Agenda and minutes

Roedd y Cynghorydd Sir J. Higginson wedi datgan buddiant personol, na sy’n rhagfarnus, o dan y Cod Ymddygiad yr Aelodau fel aelod o Dribiwnlys Prisio Dwyrain Cymru.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd yn bresennol.

Cadarnhawyd fod cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar y 15fed o Fedi yn gywir ac fe’u harwyddwyd gan y Cadeirydd.

Cytunodd y Cadeirydd i dderbyn yr eitem ganlynol o fusnes gan ei fod yn eitem barhaol a oedd wedi ei hepgor o’r agenda.

Roeddem wedi derbyn y Rhestr Camau Gweithredu o’r 15fed o Fedi 2016.  Fel rhan o hyn, nodwyd y pwyntiau canlynol:

•           Ysgol Cas-gwent: Roedd y Prif Swyddog Adnoddau wedi darparu crynodeb o’r ymateb a rannwyd gydag Aelodau’r Pwyllgor o ran y pwynt a ofynnwyd gan aelod o’r cyhoedd a’r cwestiynau a ofynnwyd gan Gynghorydd  Easson.

Roedd yr ymateb a roddwyd yngl?n â’r pwynt cyntaf sydd yn ymwneud a lleihau’r nifer o swyddi dysgu llawn amser yn yr ysgol, wedi ei dderbyn fel ymateb boddhaol. 

O ran y penderfyniad i ymwrthod rhag defnyddio’r gwasanaethau Adnoddau Dynol sydd yn cael eu cynnig gan y Cyngor a dewis derbyn gwasanaethau gan Judicium Consulting Limited, gofynnodd un aelod pam fod dwy ysgol wedi dewis un cwmni. Tra cydnabuwyd fod Llywodraethwyr yn meddu ar yr hawl i wneud y fath benderfyniad, mynegwyd pryder fod hwn yn gam tuag at statws academi ac yn erydiad graddol o wasanaethau Adnoddau Dynol yr Awdurdod sydd yn gweithio yn dda iawn gydag ysgolion ac aelodau.  Awgrymwyd y dylid monitro’r sefyllfa.

O ran y trydydd pwynt, dywedodd yr Aelod ei fod yn fodlon fod camau wedi eu cymryd er mwyn cywiro’r sefyllfa ac mae cyngor priodol wedi ei ddarparu ar gyfer y dyfodol. 

Roedd Aelod wedi gofyn a oes unrhyw arbedion wedi eu gwneud yn yr Adran Gwasanaethau Pobl o feddwl fod dwy o ysgolion uwchradd yr Awdurdod nawr wedi ymwrthod rhag derbyn gwasanaethau. 

Wrth ymateb i gwestiynau, esboniwyd fod y gostyngiad mewn incwm yn cael ei reoli’n fewnol ac ychwanegwyd fod pwysau sylweddol ar y Tîm Gwasanaethau Pobl ar hyn o bryd ac nid oes unrhyw ystyriaeth yn cael ei roi i arbedion. Rhoddwyd gwybod i Aelodau fod yna adolygiad o Adnoddau Dynol Corfforaethol a’r gwasanaeth Adnoddau Dynol sy’n cael ei gynnig i ysgolion. Mae’r adolygiad olaf yn ganlyniad i benderfyniad Ysgol Uwchradd Cas-gwent ac Ysgol Uwchradd Trefynwy o ymwrthod rhag derbyn gwasanaethau gan yr Awdurdod. 

Atgoffwyd Aelodau mai dim ond dau Swyddog Adnoddau Dynol llawn amser sydd yno er mwyn cynnig cymorth i’r holl ysgolion uwchradd a chynradd sydd yn weddill. Esboniwyd mai pwrpas yr adolygiad yw gwyntyllu a yw’r gwasanaethau sydd yn cael eu cynnig yn addas, a yw’r gwasanaeth dal yn cael ei gynnig, a yw ysgolion am dderbyn y gwasanaeth ac a ddylid ystyried defnyddio darparwyr allanol. Bydd yr opsiynau yma yn cael eu hystyried mewn ymgynghoriad ag ysgolion cyn dod i’r  casgliad priodol.

