Agenda and minutes

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau buddiant.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol. 

Nodwyd y rhestr o gamau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol, a rhoddwyd diweddariad fel sy’n dilyn:

·         Caiff yr Asesiad Risg Gwrth-Lwgrwobrwyo ei ystyried yn y cyfarfod ar 31 Mawrth 2022

·         Mae’r Adolygiad o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar agenda cyfarfod heddiw.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad yr adroddiad yn rhoi trosolwg o’r trefniadau Rheoli Perfformiad. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau ar ôl cyflwyno’r adroddiad.

Croesawodd y Cadeirydd yr adroddiad amserol gan ei fod yn nodi’r trefniadau rheoli perfformiad yn dilyn cyflwyno Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Cadarnhawyd fod y Cyngor yn gyfrifol am hunanasesiad blynyddol o’i drefniadau rheoli perfformiad. Yn ychwanegol, cynhelir Asesiad Perfformiad Panel unwaith ym mhob cylch etholiadol yn defnyddio arbenigwyr allanol. Bydd y ddwy elfen yn cynnwys asesiad o ystod eang o dystiolaeth ynghyd â sylwadau allanol gan e.e. archwilwyr, rheoleiddwyr ac arolygwyr.

Wrth gyfeirio at yr argymhellion, defnyddiodd aelodau y diweddariad a roddwyd i lywio eu dealltwriaeth o effeithlonrwydd gweithrediad trefniadau rheoli perfformiad yr awdurdod ac i ddynodi unrhyw feysydd lle teimlent fod angen gweithredu neu ddarparu mwy o wybodaeth.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Grynodeb Archwilio Blynyddol Archwilio Cymru. Ystyriwyd eitemau 6 a 7 gyda’i gilydd. Diolchodd Swyddog Archwilio Cymru i swyddogion y Cyngor am eu cydweithrediad a’u cefnogaeth yn ystod y flwyddyn.

Cyflwynodd y Swyddog Perfformiad yr Adroddiad Cynnydd ar Gynigion Archwilio Cymru ar gyfer Gwella. Gan y cafodd hyn a’r eitem flaenorol eu hystyried gyda’i gilydd, gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau ar y pwynt yma.

Dywedodd y Cadeirydd fod rhai cynigion caeedig ar gyfer gwelliannau yn Atodiad 3 a rhoddodd enghraifft Tlodi Tanwydd sy’n rhestru gweithredu newidiadau polisi. Credai fod hyn yn fater parhaus, a gofynnodd pa gynlluniau sydd i fonitro gwelliannau a statws cynigion caeedig yn gyffredinol.

Atebwyd y gall Archwilio Cymru ddychwelyd i gynnal adolygiadau dilynol ar waith y maent wedi rhoi sylw iddo yn flaenorol. Mae’r Adolygiad Amgylcheddol a’r Adolygiad Gwasanaethau Hamdden yn adolygiadau dilynol gan Archwilio Cymru i wirio cynnydd. Yn fewnol, caiff yr holl wybodaeth ar gynigion ar gyfer gwella eu cynnwys mewn cynlluniau busnes gwasanaethau fel y gall gwasanaethau fonitro cynnydd a gwneud addasiadau.

Holodd Aelod am ddatganiad Archwilio Cymru nad oes dim o’r 10% ardal mwyaf amddifadus yng Nghymru yn Sr Fynwy a gofynnodd am y meini prawf a ddefnyddiwyd. Cyfeiriwyd yr Aelod at wefan Llywodraeth Cymru teclyn Mynegai Amddifadedd Lluosog Cymru: https://wimd.gov.wales/.

Rhoddodd y Rheolwr Perfformiad gyd-destun bod, yn ychwanegol at y teclyn uchod, bod dadansoddiad data ar gyfer y strategaeth cyfiawnder cymdeithasol a’r cynllun gweithredu tlodi ac anghydraddoldeb yn rhoi dealltwriaeth fwy cynhwysfawr ar ardaloedd tlodi a pha gymorth sydd ei angen.

Wrth ystyried argymhellion yr adroddiad, craffodd Aelodau ar ymateb y Cyngor i raglen waith Archwilio Cymru a gofynnodd am sicrwydd fod cynnydd digonol yn cael ei wneud.

Ystyriodd Aelodau atgyfeirio ar unrhyw faterion a gynhwysir yn astudiaethau cenedlaethol Archwilio Cymru i bwyllgorau eraill eu hystyried lle maent yn dynodi fod canfyddiadau o berthnasedd neilltuol i’r cyngor.

Cyflwynodd y Pennaeth Cynorthwyol Dros Dro Cyllid yr adroddiad ar Strategaeth Cyfalaf 2022/23 a Strategaeth Trysorlys 2022/23. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau a rhoi sylwadau.

