Agenda and minutes

Fe wnaethom ethol Mr P. White fel Cadeirydd.

Gwnaeth y Cadeirydd ddatganiad am effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio a'i ddisgwyliadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol. Cadarnhawyd y dylai Aelodau sy'n dymuno cyflwyno busnes newydd gyflwyno hysbysiad cynnig o dan Reolau Gweithdrefnau’r Cyngor a dylent ddarparu papur briffio. 

Ychwanegwyd y bydd pob papur a gyflwynir i'r Pwyllgor Archwilio yn gofyn am gyflwyniad i'w wneud gan yr awdur.

Pan gyflwynir papurau gan sefydliadau allanol i'r Cyngor, gofynnir i Swyddogion Cyngor Sir Fynwy ddarparu ymateb yn y lle cyntaf.

Fe wnaethom ethol Cynghorydd Sirol Jim Higginson fel Is-gadeirydd

Nodwyd penodiad Mr. P. White gan y Cyngor Sir fel Aelod Lleyg.

Cytunwyd y byddai datganiadau o fuddiant yn cael eu cyflwyno wrth iddynt godi ac eglurwyd bod gwaharddiad wedi ei roi na fydd yn ofynnol i lywodraethwyr ysgolion wneud datganiadau o fuddiant o ran ysgolion penodol.

Datganwyd datganiadau o fuddiant fel a ganlyn:

·         Cynghorydd Sirol A. Easson: Mewn perthynas ag Eitem 11 - Barn Archwiliol Anfoddhaol, buddiant personol nad yw’n anffafriol o dan God Ymddygiad yr Aelodau fel Llywodraethwr Ysgol y Ffin.

Nid oedd unrhyw aelod o'r cyhoedd yn bresennol.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol trosolwg byr o waith y Pwyllgor Archwilio a rôl Archwilio Fewnol.

Darparodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru gyflwyniad ar y gwasanaeth Archwilio Allanol a ddarperir gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd mai rôl Swyddog Adran 151 yw sicrhau bod gofyniad yr Awdurdod Lleol ar waith i gael gweinyddiaeth ariannol briodol a chywir.  Mae hyn yn cynnwys gweithdrefnau ariannol addas, trefniadau llywodraethu priodol ar gyfer amgylchiadau ariannol yr awdurdod lleol a thîm archwilio mewnol sy'n cael adnoddau priodol i wirio bod y gweithdrefnau a'r rheolaethau ariannol yn gweithio'n ddigonol.

Diolchwyd i'r ddau Swyddog am y wybodaeth ddefnyddiol a ddarparwyd a rhoddwyd gwahoddiad sefydlog i Swyddfa Archwilio Cymru i fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 16^eg Mawrth 2017 a'u llofnodi fel bod yn gywir.

Gwasanaeth Ieuenctid: Nodwyd y gofynnwyd am adroddiad sy'n manylu ar elfen y Gwasanaeth Ieuenctid o'r adolygiad cyfarwyddiaeth gyfan.  Derbyniwyd bod hwn yn waith ar y gweill a nodwyd y bydd achos busnes yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor yn ddiweddarach yn y flwyddyn.  Gofynnwyd a ellid darparu diweddariad ynghylch grant Llywodraeth Cymru gwerth £70,000 a chynlluniau ar gyfer adeilad ‘The Zone’ yng Nghil-y-coed cyn i'r cynllun busnes gael ei ddarparu. Cytunwyd y byddai'r wybodaeth yn cael ei hanfon at Aelodau'r Pwyllgor.

Cytundebau Sero Awr: Dosbarthwyd y wybodaeth hanesyddol (diswyddiadau mewn ysgolion dros y tair blynedd diwethaf) yn y cyfarfod diwethaf i Aelodau'r Pwyllgor ar 10^fed Ebrill 2017.

Risg (Digwyddiadau): Mae adolygiad dilynol ar farn archwilio anffafriol o ran Digwyddiadau ar y gweill a bydd yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Medi 2017.

