Agenda and minutes

Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd - Dydd Llun, 27ain Mehefin, 2022 2.00 pm

Lleoliad: Council Chamber - Council Chamber

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Nodi penodiad y Cynghorydd Sirol David Jones yn Gadeirydd

Cofnodion:

Nodwyd y penodiad.

 

2.

I benodi Is-gadeirydd

Cofnodion:

Penodwyd y Cynghorydd Sir Peter Strong yn Is-gadeirydd.

 

3.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Nid oedd datganiadau o fuddiant.

 

4.

Adborth Sefydlu

Cofnodion:

Gwahoddwyd aelodau i fwrw golwg ar y broses sefydlu ddiweddar i alluogi swyddogion i ddysgu o’u profiadau.

 

Rhai pwyntiau a godwyd:

·       Proses gyffredinol ragorol

·       Rhai achosion o swyddogion yn ‘plannu hadau arswyd’ yn hytrach na chanolbwyntio ar yr hyn y gellid ei wneud

·       Byddai’n ddefnyddiol defnyddio profiad y cynghorwyr sy’n dychwelyd

·       Gallai Aelodau profiadol helpu drwy sesiwn cwestiwn ac ateb

·       Byddai’n ddefnyddiol i aelodau cyfetholedig dderbyn hyfforddiant

 

Croesawodd y Prif Swyddog Pobl a Llywodraethiant a’r Swyddog Monitro y sylwadau a gwahoddodd aelodau i gysylltu gydag ef gydag unrhyw sylwadau pellach neu sylwadau eu grwpiau.

 

5.

Amseru Cyfarfodydd y Cyngor pdf icon PDF 261 KB

Cofnodion:

Hysbyswyd Aelodau am ofyniad cyfreithiol i drafod ac argymell i’r Cyngor amseriad cyfarfodydd y Cyngor am y Flwyddyn Ddinesig.

 

Cytunwyd y dylai pwyllgorau unigol gytuno ar amser eu cyfarfodydd.

 

Sylweddolwyd y caiff dyddiadau a’r amserau eu nodi ymlaen llaw a’u cyflwyno drwy Galendr y Cyngor. Pwysleisiwyd mai’r sefyllfa ddiofyn fyddai  cydymffurfio gyda’r dyddiadau hynny.

 

Wrth ystyried amser cyfarfodydd y dyfodol, dywedwyd y dylid rhoi ystyriaeth i bresenoldeb swyddogion ac aelodau o’r cyhoedd.

 

Clywsom y bu treialon blaenorol ar wahanol amserau dechrau’r Cyngor, rhwng 10:00am, 14:00pm a 17:00pm. Gallai amser cychwyn hwyr fod yn anodd ar gyfer cyfarfodydd hir. Gallai hyn arwain at gyfarfodydd llai effeithlon, gyda llai yn mynychu, swyddogion yn gadael y cyfarfod a lefelau canolbwyntio is.

 

Cydnabuwyd pwysigrwydd cydbwysedd gwaith/bywyd.

 

Oherwydd cam cynnar y weinyddiaeth newydd, awgrymwyd bod amserau yn parhau fel y maent a’u hadolygu mewn 12 mis.

 

Penderfynodd y Pwyllgor argymell:

 

Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell i’r Cyngor bod cyfarfodydd y Cyngor Llawn yn parhau i ddechrau am 14.00pm ac adolygu hyn mewn 12 mis.

 

Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell i’r Cyngor ei fod yn parhau ar ddisgresiwn pob pwyllgor am amser dechrau’r cyfarfodydd, sy’n gweddu orau i aelodau’r pwyllgor hwnnw.

 

6.

Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd

Cofnodion:

Esboniodd y Prif Swyddog fod yr eitem hon yn cael ei chyflwyno yn dilyn trafodaethau portffolio gyda’r Cabinet. Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021 yn rhoi gofyniad i bob awdurdod lleol greu ac wedyn ymgynghori ar Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd. Amlinellodd adroddiad i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn 2021 strategaeth ddechreuol a gafodd gefnogaeth y Pwyllgor.

 

Mae’r Cynghorydd Sir Catherine Fookes, Aelod Cabinet gyda chyfrifoldeb am ymgysylltu â’r cyhoedd, yn bwriadu dechrau Gweithgor aelodau Cabinet, ynghyd â swyddogion cyfathrebu a chynrychiolwyr Cyngor Sir Fynwy.

 

Gofynnwyd i Aelodau ystyried cynrychiolaeth y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer y gweithgar. Cynhelir y cyfarfod cyntaf yn yr wythnos  yn dechrau 11 Gorffennaf 2022.

 

Gofynnwyd cwestiwn os y byddai’r gweithgor yn ystyried ymgynghoriadau parhaus, a chredid y gallai fod yn broblemus gan mai rhan o gyfranogiad gyhoeddus yw ymgynghoriad. Fodd bynnag, byddai dysgu o ymgynghoriadau cyfredol a diweddar yn sylfaenol.

 

Dywedwyd fod annog ymgysylltu pobl iau yn allweddol i ddyfodol Cyngor Sir Fynwy.

 

Gwirfoddolwyd yr aelodau dilynol i fod yn aelodau o’r gweithgor:

Cynghorydd Sir Laura Wright

Cynghorydd Sir Armand Watts

Cynghorydd Sir Tony Kear

Cynghorydd Sir Angela Sandles

 

7.

Trafod datblygiad y Flaenraglen Waith

Cofnodion:

Gofynnodd y Cynghorydd Sir Louise Brown am i’r cod ymddygiad a safonau ymarfer rhwng y cyhoedd a swyddogion, y cyhoedd ac aelodau gael ei ychwanegu fel eitem ar gyfer y cyfarfod nesaf.

 

Cafodd Amseriad Cyfarfodydd hyd Gorffennaf 2023 gael ei ychwanegu gan y Cynghorydd sir Penny Jones.

 

Awgrymodd y Cynghorydd Sir eitem i drafod Polisi Cyfryngau Cymdeithasol.

 

8.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8fed Tachwedd 2021 pdf icon PDF 134 KB

Cofnodion:

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Tachwedd 2021.

 

9.

Dyddiad y cyfarfod nesaf - 26 Medi 2022 am 14:00pm

Cofnodion:

Nodwyd y dyddiad.