•           Costau dileu swyddi:  Cytunodd y Prif Swyddog Adnoddau i gyflwyno’r wybodaeth a ofynnwyd amdani yn y cyfarfod nesaf, gan ymddiheuro fod yr adroddiad wedi ei oedi yn sgil y pwysau ar y Tîm Cyflogres ac ychwanegodd y bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet fel cais am fuddsoddiad yn y Tîm.

•           Cyfraddau annomestig: Darparwyd y dadansoddiad i’r pwyllgor ar yr 21ain o Fedi 2016. Gofynnwyd pa gwestiynau sydd yn cael eu  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Roedd yr Aelodau wedi derbyn cyflwyniad gan y  Prif Archwilydd Mewnol ar Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

Esboniwyd mai pwrpas PSIAS yw’r canlynol:

Rhoi sicrwydd fod y Prif Archwilydd Mewnol a’r Tîm  yn gweithio mewn modd proffesiynol, effeithiol, effeithlon ac yn gyson.

Monitro cydymffurfiaeth gyda safonai drwy gyfrwng hunanasesiad mewnol blynyddol gydag asesiad allanol bob 5 mlynedd er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth lawn. 

Llunio adroddiad archwilio mewn adroddiad blynyddol i’r Pwyllgor Archwilio ar  ddigonolrwydd yr awyrgylch rheoli mewnol, rheoli risg a’r trefniadau llywodraethiant. 

Wedi’r cyflwyniad, gwahoddwyd yr Aelodau i wneud sylwadau:

Cydnabuwyd natur hanfodol yr Archwilio Mewnol a’r cysylltiad gyda Swyddfa Archwilio Cymru.

Diolchodd Aelod i’r Swyddog am y cyflwyniad gan gydnabod fod y safonau yn yr Awdurdod wedi eu cyrraedd a rhoddwyd diolch i’r staff. 

Gan gydnabod cyfrifoldeb Archwilio Mewnol i’r Uwch Reolwyr a’r Pwyllgor hwn, gofynnwyd cyfrifoldeb pwy oedd yn gyfrifol am esbonio atebolrwydd i’r Cyhoedd. Esboniwyd fod Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnig barn ar awdurdodau unigol a  bydd hwn yn gyhoeddus. Esboniwyd mai rôl Archwilio Mewnol yw rhoi sicrwydd o fewn y mudiad. Ychwanegwyd fod y Prif Swyddogion yn meddu ar gyfrifoldebau  Adran 151 er mwyn sicrhau llywodraethiant a stiwardiaeth  dda a rhoi gwybod i’r etholwyr am unrhyw ddiffygion.

Ychwanegwyd fod adroddiadau'r Pwyllgor Archwilio yn gyhoeddus, gan gynnwys yr adroddiad blynyddol, barnau archwilio anfoddhaol a’r cyfrifon sydd wedi eu harchwilio’n allanol. 

Cyflwynwyd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru - ‘Information Technology – Corporate Assessment Follow-on Review’.  Wrth wneud hyn, nodwyd fod yr adroddiad hwn ar wefan Cyngor Sir Fynwy ac ar gael felly ar i aelodau’r cyhoedd i’w ddarllen. 

