Agenda item

Nodwyd y Rhestr Weithredu o'r cyfarfod blaenorol.

1.     Cydweithrediadau a Phartneriaethau Allweddol:   Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol fod yr adroddiad drafft wedi ei gyhoeddi ym mis Mehefin gyda barn o "Sicrwydd Rhesymol".  Roedd yr archwiliad yn adolygiad sy'n seiliedig ar risg o bartneriaethau strategol a threfniadau cydweithredu i sicrhau bod pob partneriaeth yn cael ei nodi, ei monitro a'i llywodraethu'n effeithiol.  Mae'r adroddiad drafft gyda'r Rheolwr Mewnwelediad Perfformiad a Data a Phennaeth Polisi, Perfformiad a Chraffu i ystyried yr argymhellion a'r camau rheoli.   Bydd yr adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. 

[YN PARHAU]

2.     Capasiti’r Tîm Cyllid: Roedd e-bost gan y Pennaeth Cyllid wedi ei ddosbarthu i Aelodau'r Pwyllgor yn darparu gwybodaeth gefndirol ac yn amlinellu cynllun ar gyfer datrysiad.   Mae'r cyllidebau strwythur staffio ar gyfer 35.41 swydd Cyfwerth ag Amser Llawn ac mae 32.6 o’r rheiny mewn swydd ar hyn o bryd (cyfradd swyddi gwag o 7.9%). Bu swydd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol yn wag ers Gwanwyn 2022 ac mae trefniadau dros dro wedi bod ar waith ers hynny, ond mae rhywfaint o effaith ar lwyth gwaith.  Mae ardaloedd risg uchel wedi'u blaenoriaethu, yn bennaf i gynnal cynaliadwyedd ariannol yr awdurdod ac i sicrhau bod gwybodaeth ariannol amserol, gywir ar gael.

Y bwriad yw datrys y mater o fewn 8 i 12 wythnos.   Wrth wneud hynny, mae meysydd allweddol i'w cryfhau yn cynnwys gweinyddu grantiau (gan fod swm a gwerth grantiau penodol wedi cynyddu), cymorth cynllun cyfalaf, gwaith prosiect a lleihau'r defnydd o amser uwch swyddogion cyllid er mwyn canolbwyntio ar ffocws ariannol strategol o ystyried y cynnwrf a'r her eleni a'r rhagolygon dros y tymor canolig.

Llongyfarchwyd y Tîm ar gyflwyno dyddiad y datganiad drafft o gyfrifon.

Gofynnwyd am ddiweddariad llafar yn y cyfarfod nesaf ar y cynnydd o ran llenwi'r swyddi gwag hyn a gwybodaeth bellach ynghylch pa eitemau oedd yn cael eu dad-flaenoriaethu. 

[YN PARHAU]

3.     Strategaeth Pobl a’r Cynllun Rheoli Asedau:   I'w adrodd i'r cyfarfod ym mis Tachwedd.

[YN PARHAU]

4.     Menter Gymdeithasol (llithriad o bron i ddegawd ledled Cymru):  Dosbarthwyd ymateb ysgrifenedig i'r cwestiwn i'r Pwyllgor ddoe.  Y camau i aros ar agor i ganiatáu cyfle i bob Aelod ddarllen yr ymateb.

[WEDI CAU]

5.     System Pwysoli’r Adroddiad Cwynion Blynyddol: Dylid ystyried y mater hwn cyn cyflwyno'r adroddiad cwynion blynyddol nesaf.

[YN PARHAU]

6.     Cofrestr Risg Strategol: Disgwylir i'r adroddiad gael ei gyhoeddi ym mis Tachwedd 2023.

[YN PARHAU]

7.     Archwiliad o'r Gwasanaeth Adnoddau a Rennir (CBS Torfaen): Gan nodi bod y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir yn debygol o fod cydweithrediad mwyaf arwyddocaol yr awdurdod, cytunwyd bod y Pwyllgor yn ystyried y camau hyn fel rhan o'i drafodaethau ar yr adroddiad drafft ar gydweithredu allweddol a phartneriaethau (fel 1. uchod), pan gânt eu cyflwyno.

[YN PARHAU]

8.     Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth, Diogelu Data a Mynediad Gwrthrych Data:

i)                 Gwybodaeth am gyfraddau cwblhau hyfforddiant gorfodol i'w hanfon at y Pwyllgor y tu allan i'r cyfarfod

ii)               Gwybodaeth am drefniadau llywodraethu ar gyfer y polisïau ar gyfer y meysydd hyn i'w hanfon at y Pwyllgor y tu allan i'r cyfarfod

iii)              Ystyried polisïau rheoli risg corfforaethol (sy'n ymestyn y tu hwnt i TG a diogelu data) y dylai'r Pwyllgor eu hadolygu o bryd i'w gilydd a'u hargymell i'w cymeradwyo ar draws yr awdurdod:  Y bwriad yw adrodd yn ôl ym mis Hydref unwaith y bydd y Gweithgor Llywodraethu wedi cwrdd. 

[YN PARHAU]

9.     Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol - Hen Orsaf Tyndyrn: Rhoddodd y Prif Archwiliwr Mewnol adroddiad llafar pan ystyriwyd y mater hwn yn ddiweddarach yn y cyfarfod heddiw.

[WEDI CAU]

10.Cynllun Gweithredol Drafft

Eglurodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod 5.5 swydd Cyfwerth ag Amser Llawn yn strwythur y Tîm Archwilio Mewnol. Bydd y recriwtio sydd ar y gweill ar gyfer swydd yr Uwch Archwilydd yn cynyddu staff i 5 swydd Cyfwerth ag Amser Llawn. O ran y rolau uwch, mae'r Rheolwr Archwilio yn gweithredu fel y Prif Archwiliwr Mewnol, ac mae swydd 0.5 Cyfwerth ag Amser Llawn heb ei lenwi.  Bydd y sefyllfa hon yn cael ei rheoli dros dro a bydd yn darparu arbedion swyddi gwag.  Mae hyblygrwydd, yn amodol ar y gyllideb sydd ar gael, i dynnu ar Gonsortia Archwilio Mewnol neu wasanaethau eraill i dalu am unrhyw ddiffyg yn y cyfamser tra bod yr opsiwn consortiwm rhanbarthol yn cael ei archwilio.  Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch y posibilrwydd o ddiffyg materol ar hyn o bryd.   Rhoddodd y Dirprwy Brif Weithredwr sicrwydd y byddai arian yn cael ei sicrhau o'r gyllideb ehangach i ddychwelyd i sefyllfa foddhaol gan gytuno bod sefydlogrwydd yn y Tîm yn flaenoriaeth.  Gofynnwyd am ragor o wybodaeth yn y cyfarfod nesaf.

[YN PARHAU]