Agenda item

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad Asesiad Risg Strategol yr Awdurdod Cyfan.  Yn dilyn trafodaeth gyda'r Cadeirydd a'r swyddogion, penderfynwyd peidio ystyried pa mor effeithiol yw trefniadau rheoli risg yr awdurdod.   Bydd hwn yn bapur ar wahân i gyfarfod yn y dyfodol.  Yn hytrach, gofynnwyd i'r Pwyllgor wirio a yw cynnwys y gofrestr risg strategol yn cyd-fynd â'n dealltwriaeth o'r risgiau allweddol sy'n wynebu'r Awdurdod. 

Ym marn y Cadeirydd, roedd y gofrestr risg yn dal llawer o wybodaeth ddefnyddiol i swyddogion fel dogfen waith.  Mae fformat sy'n cael ei ffafrio wedi cael ei awgrymu ar gyfer adrodd yn ôl yn y dyfodol i gynnwys:

1.    risgiau allweddol sy'n wynebu'r sefydliad; 

2.    pa gamau sy'n cael eu cymryd;

3.    pa gamau sydd wedi eu cymryd dros y cyfnod blaenorol;

4.    pwy sy'n atebol;

5.    y camau sydd wedi'u cwblhau a heb eu cwblhau (a pham); a

6.    dangosyddion perfformiad allweddol.

Gwahoddwyd cwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor:

·         Nododd Aelod mai dogfen fyw fu hon erioed a bod statws risgiau’n newid. Bydd cyfyngiadau ariannol difrifol dros y cyfnod nesaf, a byddai'n ddefnyddiol cael proses i dynnu eich sylw pan fydd pethau'n mynd o'i le ar y pryd maen nhw'n mynd o'i le.  

·         Holodd y Cadeirydd ddull yr awdurdod o "sganio gorwelion" yn enwedig sut mae risgiau'n cael eu nodi a'u dal o fewn y gofrestr risg ac wedi hynny eu lliniaru.   Gofynnwyd am bapur ar wahân maes o law.

·         Gan gyfeirio at yr enghraifft o newid cyflym y prisiau ynni, gofynnodd Aelod sut mae risgiau newydd, sy'n rhoi'r galw ar wasanaethau mewn amgylchedd sy'n newid yn gyflymach, yn cael eu hadeiladu. Holwyd os nodir risgiau o'r fath ar lefel uwch fel y gallai effeithio ar bob gweithred ac os felly, a oes asesiad risg yn cael ei ddyfeisio a chynllun gweithredu a lliniaru’n cael eu rhoi ar waith.  Gofynnwyd a yw'n ddigon i ganiatáu i'r wybodaeth hon lifo i fyny o’r gwasanaethau. Derbyniwyd bod trefniadau mewn lle i uwchgyfeirio'r risgiau i lefel strategol pan maent yn digwydd yn gyflym ac mae angen delio â nhw. Bydd ymatebion brys yn cael eu sefydlu’n syth ar lefel uwch i ymateb iddynt e.e. Covid. Mae gan wasanaethau eu trefniadau eu hunain hefyd

·         O ystyried y tri risg ar ddeg a nodwyd, roedd Aelod yn poeni bod risgiau i ddarparu gwasanaethau a risgiau strategol eraill ar goll.  Darparwyd yr enghraifft o siociau hinsawdd. Dywedodd y Rheolwr Perfformiad fod yr amgylchedd risg yn ddeinamig gyda threfniadau rheoli risg strategol a bod adrodd yn un rhan yn unig. Gwasanaethau sy'n gyfrifol am reoli a lliniaru eu risgiau eu hunain gan ddefnyddio'r trefniadau sydd ganddynt mewn lle.  Mae mwy o faterion byw yn cael eu rheoli o ddydd i ddydd gyda chynlluniau wedi'u haddasu yn ôl yr angen.  Mae risgiau cynyddol a hysbyswyd drwy'r cynllun gwasanaeth yn llywio'r cynllun rheoli risg strategol a lle mae risgiau'n symud yn gyflym, gellir eu hychwanegu at y gofrestr risg strategol.   Mae siociau hinsawdd yn cael eu cynnwys o dan risg 11 (polisi i ddatgarboneiddio gweithrediadau).  Mae camau lliniaru’n cynnwys sut rydym yn cyflawni ein strategaeth argyfwng yn yr hinsawdd. Mae cysylltiadau rhwng gwahanol risgiau sy'n achosi effaith ar wasanaethau eraill.  Holodd yr Aelod y pwynt bod siociau hinsawdd sy'n effeithio ar ddarparu gwasanaethau yn cael eu cynnwys o dan risg 11 ac ychwanegodd y dylai siociau'r hinsawdd fod y 14^eg risg, gan nodi eu bod yn ymdrin â holl weithrediadau'r Cyngor. Derbyniwyd bod y prif risg yn ymwneud â'r ymrwymiad polisi i ddatgarboneiddio ond hefyd yn cael ei gynnwys o fewn yr un risg yw gwydnwch i siociau hinsawdd. 

