Dim.

Fe dderbyniom lythyr blynyddol 2018/19 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ac adroddiad cwynion, sylwadau a chanmoliaeth Awdurdod Cyfan Y Cyngor Sir 2018/19.

Nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Gall trigolion Sir Fynwy gwyno dros y ffôn, drwy ddefnyddio gwefan y Cyngor Sir, drwy’r Hybiau Cymunedol neu drwy anfon llythyr.

·         Mae’r Ombwdsmon wrthi’n sefydlu Awdurdod Safonau Cwynion newydd gyda’r bwriad o greu meincnod ar draws Cymru.  Bydd cwynion yn cael eu categoreiddio o dan amryw o benawdau er mwyn mesur sut y mae pob awdurdod yng Nghymru’n perfformio. Bydd gofyn i bob awdurdod ddarparu ystadegau chwarterol ar y cwynion y maent wedi eu derbyn.

·         Y model y mae’r Ombwdsmon yn edrych arno yw Awdurdod Safonau Cwynion yr Alban

·         Ymdrinnir â chwynion Gwasanaethau Cymdeithasol yn unol â phroses statudol ar wahân. Mae dau gam i’r broses hon ac mae angen swyddog ymchwilio allanol ar gyfer yr ail gam.  Os yw’r gwyn yn ymwneud â Gwasanaethau Plant, yna mae angen person annibynnol hefyd. O ganlyniad, mae cost ynghlwm â chwynion gwasanaethau cymdeithasol os ydynt yn cyrraedd cam ffurfiol y broses.

·         Mae’r Pwyllgor Safonau’n canolbwyntio ar faterion yn ymwneud â’r cod ymddygiad yn hytrach nag ar gwynion. Cyflwynir data ar gwynion i’r Pwyllgor Archwilio ac i’r Cabinet.

Nodwyd yr adroddiad.

Derbyniom Adroddiad Penderfyniad Panel Dyfarnu Cymru ar doriad honedig o’r Cod Ymddygiad gan y Cynghorydd Graham Down.

Nodwyd bod yr achos wedi ei ollwng am nad oedd cwyn wedi ei wneud i’r Ombwdsmon a fyddai wedi ei alluogi i ymchwilio i mewn i’r mater.

Yn dilyn derbyn yr adroddiad, byddai’r Swyddog Monitro’n ysgrifennu at yr Ombwdsman yn gofyn am eglurder gan ofyn a yw’r pwerau newydd yn ein galluogi i fynd ati ar ein liwt ein hunain i ymchwilio i mewn i awdurdodau lleol o ran materion sy’n ymwneud â chod ymddygiad.

Derbyniom adborth o’r Gynhadledd Clercod.  Nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Roedd y clerc a fynychodd yn teimlo bod y gynhadledd wedi bod o fudd mawr. Dylai clercod gael eu grymuso er mwyn iddynt deimlo’n hyderus wrth gynghori eu pwyllgorau.

·         Mae’r clercod wedi mynegi y byddai mwy o gynadleddau yn y dyfodol o fudd.

·         Roedd y rheiny a fynychodd y gynhadledd yn ddiolchgar iawn iddi gael ei chynnal a diolchodd y Pwyllgor Safonau i’r Swyddog Monitro am ei threfnu.

·         Codwyd pryderon gan rai clercod yngl?n â faint o fygythiadau a bwlio y maent yn eu wynebu yn eu rôl fel clercod. Materion eraill yn ymwneud â chydnabyddiaeth ariannol a lefelau o hyfforddiant.

·         Dylai clercod sydd wedi profi bwlio gysylltu â’r Swyddog Monitro yn y lle cyntaf. Os nad oes modd delio â’r mater yn y modd yma, bydd angen i’r clerc gysylltu â’r Ombwdsmon.

·         Codwyd pryderon yngl?n ag ymwybyddiaeth clercod yngl?n â’r lefelau amrywiol o hyfforddiant sydd ar gael.  Un o’r amcanion a ddeilliodd o’r gynhadledd oedd sicrhau bod clercod yn dysgu oddi wrth eu gilydd.  Ar y cyfan, nid oedd hyfforddiant yn cael ei gydlynu ond yn hytrach, byddai’r cyfrifoldeb yn syrthio ar gynghorau unigol i drefnu hyfforddiant.

·         Awgrymwyd y dylid darparu llyfryn cod ymddygiad i gynghorwyr sir a chynghorwyr cymuned er mwyn helpu i godi ymwybyddiaeth a chadw at safonau.

·         Nodwyd na chafodd y gynhadledd ei mynychu gan oddeutu chwarter y cynghorau cymuned.  Os yw’r gynhadledd yn cael ei chynnal yn y dyfodol, dylid annog y cynghorau yma i fynychu. Nododd y Swyddog Monitro y byddai cynadleddau’n cael eu sefydlu yn y dyfodol, gan gyfuno ag awdurdodau cyfagos o bosib.

·         Daeth i’r amlwg nad oedd unrhyw ganllawiau i gynghorau ar p’unai y dylid sefydlu gwefannau ar gyfer cynghorau unigol.

·         O ran cofnodi cyfarfodydd, cyfrifoldeb y cynghorau cymuned yw penderfynu os bydd eu cyfarfodydd yn cael eu cofnodi neu peidio. Pe byddai atgyfeiriad yn cael ei wneud i’r Pwyllgor Safonau, gellid gwneud cais i gael gweld copi o gofnod o gyfarfod pe byddai’r cyngor dan sylw’n cofnodi ei gyfarfodydd.

·         Daeth i’r amlwg bod diffyg gwybodaeth ymysg clercod yngl?n â goddefebau ac nad oeddent yn teimlo’n hyderus o ran rhoi arweiniad i gynghorwyr.

