rheoli, a pherfformiad y Tîm Archwilio Mewnol. Nodwyd y pwyntiau dilynol:

•           Bu 30 swydd archwilio, dim i gyd yn ymwneud â barn a 10 adroddiad drafft gyda barn wedi'u dyrannu (fel y diffinnir yn yr adroddiad).

•           Yng nghyswllt perfformiad tîm, cafodd 98% o'r argymhellion eu derbyn gan reolwyr swyddfa ac mae gwaith yn mynd rhagddo i sicrhau gweithredu. Dynodir fod prydlondeb adroddiadau yn broblem a phriodolir hynny i lwyth gwaith y Rheolwr Archwilio sy'n gyfrifol am reoli ansawdd, cysondeb a materion ymatebol. Esboniwyd y cafodd 42% o'r cynllun ei gyflawni sy'n is na'r targed o 50% ond yn welliant bach ar y llynedd. Mae'r tîm ar y trywydd i gyflawni 75% o'r cynllun erbyn diwedd y flwyddyn.

•           Gofynnwyd a oedd unrhyw bryderon sylweddol am lwyth gwaith a meysydd o'r sensitifrwydd mwyaf. Dywedwyd fod yn rhaid gosod blaenoriaethau oherwydd nifer cyfyngedig yr archwilwyr i ystyried materion sy'n cynnwys meysydd corfforaethol a gwasanaeth, a rhoddir adroddiad ar hynny i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2017.

Gofynnwyd cwestiwn am farn sicrwydd Cyfyngedig ar brydau ysgol a darpariaeth gymunedol a gofynnwyd am fwy o fanylion. Esboniwyd y caiff archwiliadau a barnau eu seilio ar gryfderau a gwendidau a gaiff eu mesur ar amcanion rheoli allweddol. Os nad oes amcanion rheoli yn eu lle, canfuwyd y caiff risg ariannol eu dynodi. Dyfernir barn Gyfyngedig lle mae'r gwendidau yn fwy na'r cryfderau. Rhoddwyd trosolwg fel sy'n dilyn:

i.          Prydau ysgol. Roedd diffyg dogfennau sylweddol yn amlinellu cyfrifoldebau am ysgolion a Gwasanaethau Eiddo (sy'n rheoli'r gwasanaeth). Nid oedd data incwm yn cael ei fonitro'n briodol ac roedd gwahaniaethau na chafodd eu cysoni rhwng ysgol a systemau Gwasanaethau Eiddo. Yn ychwanegol, nid oedd ôl-ddyledion sylweddol yn cael eu cwrso.

ii.          Digwyddiadau: Roedd angen gwella nifer o agweddau:

a)         Nid oedd rhai contractau yn cael eu llofnodi bob amser er eu bod ar gael;

b)         Cysoni incwm yn nhermau dyrannu a rheoli stoc tocynnau;

c)         Cadw cofnodion staff sy'n gweithio mewn digwyddiadau;

d)         Materion yn ymwneud â thendr y contract; a

e)         Cysoni agweddau ariannol digwyddiad nad oedd yn cael eu derbyn mor brydlon ag a ddisgwylid.

Gofynnodd Aelod am sicrwydd am gontractau heb eu llofnodi. Cadarnhawyd nad oeddent ar gael ar gyfer rhai digwyddiadau ac y gwnaed ymrwymiad i wella hyn ar gyfer digwyddiadau yn y dyfodol. Rhoddodd Prif Swyddog Arloesedd a Menter sicrwydd a chyd-destun, y caiff yr argymhellion eu trin yn llwyr neu'n rhannol. Esboniodd fod y mathau hyn o ddigwyddiadau yn ganolog i strategaethau masnachol y cyngor a bod angen cydbwyso cynhyrchu incwm a risg. Mae'r cyngor yn gweithredu fel hyrwyddwr digwyddiad ac yn derbyn 100% o'r incwm a gynhyrchir. Mae'r cyngor yn gweithredu fel hyrwyddwr digwyddiadau ac mae'n derbyn 100% o'r incwm a gynhyrchir. Mae hon yn sefyllfa risg uchel ond gallai hefyd roi gwobr uchel ac mae angen gosod y sefyllfa yn  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Rhoddodd Swyddog Archwilio Cymru adroddiad ar yr Asesiad Corfforaethol dilynol o'r Adolygiad Adnoddau Dynol.