·         Gofynnodd y Cadeirydd sut mae'r gofrestr risg yn cael ei boblogi; sut mae risgiau'n cael eu dal ac os oes cyfleoedd i wella’i heffeithiolrwydd.  Eglurwyd bod y gofrestr risg yn llunio amrywiaeth o wybodaeth a thystiolaeth.  Mae cynlluniau gwasanaeth yn nodi risgiau strategol a gweithredol, mae'r rhain yn cael eu diweddaru'n rheolaidd ac yn darparu gwybodaeth am y prif risgiau i'r sefydliad.   Asesir y wybodaeth yn erbyn y gofrestr risg bresennol i nodi newidiadau a risgiau newydd ac adroddir i’r TAS er mwyn nodi risgiau strategol sy'n wynebu'r sefydliad mewn cylch parhaus. 

·         Awgrymodd Aelod ei bod yn obeithiol ystyried y bydd Risg 13 yn lleihau i risg canolig erbyn 2025.   Eglurwyd bod rhai risgiau yn heriau strategol tymor hwy.  Asesir risg i leihau ar sail cynnydd ac effaith lliniaru camau fel y gwaith sy'n cael ei wneud i fynd i'r afael â digartrefedd, darparu partneriaeth y rhaglen cymorth tai a chyflawni'r cynllun datblygu lleol gwledig.  Bydd lefel y risg yn cael ei asesu gan ystyried y dystiolaeth barhaus (megis argyfwng Wcráin) a chynnydd y camau lliniarol a'u hadolygu yn unol â hynny.  Bydd y sylw hwn yn cael ei gyfleu i berchennog y risg.

·         Gwnaeth Aelod sylw ar risgiau uchel heb eu lliniaru, a thair blynedd yn ddiweddarach mae lliniaru yn dal i fod yn risg uchel. Awgrymwyd tabl yn yr adroddiad, sy'n tynnu sylw at risgiau cynyddol/sy’n lleihau, risgiau newydd, rhai sy’n newid neu sydd wedi’u dileu, gyda blaenoriaeth wedi'i diffinio gan y TAS. Esboniodd y Rheolwr Perfformiad fod y gofrestr risg strategol yn adlewyrchu'r ystod o faterion sy'n strategol bwysig i'r Cyngor, a'r trefniadau ar gyfer eu hasesu a'u rheolaeth.  Mae risgiau strategol yn gymhleth, a gall y cyngor, drwy ei weithredu lliniarol, gael effaith.  Gall sut mae'r effaith yn cael ei gwireddu a chyflymder lliniaru'r risg i lefel foddhaol gymryd mwy na thair blynedd. Gall ffactorau risg allanol eraill effeithio y tu allan i reolaeth y Cyngor.  Yn gyffredinol, nod y Cyngor yw i weithredoedd lliniaru fod yn ddigon cryf i leihau'r risg dros gyfnod.

·         Cafodd Aelodau'r Pwyllgor eu cyfeirio at Yr Hyb lle mae modd gweld cynlluniau'r gwasanaeth. Cynlluniau Busnes Gwasanaeth 2021-2024 

Nododd y Cadeirydd nad oedd risgiau sioc hinsawdd a chostau risg byw. Nodwyd bod yr awdurdod yn wynebu cyfnod o ansicrwydd enfawr o sawl ffynhonnell

Ym marn y Cadeirydd, nid yw'r gofrestr risg yn adlewyrchu arwyddocâd y risgiau sy'n wynebu'r awdurdod yn llawn, ac mae digonolrwydd y camau a'r blaenoriaethau yn aneglur.

O ran sganio gorwelion, awgrymwyd proses o'r brig i lawr gyda swyddog a chynghorwyr mewn gweithdy i gasglu safbwyntiau lefel uchel er mwyn caniatáu cyfleu'r risgiau sy'n wynebu'r awdurdod yn well.   Mae angen rhagor o waith i sicrhau'r Pwyllgor ar drefniadau rheoli risg a'u heffeithiolrwydd. 

Gan gyfeirio at argymhellion yr adroddiad, bydd y Pwyllgor yn gwneud y canlynol:

1.    Defnyddio’r asesiad risg i ystyried pa mor effeithiol yw trefniadau rheoli risg yr awdurdod ac i ba raddau y mae'r risgiau strategol sy'n wynebu'r awdurdod yn cael eu cyflawni'n briodol.

2.    Craffu, yn barhaus, ar yr asesiad risg a'r deiliaid cyfrifoldebau i sicrhau bod risg yn cael ei rheoli'n briodol.