·         Mae grymuso’r clercod yn hanfodol o ran datrys y broblem hon a phroblemau eraill sy’n ymwneud â’r cyngor. Mae’r Swyddog Monitro’n cynnwys y clerc pan fydd yn delio â mater sydd wedi ei godi gan gynghorydd.

Nodwyd y diweddariad:

Cafwyd diweddariad ar drafodaeth yngl?n ag asesu ac arsylwi cyfarfodydd y cyngor.  Nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mae cyfarfodydd yn amrywio’n sylweddol o un Cyngor Cymuned i’r llall.  Gall hyd cyfarfodydd amrywio’n sylweddol wrth i fater dan sylw gael ei ystyried mewn manylder neu ei weinyddu’n gyflym.

·         Mae’n hanfodol bod clerc a’r cadeirydd yn gwybod yn union beth yw eu rôl ac yn gallu cefnogi’r pwyllgor o ran materion sy’n ymwneud â chod ymddygiad a hyfforddiant er mwyn gallu helpu’r cyngor cymuned i gefnogi’r gymuned leol.

·         Mae’n bosib y byddai cael trosolwg o bob un o’r 33 cyngor cymuned a chyngor tref yn Sir Fynwy o fudd wrth geisio deall eu hanghenion.

·         Dylai safonau o fewn pob cyngor fod yn uchel ac aros ar y lefel yma.

·         Pe byddai ymweliadau arsylwi’n cael eu gwneud i’r 33 cyngor tref a chyngor cymuned, gellid creu adroddiad y gellid ei ddosbarthu i’r cynghorau a fyddai’n amlinellu ymarfer da, mannau y gellid gwella a rhoi gwybodaeth am hyfforddiant sydd ar gael er enghraifft.

·         Fel cam cyntaf, gellid cynnal ymweliadau gyda’r bwriad o ddeall yr hyn y mae pob cyngor yn ei wneud. Gellid anfon cais at bob cyngor i holi a fyddent yn fodlon i gynrychiolydd o’r Pwyllgor Safonau ymweld a mynychu un o’u cyfarfodydd yn y dyfodol.

·         O’i gymharu ag awdurdodau eraill sydd ag aelodau o’u Pwyllgor Safonau’n ymweld â chynghorau cymuned, mae gan Sir Fynwy nifer sylweddol yn fwy o gynghorau cymuned na’r awdurdodau yma.

·         Dylid annog Cynghorwyr Sir i fynychu cyfarfodydd eu cynghorau cymuned os nad ydynt yn gwneud hynny’n barod.

Cytunwyd:

1.    Y byddai’r Swyddog Monitro’n trafod gyda’r swyddog cyfatebol yng Nghyngor Dinas Caerdydd a gwneud cais am y canllawiau ar sut y mae eu Pwyllgor Safonau’n ymgymryd ag ymweliadau arsylwi i gyfarfodydd ei gynghorau cymuned.

Yn y dyfodol, pe byddai’r Swyddog Monitro’n dymuno, gallai ysgrifennu at nifer ddethol o gynghorau tref / cymuned o fewn Sir Fynwy gan egluro bod y Pwyllgor Safonau eisiau gwell dealltwriaeth o sut mae cynghorau’n gweithredu a holi pe byddai’r cynghorau yma’n fodlon i aelod o’r Pwyllgor Safonau fynychu un o’u cyfarfodydd.Mae disgwyl y bydd hyn yn arwain at Bwyllgor Safonau Gwybodus a gallai adeiladu ar gyngor y clerc yn y dyfodol.

Cadarnhawyd ac arwyddwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar y 17eg o Fehefin 2019 gan y Cadeirydd yn ddarostyngedig i’r newidiadau canlynol:

·         Roedd Mr. T. Auld a Mr. R. Stow yn bresennol yn y cyfarfod.

·         Cael gwared â ‘Cynghorydd Sir’ wrth gyfeirio at yr Aelodau Annibynnol yn y rhestr o’r rheiny sy’n bresennol.

Materion yn codi:

Cofnod 7: Trafodaeth ar gais Goddefeb

·         Mae amser penodol wedi ei glustnodi mewn cyfarfodydd Cyngor Tref a Chyngor Cymuned ar gyfer rhoi cyfle i aelodau’r cyhoedd siarad.  Nodwyd bod unigolyn wedi cael ei atal rhag siarad mewn cyfarfod cyngor cymuned rai blynyddoedd yn ôl a’i fod wedi cysylltu gyda’r Swyddog Monitro o ganlyniad.  Nodwyd mai ar ddisgresiwn y Cadeirydd y gall y cyhoedd siarad ac mae’r amser sydd ar gael yn cael ei wneud yn glir i’r sawl sy’n cael caniatâd i siarad yn y cyfarfod.

·         Roedd y ffurflen Oddefiad yn anodd i’w deall ac nid oedd yn hawdd i’w defnyddio.  Cytunwyd y byddai fformat y ffurflen yn cael ei diweddaru ar y wefan gan y Swyddog Monitro.

Penderfynwyd gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod ystyriaeth o’r eitem ganlynol ar y sail y byddai gwybodaeth wedi ei eithrio yn cael ei ddatgelu fwy na thebyg. 

Cafwyd diweddariad ar lafar gan y Swyddog Monitro yngl?n a delio gyda chwynion yn y cyfnod cynnar. 

Drwy gyfrwng y diweddariad, rhoddwyd diweddariad i’r Pwyllgor Safonau yngl?n â rhai problemau gweithredol sydd wedi codi mewn perthynas â chyngor cymuned.  Nodwyd bod y cyngor cymuned bellach mewn sefyllfa well o ran cydbwysedd.

Nodwyd y diweddariad.

Dydd Llun 16eg o Ragfyr 2019 am 10.00am.