Roedd yr adroddiad wedi dod i’r casgliad fod y Cyngor wedi gwneud cynnydd mewn rhai meysydd, ond mae’r trefniadau cyffredinol ar gyfer rheoli’r gwasanaeth TG  yn ddatgymalog ac nid ydynt yn caniatáu’r Cyngor i ddangos llywodraethiant da, gwerth am arian neu effaith. Daethpwyd i’r casgliadau yma oherwydd:

•           Nid yw’r Cyngor wedi datblygu cynllun  clir eto i weithredu’i Strategaeth eSir ac mae angen diweddaru’r trefniadau trosolwg;

•           Mae’r Cyngor wedi gwneud ymdrechion sylweddol er mwyn sicrhau nad yw’r newidiadau i ddarparwyr gwasanaeth TG yn effeithio ar ddarpariaeth y gwasanaethau TG ond nid yw’r trefniadau gyda  SRS yn seiliedig ar drefniadau ffurfiol;

•           yn sgil y ffaith nad oes cofrestr risg ar gyfer y Gyfarwyddiaeth Gofal Cymdeithasol ac Iechyd, nid oes modd rhoi sicrwydd i’r Cyngor fod y risgiau i’r system Flo yn cael eu huwchgyfeirio’n briodol; a

•           mae nifer o fentrau gan  y Cyngor er mwyn gwella effeithiolrwydd ei wasanaethau TG ond mae’n aneglur sut y bydd y rhain yn helpu’r Cyngor  i fesur a  dangos effaith.

Wrth ymateb, gwnaed y cynigion canlynol er mwyn gwneud gwelliannau tra hefyd yn cydnabod y cynnydd sydd wedi ei wneud ac i adlewyrchu  materion sydd yn dod i’r amlwg:

•           P1, Adolygu’r a diwygio’r Cynllun Busnes eSir ar gyfer 2016-2019 drwy osod camau clir a mesuradwy er mwyn caniatáu uwch reolwyr ac aelodau i  fonitro a rheoli’r cynnydd o ran gweithredu’r cynllun.

•           P2, Adolygiad o aelodaeth y Bwrdd Digidol yn dilyn newidiadau i’r darparwr meddalwedd  er mwyn sicrhau nad oes gwrthdrawiad buddiannau.

•           P3, Negodi a chytuno ar Gytundebau Lefel Gwasanaeth graddau masnachol gyda SRS cyn bod mudiadau newydd yn ymuno â’r bartneriaeth er mwyn sicrhau llywodraethiant da a chaniatáu’r Cyngor i fesur darpariaeth gwasanaeth a rhoi sicrwydd i’w hun fod yr anghenion Technoleg Gwybodaeth (TG) yn parhau i gael eu diwallu.

•           P4, Cwblhau’r gronfa ddata o systemau a ddefnyddir gan y Cyngor, adnabod gwybodaeth megis y manylion cytundeb, costau a sylwadau perchnogion y system, er mwyn cefnogi’r Cyngor wrth iddo reoli’r adnoddau TG yn strategol.

•           P5, Adolygu’r trefniadau rheoli risg y Cyngor er mwyn roi sicrwydd i’w hun i fod yn rheoli risgiau yn gyson ar draws  y cyfarwyddiaethau er mwyn adnabod, uwchgyfeirio a mynd i’r afael â risgiau mewn modd amserol a phriodol.

Roedd y Swyddog Polisi a Pherfformiad wedi cyflwyno Ymateb y Rheolwyr gan gyfeirio at y camau sydd wedi eu cymryd gan y  Cyngor  er mwyn ymateb i’r cynigion i wella a chynllunio’r camau sydd i’w cymryd yn y dyfodol. Dywedwyd fod rhai yn cael eu gweithredu ac ystyriwyd fod y trefniadau  eisoes yn eu lle ar gyfer P2 a P4.

Roedd y Pennaeth Digidol wedi rhoi’r diweddariad canlynol:

•           P1, mae adolygiad a diwygiad o’r cynllun busnes eSir ar waith ar hyn o bryd ac mae yna gydnabyddiaeth  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Roedd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid wedi cyflwyno Adroddiad Awdurdod Cyfan 2015/16 i roi gwybodaeth i’r Pwyllgor Archwilio am y nifer a’r mathau o gwynion, sylwadau a’r canmoliaethau sydd wedi eu derbyn a’u delio â hwy rhwng  1 Ebrill 2015 tan 31 Mawrth 2016. Roedd yr adroddiad hefyd wedi darparu crynodeb o’r nifer o geisiadau sydd wedi eu derbyn o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth gan y Cyngor yn ystod y cyfnod hwn. 