Daethpwyd i'r casgliad y gwnaed cynnydd da wrth gynllunio, rheoli ac ymgysylltu â'r gweithlu. Cafwyd cefnogaeth dda gan y tîm Adnoddau Dynol a chaiff systemau TGCh eu datblygu e.e. cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith a gwybodaeth ar dostrwydd. Mae tystiolaeth fod y Cyngor yn gweithredu ar adborth gan staff; mae wedi cynnal ei gynhadledd staff cyntaf a hefyd wedi sefydlu Monminds.

Rhoddwyd crynodeb fel sy'n dilyn o gynigion yr adroddiad Asesu Corfforaethol ar gyfer gwelliannau sydd angen gwaith pellach:

•           Ymgysylltu'n fwy effeithlon gyda staff i sicrhau fod y Cyngor yn amlwg ar draws y sefydliad;

•           Sicrhau y caiff y diwygiadau a newidiadau a fwriadwyd i 'Gwirio Mewn Gwirio Allan' yn rhoi proses glir ar gyfer asesu a gwella perfformiad yr holl staff a bod gosod amcanion adrannol, tîm ac unigol yn gydnaws ag amcanion corfforaethol y Cyngor; a

•           Datblygu trefniadau cynllunio gweithlu’r Cyngor drwy gynnwys gwybodaeth gywir ar reoli data ac allweddol am faterion gweithlu ac ystadegau, gan adrodd yn rheolaidd i'r Timau Uwch Arweinyddiaeth a Datblygu i alluogi monitro effeithlon ar gynnydd a rheoli'r materion hyn ar sail barhaus.

Dynododd yr Asesiad Corfforaethol o Adnoddau Dynol y cynigion newydd dilynol ar gyfer gwella:

•           P1 Datblygu mwy o ddata gweithlu i gynnwys sefydliad staff, statws contract, swyddi gwag, defnydd asiantaethau, oedran, rhyw a dosbarthiad gradd/cyflog, i roi gwybodaeth well ar gyfer gweithgaredd cynllunio gweithlu yn y dyfodol.

•           P2 Gwella trosolwg a gweithdrefn barhaus y broses gwerthuso staff, yn neilltuol:

1.         Sicrhau y caiff cwblhau gwerthusiadau staff ei lanlwytho ar Hyb y Cyngor i adlewyrchu'n gywir y nifer o staff sy'n derbyn gwerthusiadau blynyddol; a

2.         Cynyddu cyfradd cwblhau'r gwerthusiad.

•           P3 Datblygu systemau TGCh Adnoddau Dynol ymhellach i roi gwell cefnogaeth i reolwyr gweithredol a gwella cofnodi materion tostrwydd a disgyblaeth.

•           P4 Gwella gwerthuso camau gweithredu gwella Adnoddau Dynol i fesur effaith a chanlyniadau yn well.

Cyflwynwyd ymateb y rheolwyr a nodwyd y pwyntiau dilynol:

•           Mae'r ddau gynnig gyntaf yn dilyn cynigion blaenorol ar gyfer gwella a chryfhau trefniadau.

•           Cytunwyd fod yr awdurdod yn dda am fesur gweithgareddau ond nid deilliannau, a bod angen newid ymarfer rheoli i roi tystiolaeth fod y newidiadau i systemau, polisi ac arweiniad yn arwain at newid mewn arferion rheolaeth e.e. gwella lefelau tostrwydd, llai o gwynion ac yn y blaen. Y bwriad yw gwella ymarfer ac ymatebion Adnoddau Dynol.

•           Croesawyd y cynigion a rhoddir adroddiad arnynt yn Adroddiad Blynyddol Pobl ym mis Gorffennaf 2017.

Holodd Aelod, os nad oes gan reolwyr wybodaeth proffil o'u gweithwyr, sut y gellir monitro dileu swyddi (ac unrhyw ddemograffeg neilltuol ynddynt). Yn ychwanegol, gwnaed y pwynt fod uwch reolwyr ac aelodau'n ei chael yn anodd asesu os gwnaed cynnydd. Gofynnwyd os oedd hyder yn y cynnydd a wnaed ac os gellir herio rheolwyr ar danberfformiad ai peidio. Holwyd hefyd os bydd deilliannau amlwg well pan gânt eu hadrodd ym mis Gorffennaf.

Dywedwyd y bu'r data ar gael  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Derbyniwyd y Flaenraglen Gwaith gan nodi nad yw ond yn mynd mor bell â'r etholiad ym mis Mai. Caiff cynllun deuddeg mis ei baratoi gydag eitemau safonol ar gyfer Aelodau Pwyllgor i ddeall y cylch gwaith blynyddol.