Holodd Aelod pa fesurau oedd mewn lle ar gyfer digwyddiadau’r haf a gynlluniwyd, er mwyn atal barn archwilio anffafriol pellach.  Eglurwyd bod Swyddogion Archwilio Mewnol yn gweithio trwy weithredoedd gyda'r rheolwr gweithredol ac mae'r sefyllfa'n gwella.

Cod Ymddygiad Cyflogeion: Cytunwyd i ailddosbarthu'r ddogfen hon i holl Aelodau'r Pwyllgor.

Rhanbarth Dinas Caerdydd: Cadarnhawyd na fyddai unrhyw daliadau gan Swyddfa Archwilio Cymru gan y byddai'r fenter yn cael ei harchwilio’n ganolog.  Fe ddywedwyd bod y sefyllfa’n dal i esblygu ac na fyddai unrhyw gostau eleni.  Dywedodd yr Aelod Cabinet dros Adnoddau na ddylai unrhyw daliadau godi oherwydd bod gan y prosiect Cabinet a'i strwythur ei hun.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio sy'n rhoi trosolwg o waith y llynedd a ysgrifennwyd ar y cyd â'r Prif Archwilydd Mewnol. 

Cafwyd sylw bod yr adroddiad yn adlewyrchiad teg o waith y Pwyllgor o ran herio, prosesu a dal y swyddogion cyfrifol i gyfrif.  Rhoddodd yr adroddiad sicrwydd bod systemau a rheolaethau ariannol yn gweithio'n dda yng Nghyngor Sir Fynwy.

Nodwyd yr adroddiad a chytunwyd y dylid nawr ei gyflwyno i'r Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad, yn ei fformat newydd, gyda’r bwriad o gyflwyno argymhellion i fynd i'r afael â gwendidau a nodwyd mewn gwaith archwilio.  Pwrpas yr argymhellion yw gwella amgylchedd rheoli darpariaeth gwasanaeth.  Mae'r adroddiad yn olrhain gweithrediad hanesyddol (2014/15 a 2015/16) ac argymhellion cyfredol gan reolwyr priodol.

Atgoffwyd y Pwyllgor bod yr adroddiad yn seiliedig ar gryfderau a gwendidau; caiff gwendidau eu dosbarthu fel rhai arwyddocaol, cymedrol neu lai arwyddocaol.

Nodwyd bod rheolwyr gweithredol wedi cytuno ar 96% o argymhellion archwilio ar gyfer 2014/15 ac yn 2015/16, cytunwyd ar 97%.  Er mwyn sicrhau bod yr argymhellion wedi'u gweithredu, ymgymerir â gwaith pellach.  Pan fu barn archwilio anffafriol, rhoddir sicrwydd i'r Pwyllgor y bydd archwiliad adolygu'n cael ei gynnal a'r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei chyflwyno.  Ar gyfer barn arall, nid oes digon o adnoddau i sicrhau bod yr holl argymhellion wedi'u gweithredu, felly gwneir gwiriadau ar sail sampl.  Fodd bynnag, mae dibyniaeth ar reolwyr gweithredol i ddarparu tystiolaeth o weithredu e.e. cynllun gweithredu.

Darparwyd diweddariad, mewn perthynas ag incwm parcio, bod 11 argymhelliad wedi cael eu gweithredu ac na weithredwyd 9.  Bydd fersiynau diwygiedig o'r atodiadau yn cael eu dosbarthu i Aelodau'r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod.

Eglurwyd, ar y cyfan, bod 67% o argymhellion wedi'u gweithredu, 18% heb eu gweithredu, 12% yn rhannol wedi’u gweithredu a 4% lle mae rheolwyr wedi derbyn y risg ac nad oeddent wedi gweithredu'r argymhelliad.  Mae'r ffigwr olaf yn destun pryder a bydd rhaid trefnu ail-edrych ar y rhain.  Os yw'n anfoddhaol, bydd y Pennaeth Gwasanaeth yn cael ei hysbysu o'r mater hwnnw.