Wedi cyflwyno’r adroddiad, rhoddwyd cyfle i Aelodau i wneud sylwadau.

Roedd Aelod wedi gofyn am bryder a fynegwyd ynghylch ymddygiad staff tra’n casglu sbwriel. Cadarnhawyd y byddai hyn yn cael ei ddelio ag ef yn briodol pe bai modd adnabod yr aelod staff.

Gofynnodd Aelod a oedd modd gofyn i ymchwilwyr gwleidyddol i dalu ffi am bob un o’u ceisiadau y maent yn derbyn o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Esboniwyd fod yn bosib gofyn i unrhyw un i dalu os yw’n cymryd mwy 18 awr i baratoi ateb i unrhyw gais a chadarnhawyd mai’r unig ffi sydd yn ddyledus yw’r ffi am llungopïau. 

Derbyniodd Aelodau Diweddariad Hanner Blwyddyn y Trysorlys ac fe’u hatgoffwyd fod cyfle  gan  y Pwyllgor Archwilio bob blwyddyn i lywio strategaeth y Trysorlys cyn ei fod yn argymell i’r Cyngor Sir.  Esboniwyd fod yr adroddiad yn adborth chwe mis er mwyn rhoi sicrwydd nad oedd dim byd pryderus wedi digwydd yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn ariannol o ran yr hyn sydd yn cael ei oddef gan reolwyr y trysorlys. 

Tynnwyd sylw  yr adroddiad i gynnig i newid rhan o’r adroddiad ar dudalen  7 gan newid £59m i £59,000.

Wedi cyflwyno’r adroddiad, rhoddwyd cyfle i Aelodau i wneud sylwadau.

Derbyniwyd yr adroddiad a rhoddwyd diolch.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol, gan gyfeirio’n benodol at yr atodiadau sydd yn manylu’r gwaith sydd wedi ei wneud a’r argymhellion ar gyfer gwelliannau. 

Rhoddwyd diolch i’r Prif Archwilydd am ei adroddiad. 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd  adroddiad chwe mis er mwyn rhoi gwybod am farnau anfoddhaol a fynegwyd gan yr archwilwyr.

Wedi cyflwyno’r adroddiad, rhoddwyd cyfle i Aelodau i ofyn cwestiynau.

Mewn ymateb i ymholiad am yr hyn a olygir gan anfoddhaol, cadarnhawyd fod barn yr archwilwyr yn medru bod yn dda, rhesymol, ansicr neu’n anfoddhaol, a hynny’n seiliedig ar nifer o gryfderau a gwendidau sydd wedi eu rhestru yn yr adolygiad archwilio.  Mae pob un gwendid wedyn yn cael ei bennu fel gwendid sylweddol neu llai sylweddol sydd wedyn yn cael ei wahaniaethu fel risg uchel, canolig neu isel.  Mae system pwyntiau yn cael ei defnyddio er mwyn rhoi rhif sydd yn gymesur â nifer o farnau penodedig.   Os yw’n cael ei ystyried yn anfoddhaol, mae cryfderau a gwendidau risgiau uchel/canolig neu isel yn cael eu cyfuno er mwyn dod at farn anfoddhaol; fel arfer, mae hyn yn awgrymu fod mwy o wendidau na chryfderau. Mewn achosion agos, bydd yr archwilio yn dod i farn a fydd wedi yn cael ei adolygu gan y rheolwr a’i gytuno drwy drafodaeth bellach.

Cadarnhaodd y cadeirydd fod eitemau c-f ar dudalen 93 wedi eu trafod eisoes a bod disgwyl adroddiad dilynol.