Soniodd yr Aelod Cabinet Adnoddau am debygolrwydd gostyngiad mewn derbyniadau cyfalaf ac yng ngolwg cynnydd mewn cyfraddau llog holodd am y strategaeth benthyca gan gyfeirio at y £20mn ychwanegol (benthyciad tymor hirach) a gafodd ei fenthyca. Cadarnhawyd i ni fanteisio ar ostyngiad yng nghyfraddau PWLB ym mis Rhagfyr. Mae’r benthyciad yn rhoi peth sicrwydd dros gyllidebau refeniw yn y tymor canol.  Caiff cyfraddau llog eu monitro ac mae benthyca yn gyfuniad cytbwys sy’n helpu i gyfyngu ein bregusrwydd i gynnydd mewn cyfraddau llog.

Nododd y Cadeirydd fod y rhagolwg gwariant ar ysgolion yn fach iawn ar ôl 2022/23 a holodd os yw hyn oherwydd na phenderfynwyd ar ddatblygiadau’r dyfodol. Esboniwyd bod yr awdurdod yn ymwneud ar hyn o bryd gyda datblygu ysgol 3-19 yn y Fenni. Mae buddsoddiad pellach yn dibynnu ar gyllid gan Lywodraeth Cymru.

Yn dilyn yr argymhellion, ystyriodd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y drafft strategaeth Cyfalaf ar gyfer 2022/23 sydd yn Atodiad 1 ar gyfer ei gylchredeg ymlaen a’i gymeradwyo gan y Cyngor llawn.

Ystyriodd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddrafft strategaeth rheoli Trysorlys ar gyfer 2022/23 sydd yn Atodiad 1 i’w gylchredeg ymlaen a’i gymeradwyo gan y Cyngor llawn, yn cynnwys:

•           Datganiad Polisi Isafswm Darpariaeth Refeniw 2022/23

•           Strategaethau Buddsoddi a Benthyca 2022/23

Bydd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn parhau i adolygu gweithgareddau trysorlys y Cyngor ar ran y Cyngor drwy dderbyn yr adroddiad canol blwyddyn a diwedd blwyddyn rheoli trysorlys.

Cyflwynodd y Dirprwy Brif Weithredwr, Prif Swyddog, Adnoddau a Swyddog a151 a Phennaeth Cynorthwyol Dros Dro Cyllid yr Asesiad o Dryloywder y Broses Cyllideb a Digonolrwydd yr Adroddiad Cronfeydd wrth Gefn.

Gan gyfeirio at bob un o’r argymhellion yn eu tro, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i roi sylwadau a gofyn cwestiynau.

Argymhelliad 1: Roedd Aelod yn falch i weld fod y lefelau cronfeydd wrth gefn yn gadarnhaol ond holodd am gronfeydd wrth gefn ysgolion, yn neilltuol Ysgol Cas-gwent sydd â diffyg o tua £330,000 gyda dim ond un ysgol gynradd arall â chyllideb ddiffyg. Holodd os oes cynllun adfer cadarn yn ei le ar gyfer Ysgol Cas-gwent. Cadarnhawyd fod gan Ysgol Cas-gwent gynllun adfer cadarn ac y dylai’r diffyg ostwng ymhellach erbyn diwedd eleni gyda gostyngiad pellach ar y gweill dros y ddwy flynedd nesaf.  Mae’r Aelod Cabinet Adnoddau ac Aelod Cabinet Plant a Phobl Ifanc hefyd wedi gofyn am sicrwydd am gynllun adferiad.

Dywedodd yr Aelod Cabinet fod defnyddio y caiff defnydd derbyniadau cyfalaf i gynyddu’r gyllideb refeniw ar gyfer eitemau ailwampio gwasanaeth ei drin gan nad yw hyn yn ymarfer cynaliadwy.

Craffodd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio farn y RFO ar gadernid y broses cyllideb a digonolrwydd cronfeydd wrth gefn (atodiad 1) a bod hynny yn ei dro yn galluogi rhoi diweddariad llafar i’r Cabinet ar 2 Mawrth a’r Cyngor ar 3 Mawrth fel sydd angen.

Argymhelliad 2: Eglurodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod defnydd amcanol cronfeydd wrth gefn yn y tymor canol yn seiliedig ar yr hyn sy’n hysbys ac y gellid disgwyl newidiadau wrth i’r broses cyllideb a chynllunio ariannol tymor canol esblygu. Caiff y newidiadau eu hadrodd i’r Pwyllgor eu hystyried.

Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r rhagolwg o ddefnydd cronfeydd wrth gefn ar gyfer 2022/23 a blynyddoedd y dyfodol fel y’u crynhoir yn nhabl 1 yr adroddiad hwn ac a fanylir yn atodiad 2.

Argymhelliad 3: Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr er y cynnydd mewn balansau ysgol, bod y patrwm cyffredinol o ostyngiad mewn balansau ysgol dros gyfnod yn dal i achosi problem sylfaenol fod ysgolion yn gweithredu tu hwnt i’w modd ac y dylai’r Pwyllgor gadw hyn mewn cof.