Arweinwyd Aelodau'r Pwyllgor trwy atodiadau'r adroddiad.

Cwestiynodd Aelod y ffigurau ynghylch incwm parcio yn nodi nad oedd 9 argymhelliad wedi cael eu gweithredu.  Mewn ymateb, esboniwyd bod pryder wedi bod a bod argymhelliad wedi'i gytuno gyda'r rheolwr gweithredol.  Fodd bynnag, roedd gweithredu'n amodol ar ddiweddaru'r polisi maes parcio.  Mae'r polisi bellach wedi'i ddiweddaru a gellir gweithredu'r argymhellion.  Cytunwyd i drefnu i'r rheolwr gweithredol fynychu cyfarfod i roi sicrwydd i'r Pwyllgor, egluro'r hyn a wnaed a'r amserlenni yn unol â hynny.  Bydd y Cadeirydd yn ysgrifennu at Bennaeth y Gwasanaeth.

Codwyd ymholiad ynghylch y mesurau a gymerwyd yn y Gyfarwyddiaeth Plant a Phobl Ifanc a chytunwyd y gofynnir i'r Prif Swyddog ddarparu gwybodaeth am y mesurau a gymerwyd neu a gynlluniwyd i fynd i'r afael â'r farn archwilio, a bydd adroddiad pellach ar gael yn y nesaf cyfarfod.

Holwyd i ran y cysyniad o risg a dderbyniwyd gan reolwyr ond heb unrhyw gamau’n cael eu cymryd i liniaru'r risg.  Eglurwyd y gallai fod sawl rheswm dros beidio â gweithredu fel cyfleustra neu ddiffyg adnoddau, a chadarnhawyd bod angen dilyniant gwell yn yr amgylchiadau hyn.  Os canfyddir gwendid sylweddol, yna dylid codi'r mater hwnnw gyda'r Pennaeth Gwasanaeth.

Holodd Aelod, yng nghyd-destun ysgol, os oedd mesurau dros dro erioed yn ofynnol cyn eu gweithredu.  Eglurwyd bod archwiliad yn cael ei gynnal yn erbyn rhaglen o reolaethau disgwyliedig a baratowyd ymlaen llaw er mwyn nodi beth sydd ar waith ac i bennu  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad diweddaru chwe mis ar gynnydd yn ymwneud â gweithredu argymhellion, mewn perthynas â barn archwilio anffafriol ar lefel weithredol.

Eglurwyd y rhestr o farn Sicrwydd Cyfyngedig a gyhoeddwyd yn 2016/17 a thargedwyd sylw'r Aelodau yn arbennig at Ddigwyddiadau a bod y gwaith hwnnw'n cael ei wneud gyda'r rheolwr gweithredol o gofio'r digwyddiadau haf arwyddocaol, a chaiff adroddiad pellach ei ddarparu ar gyfer y Pwyllgor Archwilio maes o law.

Gofynnodd Aelod am esboniad o'r hyn a wnaed i sicrhau cydymffurfiad â'r Ddeddf Llwgrwobrwyo (e.e. dim rhestr llofnodwyr awdurdodedig ar gyfer penderfyniadau caffael).  Atebwyd bod y polisi gwrth-dwyll, llwgrwobrwyo a llygredigaeth wedi'i ddiweddaru.  Mae'r polisi'n cynnwys ymrwymiad i ddarparu hyfforddiant i weithwyr ac aelodau yn 2017/18. Bydd y polisi yn galluogi gwaith i fynd i'r afael â'r elfennau eraill.  Gan fod statws Sicrwydd Cyfyngedig yn y mater hwn, bydd y Tîm Archwilio yn dilyn hyn a bydd y cynnydd yn cael ei adrodd yn ôl yn unol â hynny. 

