Agenda and minutes

Nid oedd buddiannau i'w datgan.

Nid oedd unrhyw aelodau o'r cyhoedd yn bresennol.

Nodwyd y rhestr weithredu o'r cyfarfod blaenorol 

Datganiad Drafft o gyfrifon: Gofynnodd y Cynghorydd Sir Easson a oedd newidiadau i fuddsoddiadau yn effeithio ar y rhwymedigaethau e.e. penderfyniadau gwyrdd ac eco ym mhortffolio buddsoddi'r gronfa bensiwn. Cafwyd ymateb i Aelodau'r Pwyllgor gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol Dros Dro ar 8^fed Awst 2021.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Easson ei fod yn fodlon â chynnwys yr ymateb.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru ar gyfer Cyngor Sir Fynwy a oedd yn ystyried yn benodol effaith ariannol y pandemig o ran costau ychwanegol yr aethpwyd iddynt a'r incwm a gollir.  Ymatebodd y Dirprwy Brif Weithredwr a Phrif Swyddog Adnoddau i'r adroddiad ar ran yr awdurdod. Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd yr Aelodau i ofyn cwestiynau:

·         Cyfeiriodd Aelod at yr angen i ailgyflenwi cronfeydd wrth gefn pan fydd gwargedion ar gael trwy fesurau arbed costau. Nodwyd bod polisi Llywodraeth Cymru o ddyraniadau isel parhaus Grant Cymorth Refeniw i'r Sir yn cyfyngu ar y cyfle i wneud hynny.

·         Dywedodd Aelod fod cronfeydd wrth gefn bob amser wedi bod yn broblem yn y Sir a gofynnodd am wybodaeth bellach.  Cytunodd y Dirprwy Brif Weithredwr a Phrif Swyddog Adnoddau fod gan y Sir gronfeydd wrth gefn isel.  Mae pob cyngor yng Nghymru yn parhau i dderbyn cyllid Caledi Covid ac maent hefyd wedi derbyn cyllid pellach i'w galluogi i atgyfnerthu eu cronfeydd wrth gefn felly roedd yn bosibl cyfrannu £4m at gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd ar ddiwedd 20/21.

Nodwyd bod uchdwr wedi'i adeiladu yng Nghronfa'r Cyngor ar ddiwedd 2019/20 o ganlyniad i adferiad TAW. Pan ddechreuodd y pandemig, neilltuwyd cyllid ar gyfer yr ansicrwydd oedd o’i flaen. Mae £1.8m yn dal i gael ei gynnwys fel Uchdwr ynghyd â'r Cyllid Caledi Covid gwerth £4m.

Amlygodd monitro Cyllideb Mis 2 bwysau gwasanaethau nad oedd yn gysylltiedig â Covid, e.e. gofal cymdeithasol oedolion ac anghenion dysgu ychwanegol a chofnodwyd gorwariant o £4m y bydd yn rhaid mynd i’r afael ag ef.  At hynny, disgwylir i'r pwysau a nodir ym Mis 2 ar gyfer gofal cymdeithasol oedolion ac ati godi ac nid yw'n hysbys a fydd iawndal pellach gan Lywodraeth Cymru yn hyn o beth neu a fydd angen cyfraniad o'r cronfeydd wrth gefn. 

Nodwyd yr adroddiad gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cyflwynwyd yr adroddiad ar y Siarter Archwilio Mewnol diwygiedig gan y Prif Archwilydd Mewnol. Yna gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gan Aelodau'r Pwyllgor. 

Gan nad oedd unrhyw gwestiynau, cefnogodd a chymeradwyodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol wedi'i diweddaru, yn unol ag argymhellion yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Adroddiad Cynnydd Archwiliad Mewnol Chwarter 1 (1^af Ebrill - 30^ain Mehefin 2021). Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gan Aelodau'r Pwyllgor.

Cyfeiriodd Aelod at adroddiadau blaenorol i'r Pwyllgor ynghylch twyll yn ymwneud â grantiau gan Lywodraeth Cymru. Fe’i cwestiynwyd, o’r twyll a ddatgelwyd, faint o erlyniadau a wnaed, faint oedd yn llwyddiannus ac a oes hyder bod gwraidd y broblem wedi’i sefydlu.  Ymatebwyd bod yr erlyniadau bellach y tu allan i gylch gwaith y Cyngor ar ôl cael eu cyfeirio at yr Heddlu.  Sefydlwyd ei fod yn fater ledled y wlad nid yn lleol.  Ni dderbyniwyd adborth ar gynnydd.   Ychwanegwyd, lle canfuwyd twyll yn gynnar, ei bod yn bosibl adennill rhai o'r grantiau a dalwyd yn ôl i'r awdurdod trwy gysylltu â thîm twyll ein banc i rewi'r cyfrifon perthnasol.  Mae peth arian, ond nid y cyfan, wedi'i ddychwelyd.

Nododd y Cadeirydd na fu ymweliadau safle yn bosibl yn ystod y pandemig a gofynnodd a oedd hon yn broblem sylweddol.  Cadarnhawyd mai'r prif effaith yw ymestyn yr amser sydd ei angen i gyflawni'r gwaith.  Gan nad yw safleoedd wedi bod ar agor, nid oes gan waith dilynol lawer i'w archwilio. Bydd y gwaith hwn yn cael ei ychwanegu yn Chwarter 4 neu ei roi yn ôl i Gynllun Archwilio 2022/23. Lle mae ymweliadau ysgolion yn y cwestiwn, mae'r Archwiliad Mewnol wedi cysylltu â'r Swyddogion Cymorth Ysgolion i ddarparu gwybodaeth trwy amryw o ddulliau electronig. 

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, nododd y Pwyllgor y safbwyntiau archwilio a gyhoeddwyd a nododd y cynnydd a wnaed gan yr Adran tuag at fodloni Cynllun Archwilio Gweithredol 2021/22 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gam fis 3 y flwyddyn ariannol.

Nodwyd y Blaengynllun Gaith.  Gwnaed y pwyntiau canlynol:

·         Bydd Datganiad Cyfrifon Archwiliedig ISA260 yn cael ei symud o 7^fed Hydref 2021 i gyfarfod arbennig ddechrau mis Tachwedd cyn i'r Cyngor Sir ei ystyried ar 4^ydd Tachwedd 2021.

Bydd yr Adroddiad Trosolwg o Drefniadau Perfformiad yn cael ei symud o'r 7^fed Hydref 2021 i gyfarfod diweddarach oherwydd y newidiadau sy'n ofynnol gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod blaenorol yn gofnod cywir yn amodol ar y canlynol:

Eitem 7 - Datganiad Cyfrifon Drafft 2020/21 - Cronfeydd Ymddiriedolaeth Elusennol.  Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru'r Cynllun Archwilio a chyflwynodd y Swyddog Cyllid Cynorthwyol y cyfrifon drafft.