Gofynnwyd cwestiwn yngl?n ag a yw ciniawau ysgol wedi eu hymchwilio. Cadarnhawyd mai dyma’r adroddiad cyntaf ac fe’i rhoddwyd yn y categori Cyfyngedig  yn sgil cymharuadolygiad o’r broses ar gyfer ciniawau ysgol yn erbyn rhaglen archwilio gynhwysfawr. Mae’r materion allweddol sydd angen mynd i’r afael â hwy wedi eu nodi. 

Cadarnhawyd nad oedd cyfarfod dilynol wedi ei gynnal hyd yma gydag Ysgol Gynradd yr Eglwys yng Nghymru Magwyr  ond dylid cynnal archwiliad pellach yn 2016/17.

Croeswyd a nodwyd yr adroddiad.

Cyflwynwyd adroddiad  i adolygu Darpariaeth Refeniw Isafswm y Cyngor sy’n ymwneud â benthyca â chymorth.

Esboniwyd mai penderfyniad y Cyngor yw hwn. Yn sgil rôl y Pwyllgor Archwilio yn llywio strategaeth y trysorlys, bydd yr adroddiad yn cael ei ddiwygio er mwyn adlewyrchu barn y Pwyllgor  cyn bod y Cyngor yn ystyried yr adroddiad. Nodwyd fod yr adroddiad wedi ei lunio mewn cydweithrediad gydag Arlingclose (Cynghorwyr y Trysorlys). Mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi cadarnhau fod yr adroddiad yn dderbyniol ac yn adlewyrchu’r diwygiadau sydd wedi eu gwneud ar ôl derbyn adborth.

Wedi cyflwyno’r adroddiad, gofynnwyd a oedd unrhyw gwestiynau neu sylwadau.

Mynegwyd pryder gan un Aelod fod y Pwyllgor yn cael ei ofyn i gymeradwyo’r adroddiad cyn iddo gael ei ystyried gan y Cyngor a bod yr hyn sydd yn cael ei gynnig yn golygu cyfran uwch o ad-daliad dyledion sydd yn disgyn ar genedlaethau’r dyfodol, pwy fydd yn talu am hyn, ond nid yn elwa o welliannau a mynegwyd y farn y dylid ad-dalu’r dyledion yn y modd traddodiadol. 

Cytunodd y Swyddog i ychwanegu at yr adroddiad ar gyfer y Cyngor er mwyn cynnwys barn gyffredinol y pwyllgor archwilio a’r sylwadau penodol a wnaed. 

Awgrymwyd y dylai’r Swyddog fod yn fwy eglur pam fod y model  blwydd-dal wedi ei ddewis ar gyfer  benthyca digymorth gyda model gwahanol ar gyfer benthyca â chymorth.

Derbyniwyd adroddiad er mwyn rhoi gwybod i Aelodau am y gwariant posib o’r cronfeydd wrth gefn mewn cydweithrediad ag amlygu’r protocol cronfeydd wrth gefn a gymeradwyd gan y Cabinet yng Ngorffennaf.

Esboniwyd mai pwrpas yr adroddiad yw sicrhau fod yr Aelodau yn fwy ymwybodol o’r lefelau o arian wrth gefn sydd ar gael pan yn gwneud penderfyniadau ariannol a bydd nawr yn eitem sefydlog ar agenda y Pwyllgor Archwilio. 

Ar ôl derbyn yr adroddiad, gofynnwyd a oedd unrhyw sylwadau.

Dywedodd Aelod fod y lefel isel o arian wrth gefn (4.2%) wedi digwydd o’r blaen. 

Roedd Aelod wedi anghytuno gyda’r categori ‘cronfeydd wrth gefn sydd wedi eu clustnodi’ pan nad oedd yna gynllun penodol ar gyfer gwariant yn y dyfodol, gan ddweud fod arian yn cael ei roi o’r neilltu ar gyfer gwariant  na wybyddir. Gofynnwyd pam nad yw’r arian wrth gefn cyffredinol (sydd wedi ei gynyddu i 7-8%) yn cael ei ddefnyddio er mwyn osgoi’r elfen o ansicrwydd a chynnig tryloywder gwell. Cadarnhawyd fod y term ‘arian wrth ei gefn a glustnodir’ yn derm o’r maes cyfrifeg pan ein bod yn gwybod y bydd yna ddyledion yn y dyfodol ond nid ydym yn gwybod beth yn union yw’r costau, ac o’r herwydd, mae angen clustnodi hyn yn rhannol yn erbyn yr arian wrth gefn. Awgrymir y dylid cynnwys y gwariant o dan pennawd buddsoddiad penodol os ydym yn gwybod beth yw’r symiau. 

Awgrymwyd na ddylid ystyried arian wrth gefn fel swm gyfun. 

Derbyniwyd yr adroddiad a nodwyd yr adroddiad  Rhagolygon Alldro.

Gwnaethom dderbyn Adroddiad Blynyddol Gwasanaethau Pobl er gwybodaeth a rhoddwyd cyfle i ofyn cwestiynau.

Gofynnwyd pam fod yr adroddiad wedi ei gyflwyno i’r Pwyllgor. Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn briodol i’r Pwyllgor Archwilio i  ystyried yr adroddiad gan fod llawer o’r wybodaeth yn ymwneud â chwestiynau sydd yn cael eu gofyn yn aml. Rhoddwyd gwybod fod yr adroddiad wedi ei ystyried gan y Cabinet a’r Pwyllgor Dethol Cymunedau’n Gryfach.

Cyfeiriodd Aelod at adroddiad sydd i’w gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio sy’n ymwneud â chytundebau rhan amser a dim oriau.  Cadarnhawyd hyn a rhoddwyd sicrwydd nad yw’r Cyngor yn rhoi cytundebau dim oriau ar draul cytundebau gwaith dros dro. Esboniwyd fod ychydig o’r pryder cyhoeddus sydd yn ymwneud â chytundebau dim oriau yn ymwneud ag amgylchiadau pan fydd cyflogwyr yn gosod amod na ddylai gweithiwr weithio i fudiad arall. Pan fydd gwaith dros dro yn cael ei gynnig gan y Cyngor, mae modd gwrthod y cynnig hwn neu mae modd cymryd mantais o’r cynnig. 

Gofynnodd Aelod am y cyfanswm o weithwyr, argaeledd cymhariaeth gyda blynyddoedd cynt ac a yw’r gostyngiad yn y nifer o weithwyr yn achosi problem gyda chyfeiriad penodol at y nifer uchel o ddiwrnodau absenoldeb  yn sgil salwch. Cadarnhawyd y byddai’r nifer o weithwyr o’i gymharu gyda blynyddoedd y dyfodol yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad hwn yn y dyfodol. Cadarnhawyd hefyd fod llesiant a rheoli presenoldeb yn mynd i fod yn flaenoriaeth.  Mae’r polisi yn cael ei ddiwygio ac yn mynd i gynnwys pecyn cymorth er mwyn cefnogi rheolwyr a gweithwyr. 

Croesawyd yr adroddiad.

Derbyniwyd y Blaenraglen Gwaith. Cytunwyd y dylid ychwanegu’r materion canlynol:

•           Cytundebau dim oriau

•           Eithriadau Rheolau Gweithdrefnau Contract

•           Oedi gweithredu yr argymhellion archwilio

Roedd y Cadeirydd wedi nodi ei fod yn ffafrio newid y Blaenraglen Gwaith  fel ei fod yn cynllunio ymlaen llaw dipyn yn fwy nag a wneir ar hyn o bryd.

Cadarnhawyd dyddiad ac amser y cyfarfod nesaf fel dydd Iau, 15fed Rhagfyr 2016 am 2.00pm yn Neuadd y Sir, The Rhadyr, Brynbuga, NP15 1 GA.