Nododd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio faint y gwelliannau a ragwelir mewn balansau ysgol a gaiff eu crynhoi yn nhabl 2 a’u manylu yn atodiad 3 sydd wedi ei seilio ar ac yn cael ei yrru gan i ba raddau fod y cymorth grant hwyr sylweddol a digynsail a roddwyd gan Lywodraeth Cymru i ysgolion ar ddiwedd 2020/21 yn fwy nag effaith cynlluniau buddsoddi ysgolion, ac yn arbennig dderbyn mwy o grant Llywodraeth Cymru nad oedd yn y gyllideb a dderbyniwyd ar ddiwedd 2021/22.

Argymhelliad 4: Heb unrhyw sylwadau neu gwestiynau pellach, cydnabu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio adfer balansau cronfeydd wrth gefn cyffredinol ac wedi’u clustnodi dros gyfnod gweinyddol y cyngor hwn ac mae hynny wedi galluogi sefydlogi balansau yn unol â’r protocol ar gyfer cronfeydd wrth gefn a gymeradwywyd gan y Cabinet yn 2015, er bod hynny yng ngoleuni risgiau sy’n parhau  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Cyflwynodd y Rheolwr Cysylltiadau Chwsmeriaid Adroddiad Blynyddol ar Gwynion yr Awdurdod Cyfan. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gan Aelodau’r Pwyllgor ar ôl cyflwyno’r adroddiad.

Croesawodd Aelod yr adroddiad cynhwysfawr iawn ac roedd yn synnu nad oedd mwy o gwynion yn ystod yr amgylchiadau eithriadol oherwydd Covid 19.

Gan ystyried argymhellion yr adroddiad, defnyddiodd Aelodau yr adroddiad i geisio sicrwydd am effeithlonrwydd prosesau’r awdurdod ar gyfer delio gyda chwynion a chanmoliaeth.

Cafodd Adroddiad Adolygu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei gyflwyno gan y Dirprwy Brif Weithredwr.

Ychwanegwyd fod cyfle i ddynodi dull priodol i’r Cadeirydd gadw’n gydwastad â rhaglenni’r Pwyllgor Dethol a busnes y Cyngor o hyn ymlaen (yn debyg i’r Bwrdd cydlynu a sefydlwyd yn flaenorol). Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad gwahoddwyd aelodau i roi sylwadau a gofyn cwestiynau.

Mynegodd y Cadeirydd ei farn fod angen rhoi ystyriaeth i’r berthynas rhwng y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Pwyllgorau Craffu newydd wrth wneud penderfyniadau yn y dyfodol.

Yn unol â’r argymhellion yn yr adroddiad:

1.         Cydnabu aelodau’r Pwyllgor y newidiadau a ddaeth yn sgil Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) i’r graddau y maent yn effeithio ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac fel yr amlinellir yn yr adroddiad.

2.         Cymeradwyodd y Pwyllgor yr ystyriaethau pellach a gynigiwyd sy’n mynd ati i gryfhau effeithlonrwydd y pwyllgor yn y dyfodol ac sy’n ganlyniad yr hunanasesiad gan aelodau’r pwyllgor a’r adolygiad trosfwaol dilynol a gynhaliwyd.

3.         Gofynnodd y Pwyllgor am ddiwygio’r cyfansoddiad i adlewyrchu’r newidiadau hyn, a ddaw i rym yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol nesaf ym mis Mai.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer Chwarter 3. Mae hwn yn adroddiad rheolaidd i roi sicrwydd ar ddigonolrwydd amgylchedd rheoli mewnol, llywodraethu a rheoli risg. Mae’r adroddiad hefyd yn cynnwys perfformiad y tîm Archwilio Mewnol.

Fel canlyniad i’r pandemig cafodd y tîm ei adleoli i dasgau eraill (Olrhain, Canfod a Diogelu a hefyd Grantiau Gwrthdwyll ar gyfer y Llywodraeth) ac roedd hyn wedi effeithio ar allu’r tîm i gynnal y Cynllun Archwilio.

Gofynnwyd i Aelodau ofyn cwestiynau yn dilyn cyflwyno’r adroddiad.

Gofynnodd Aelod os y cafwyd rhywun i  gymryd lle’r aelod o staff oedd wedi gadael. Cadarnhawyd y cafwyd Archwilydd newydd oedd wedi dechrau yn y gwaith ym mis Tachwedd 2021. Caiff swydd Rheolwr Archwilio ei hysbysebu yn y dyfodol yn fuan.

Yn unol â’r argymhellion, nododd y Pwyllgor y farn archwilio a gyhoeddwyd a nodwyd y cynnydd a wnaeth yr Adran tuag at gyflawni Cynllun Archwilio Gweithredol 2021/22 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gyfnod 9 mis y flwyddyn ariannol.

Nodwyd y Flaenraglen Gwaith.

Cyflwynir adroddiad cynnydd adolygu y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ôl cyfnod yr etholiad.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol.