Agenda and minutes

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Nid oedd unrhyw aelod o'r cyhoedd yn bresennol.

·         Rheoli perfformiad:  Nodir yr eitem hon fel un ar ddod, gyda rheswm da, felly adroddiad i gyfarfod yn y dyfodol.

·         Barn Archwilio Anffafriol:  Nodir yr eitem hon fel un ar ddod, gyda rheswm da, felly adroddiad i gyfarfod yn y dyfodol.

·         Hunanasesiad y Pwyllgor Archwilio:   Nodir yr eitem hon fel un ar ddod, gyda rheswm da, felly adroddiad i gyfarfod yn y dyfodol.

·         Asesiad Risg Strategol Awdurdod Cyfan:  Mae'r eitem wedi'i rhestru ar yr agenda ar gyfer cyfarfod heddiw.

·         Y Pwyllgor Buddsoddi – Adolygiad Blynyddol:  Tynnodd y Prif Swyddog Adnoddau sylw at y ffaith bod y Pwyllgor Archwilio wedi derbyn Adolygiad Blynyddol y Pwyllgor Buddsoddi ar 19^eg Mawrth 2020.  Rhestrir yr eitem hon ar y Rhaglen Waith i ddychwelyd i'r Pwyllgor Archwilio yn ystod chwarter cyntaf 2021 fel rhan o’r cylch adolygu blynyddol.

·         Datganiad Cyfrifon Drafft:  Adroddodd y Rheolwr Cyllid y bydd y diwygiadau y gofynnwyd amdanynt naill ai'n cael eu hadlewyrchu yn y broses archwilio ar gyfer cyfrifon 2019/20 neu y byddant yn cael eu hychwanegu at gyfrifon 2020/21.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid yr adroddiad.   Nodwyd bod Cronfa’r Degwm yn gofyn am archwiliad ffurfiol gan Archwilio Cymru cyn ei chyflwyno i'r Comisiwn Elusennau, mae Cronfa Ymddiriedolaeth Gwaddol Ysgol Fferm Sir Fynwy yn cael archwiliad annibynnol gan Archwiliad Cymru cyn ei chyflwyno ac nid oes angen archwilio nac arolygu Cronfa Ymddiriedolaeth Canolfan Lles Cymdeithasol Llanelly Hill cyn ei chyflwyno.  Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gofynnwyd cwestiynau fel a ganlyn:

Holodd Aelod pam fod dwy golofn union yr un fath mewn perthynas â Chronfa’r Degwm ar gyfer 2020.  Cytunwyd bod angen addasiad.  Nodwyd bod y ffioedd archwilio wedi codi 3% a gofynnwyd am gyfiawnhad.   Esboniodd Swyddog Archwilio Cymru mai'r costau a gofnodwyd yw costau gwirioneddol cyflawni'r archwiliad.  

Yn unol ag argymhellion yr adroddiad, adolygwyd y datganiadau cyfrifon drafft ar gyfer 2019/20 ar gyfer y cronfeydd ymddiriedolaeth elusennol a nodwyd uchod.

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru y Cynllun Archwilio ar gyfer Cronfa’r Degwm Cyngor Sir Fynwy.  Oherwydd maint y gronfa, cynhaliwyd archwiliad llawn a chyflwynir y Cynllun Archwilio i'r Pwyllgor Archwilio fel y corff sy'n gyfrifol am ei lywodraethu. 

Nid oedd unrhyw gwestiynau, felly nodwyd y Cynllun Archwilio.  

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio.  

Nododd Aelod ddirywiad yn nifer presenoldeb Aelodau'r Pwyllgor a dywedodd fod angen gwella.   Roedd presenoldeb dim ond pedwar Aelod yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19^eg Mawrth 2020 yn cyd-daro â dechrau'r cyfnod cloi oherwydd COVID 19. Cytunwyd y dylid monitro presenoldeb.    Croesawyd bod gweithredu cyfarfodydd mynediad ar bellter wedi gwella presenoldeb.

Diolchwyd i'r Cadeirydd am yr adroddiad ac fe'i cymeradwywyd, yn amodol ar fân ddiwygiadau teipograffyddol, i'w gyflwyno i'r Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Ddatganiad Alldro'r Trysorlys i amlinellu perfformiad y trysorlys yn ystod y flwyddyn ariannol ar gyfer 2019/20.  Nodwyd bod hon yn flwyddyn anarferol oherwydd y paratoadau ar gyfer Brexit, a’r effaith ac ansicrwydd oherwydd COVID 19.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor.

Cyfeiriodd Aelod at faint o fenthyca y gallai fod ei angen oherwydd oedi cyn ad-dalu o ran gwariant yn gysylltiedig â COVID 19 gan Lywodraeth Cymru.  Esboniwyd ar 31^ain Mawrth 2020, roedd gwariant sylweddol oherwydd oedi cyn ariannu, a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i ni ymgymryd â benthyca tymor byr ac mae'r llog wedi'i hawlio o'r gronfa galedi.

Mewn ymateb i gwestiwn, cydnabuwyd bod llog y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus ar gyfraddau hanesyddol uchel.  Cadarnhawyd bod benthyciadau tymor canolig o £10m wedi'u tynnu allan cyn y cynnydd mewn ardrethi.   Mae hyn wedi rhoi lefel o sefydlogrwydd i'r portffolio buddsoddi.   Fel dewis arall, mae'r cyngor yn benthyca symiau sylweddol gan awdurdodau a chyrff eraill ar gyfraddau is. 