Dosbarthwyd yr ymateb gan y Rheolwr Caffael Strategol ynghylch Cydymffurfio â'r Ddeddf Llwgrwobrwyo a Ffonau Symudol i Aelodau'r Pwyllgor.  Mewn ymateb i ymholiad yngl?n â graddfeydd amser, cadarnhawyd bod yr adroddiad yn y broses o gael ei derfynu a chytunwyd y bydd adroddiad cynnydd yn Rhagfyr 2017

Gofynnodd Aelod a oedd lefelau staffio yn ddigonol ac ymatebwyd bod y tîm Archwilio Mewnol wedi'i staffio'n llawn ar hyn o bryd ond hysbyswyd y Pwyllgor, pe bai mwy o archwilwyr, y gellid darparu mwy o sicrwydd.  Rhoddwyd ymrwymiad y byddai pob barn ar gyfer 2016/17 a ddosbarthwyd fel Sicrwydd Cyfyngedig yn cael eu dilyn i fyny o fewn y flwyddyn ariannol gyfredol.

Gofynnodd y Cadeirydd a ddylai'r Pwyllgor edrych yn ôl yn hanesyddol, e.e. dros y ddwy flynedd flaenorol.  Atebwyd bod y gwaith hwn yn dal i gael ei ddilyn i fyny a bydd yn cael ei adrodd yn ystod y chwe mis nesaf.

Adolygodd y Pwyllgor adroddiad ffurfiol y Cadeirydd i'r Cyngor sy'n dod i'r casgliad bod prif ganfyddiadau'r Pwyllgor Archwilio yn nodi ei fod yn fodlon nad yw contractau sero awr yn cael eu defnyddio o fewn y Cyngor yn unol â'r diffiniad canlynol: 'Contract hyblyg lle nad yw cyflogwr yn gwarantu set oriau gwaith i weithiwr. Mae'r cyflogai wedi'i gontractio i'r cyflogwr hwnnw ac ni allant weithio i gyflogwr arall'.

Fe'i nodwyd hefyd bod y Cyngor yn cyflogi gweithwyr achlysurol nad ydynt yn gorfod derbyn cynigion gwaith, os ydynt yn dewis peidio â gwneud, mewn trefniant cyfleus i'r ddwy ochr.

Mae'r adroddiad yn argymell bod y defnydd o gontractau sero awr yn destun monitro parhaus a bod rheolwyr gweithredol yn cymryd perchnogaeth, gan ddefnyddio'r cyngor a'r data a ddarperir gan y Bartneriaeth Busnes Adnoddau Dynol.

Cytunwyd hefyd y dylai'r Cyngor gynnig contractau i staff pe bai'r gwaith yn dod yn ymrwymiad rheolaidd.

Mae'r adroddiad yn amlygu arferion cyflogaeth asiantaethau ac yn nodi y gallent fod yn risg.

Gofynnodd Aelod am ragor o wybodaeth am feysydd eraill megis Gwasanaeth yr Amgueddfa, Gorsaf Tyndyrn, Neuadd y Sir a Chastell Cil-y-coed, ar ofynion penodol yr aelodau hynny o staff ynghylch hyblygrwydd gwaith a statws contract, a chytunwyd y byddai'r wybodaeth hon yn cael ei gylchredeg yn dilyn y cyfarfod.

Cytunwyd y dylid anfon yr adroddiad at y Cyngor.

Derbyniwyd y Blaenraglen Waith.

Gofynnodd Aelod a fyddai Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 yn cael ei ystyried wrth symud ymlaen. Eglurwyd, er nad yw'n benodol yn y rhaglen waith, gall y tîm perfformiad ddarparu gwybodaeth am reoli risg a threfniadau perfformiad. 

Eglurwyd gan y Swyddog Archwilio Cymru fod Swyddfa Archwilio Cymru eisoes wedi dechrau ystyried sut y gweithredir y Ddeddf ar draws pob awdurdod.  Cadarnhawyd mai cyfrifoldeb y Cyngor yw gweithredu gofynion y Ddeddf.  Gofynnwyd am adroddiad maes o law gan y Pwyllgor.

Nodwyd dyddiad ac amser cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio fel Dydd Iau 6^ed o Orffennaf 2017 am 2.00pm.