Cadarnhawyd bod benthyciadau Opsiynau Rhoi Benthyciad Derbyn Benthyciad yn fenthyciadau marchnad a gymerwyd allan yn 2001 gydag aeddfedrwydd 40 mlynedd pan oedd y cyfraddau ychydig yn uwch.  Rydym yn parhau i dalu llog ar gyfradd gyfartalog o 4.8% ar y benthyciadau hyn.   Cadarnhawyd hefyd mai'r £2.58m y cyfeirir ato ym mharagraffau 10.5 oedd y cyfuniad o'r eitemau a restrwyd yn 10.3 a 10.4.

Mewn ymateb i sylw, nodwyd y cyfeirir at yr angen am hyfforddiant i Aelodau'r Pwyllgor Archwilio yn y cynllun gweithredu sy'n deillio o'r gweithgaredd hunanasesu.  

Fel yr argymhellwyd, nododd yr Aelodau ganlyniadau gweithgareddau rheoli'r trysorlys a'r perfformiad a gyflawnwyd yn 2019/20 fel rhan o'u cyfrifoldeb dirprwyedig i graffu ar bolisi, strategaeth a gweithgarwch y trysorlys ar ran y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad a'r Swyddog Perfformiad y Gofrestr Risg Strategol yr Awdurdod Cyfan, gan gynnwys yn benodol effaith COVID 19, gan nodi bod gan y Pwyllgor Archwilio rôl benodol i gael sicrwydd ynghylch digonolrwydd fframwaith rheoli risg y Cyngor.  Atgoffwyd yr Aelodau bod y gofrestr yn gywir ar adeg ei dosbarthu gyda'r agenda ond ei bod yn cael ei hadolygu'n gyson er mwyn adlewyrchu'r sefyllfa ddeinamig a gyflwynwyd gan COVID 19.  Ar ôl cyflwyno'r adroddiad, gofynnodd Aelodau'r Pwyllgor gwestiynau fel a ganlyn:

Soniodd Aelod am lwybr annisgwyl eleni, gan gyfeirio at y llifogydd a COVID 19.  Gwelwyd bod pedair risg newydd y bydd hynny'n cael eu dwyn ymlaen o bosibl am ychydig flynyddoedd.   Gofynnodd aelod am allu'r awdurdod i liniaru risg erbyn diwedd y flwyddyn o ystyried yr ansicrwydd ynghylch cytundeb Brexit (risg bosibl o ansicrwydd gwleidyddol, deddfwriaethol ac ariannol i wasanaethau cynghorau a busnesau lleol o ganlyniad i'r DU yn gadael yr Undeb Ewropeaidd - sgôr Uchel).  Roedd hyn yn cyd-fynd ag effaith y llifogydd a COVID 19.   Esboniwyd bod y gofrestr risg yn nodi'r ymateb i'r risg e.e. gwaith y Gweithgor Brexit, cysylltu â phartneriaid ac ati. Mae'n ddogfen ddeinamig sy'n cael ei diweddaru wrth i wybodaeth newydd ddod ar gael.   Darparodd y Prif Swyddog y wybodaeth ddiweddaraf o gyfarfod diweddar o'r Gweithgor Brexit fod risgiau fel cadwyni cyflenwi, caffael a chyflenwad bwyd yn parhau i fod yn destun pryder ers COVID 19.   Gallai'r potensial ar gyfer ail don o COVID 19 waethygu materion bwyd, Cyfarpar Diogelu Personol a chyflenwad meddygol.  Mae gan Lywodraeth Cymru ei gr?p parodrwydd ei hun wedi'i sefydlu ac mae gan yr awdurdod gyswllt rheolaidd.   Yn lleol, mae'r strwythurau cynllunio at argyfwng yn cynnwys Gr?p Cydgysylltu Strategol Gwent gyfan (yr Heddlu, Iechyd, awdurdodau lleol a phartneriaid eraill) sy'n asesu risgiau sy’n gysylltiedig â COVID a Brexit, gan fonitro’n weithredol y datblygiadau. 

Cyfeiriodd Aelod at Risg 1 (Risg bosibl nad yw'r awdurdod yn parhau'n berthnasol ac yn hyfyw ar gyfer cenedlaethau'r dyfodol oherwydd nad oes ganddo fodel cyflawni cynaliadwy) a'i symud o lefel Isel i lefel Ganolig.  Dywedwyd bod hwn yn asesiad priodol oherwydd yr iawndal isel a gafwyd am y llifogydd.  Hawliwyd £307,000 a dyfarnwyd £7,000, felly mae risg resymol na ellir adennill yr arian a wariwyd ar COVID 19.

Nododd y Pwyllgor yr argymhellion canlynol:

1.    Dylai’r Aelodau'n defnyddio'r asesiad risg i ystyried effeithiolrwydd trefniadau rheoli risg yr awdurdod ac i ba raddau y mae'r risgiau strategol sy'n wynebu'r awdurdod wedi'u cynnwys yn briodol.

2.    Bod aelodau'n craffu, yn barhaus, ar yr asesiad risg a'r deiliaid cyfrifoldeb i sicrhau bod risg yn cael ei rheoli'n briodol.

Nodwyd y blaengynllun gwaith. 

Cadarnhawyd a llofnodwyd y cofnodion fel cofnod cywir.