Agenda and minutes

Pwyllgor Llywodraethu ac Awdit - Dydd Llun, 28ain Chwefror, 2022 2.00 pm

Lleoliad: County Hall, Usk - Remote Attendance. View directions

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Ni wnaed unrhyw ddatganiadau buddiant.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol. 

 

3.

Nodi’r rhestr o Gamau Gweithredu o’r Cyfarfod Blaenorol. pdf icon PDF 6 KB

Cofnodion:

Nodwyd y rhestr o gamau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol, a rhoddwyd diweddariad fel sy’n dilyn:

·         Caiff yr Asesiad Risg Gwrth-Lwgrwobrwyo ei ystyried yn y cyfarfod ar 31 Mawrth 2022

·         Mae’r Adolygiad o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar agenda cyfarfod heddiw.

 

4.

Trosolwg o Drefniadau Rheoli Perfformiad pdf icon PDF 702 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad yr adroddiad yn rhoi trosolwg o’r trefniadau Rheoli Perfformiad. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau ar ôl cyflwyno’r adroddiad.

 

Croesawodd y Cadeirydd yr adroddiad amserol gan ei fod yn nodi’r trefniadau rheoli perfformiad yn dilyn cyflwyno Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Cadarnhawyd fod y Cyngor yn gyfrifol am hunanasesiad blynyddol o’i drefniadau rheoli perfformiad. Yn ychwanegol, cynhelir Asesiad Perfformiad Panel unwaith ym mhob cylch etholiadol yn defnyddio arbenigwyr allanol. Bydd y ddwy elfen yn cynnwys asesiad o ystod eang o dystiolaeth ynghyd â sylwadau allanol gan e.e. archwilwyr, rheoleiddwyr ac arolygwyr.

 

Wrth gyfeirio at yr argymhellion, defnyddiodd aelodau y diweddariad a roddwyd i lywio eu dealltwriaeth o effeithlonrwydd gweithrediad trefniadau rheoli perfformiad yr awdurdod ac i ddynodi unrhyw feysydd lle teimlent fod angen gweithredu neu ddarparu mwy o wybodaeth.

5.

Crynodeb Archwilio Blynyddol gan Archwilio Cymru pdf icon PDF 159 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Swyddog Archwilio Cymru Grynodeb Archwilio Blynyddol Archwilio Cymru. Ystyriwyd eitemau 6 a 7 gyda’i gilydd. Diolchodd Swyddog Archwilio Cymru i swyddogion y Cyngor am eu cydweithrediad a’u cefnogaeth yn ystod y flwyddyn.

 

6.

Cynigion Gwella gan Archwilio Cymru – Adroddiad Cynnydd pdf icon PDF 785 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Swyddog Perfformiad yr Adroddiad Cynnydd ar Gynigion Archwilio Cymru ar gyfer Gwella. Gan y cafodd hyn a’r eitem flaenorol eu hystyried gyda’i gilydd, gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau ar y pwynt yma.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod rhai cynigion caeedig ar gyfer gwelliannau yn Atodiad 3 a rhoddodd enghraifft Tlodi Tanwydd sy’n rhestru gweithredu newidiadau polisi. Credai fod hyn yn fater parhaus, a gofynnodd pa gynlluniau sydd i fonitro gwelliannau a statws cynigion caeedig yn gyffredinol.

 

Atebwyd y gall Archwilio Cymru ddychwelyd i gynnal adolygiadau dilynol ar waith y maent wedi rhoi sylw iddo yn flaenorol. Mae’r Adolygiad Amgylcheddol a’r Adolygiad Gwasanaethau Hamdden yn adolygiadau dilynol gan Archwilio Cymru i wirio cynnydd. Yn fewnol, caiff yr holl wybodaeth ar gynigion ar gyfer gwella eu cynnwys mewn cynlluniau busnes gwasanaethau fel y gall gwasanaethau fonitro cynnydd a gwneud addasiadau.

 

Holodd Aelod am ddatganiad Archwilio Cymru nad oes dim o’r 10% ardal mwyaf amddifadus yng Nghymru yn Sr Fynwy a gofynnodd am y meini prawf a ddefnyddiwyd. Cyfeiriwyd yr Aelod at wefan Llywodraeth Cymru teclyn Mynegai Amddifadedd Lluosog Cymru: https://wimd.gov.wales/.

 

Rhoddodd y Rheolwr Perfformiad gyd-destun bod, yn ychwanegol at y teclyn uchod, bod dadansoddiad data ar gyfer y strategaeth cyfiawnder cymdeithasol a’r cynllun gweithredu tlodi ac anghydraddoldeb yn rhoi dealltwriaeth fwy cynhwysfawr ar ardaloedd tlodi a pha gymorth sydd ei angen.

 

Wrth ystyried argymhellion yr adroddiad, craffodd Aelodau ar ymateb y Cyngor i raglen waith Archwilio Cymru a gofynnodd am sicrwydd fod cynnydd digonol yn cael ei wneud.

 

Ystyriodd Aelodau atgyfeirio ar unrhyw faterion a gynhwysir yn astudiaethau cenedlaethol Archwilio Cymru i bwyllgorau eraill eu hystyried lle maent yn dynodi fod canfyddiadau o berthnasedd neilltuol i’r cyngor.

 

 

7.

Strategaeth Gyfalaf 2022/23 a Strategaeth y Trysorlys 2022/23 pdf icon PDF 632 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cynorthwyol Dros Dro Cyllid yr adroddiad ar Strategaeth Cyfalaf 2022/23 a Strategaeth Trysorlys 2022/23. Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i ofyn cwestiynau a rhoi sylwadau.

 

Soniodd yr Aelod Cabinet Adnoddau am debygolrwydd gostyngiad mewn derbyniadau cyfalaf ac yng ngolwg cynnydd mewn cyfraddau llog holodd am y strategaeth benthyca gan gyfeirio at y £20mn ychwanegol (benthyciad tymor hirach) a gafodd ei fenthyca. Cadarnhawyd i ni fanteisio ar ostyngiad yng nghyfraddau PWLB ym mis Rhagfyr. Mae’r benthyciad yn rhoi peth sicrwydd dros gyllidebau refeniw yn y tymor canol.  Caiff cyfraddau llog eu monitro ac mae benthyca yn gyfuniad cytbwys sy’n helpu i gyfyngu ein bregusrwydd i gynnydd mewn cyfraddau llog.

 

Nododd y Cadeirydd fod y rhagolwg gwariant ar ysgolion yn fach iawn ar ôl 2022/23 a holodd os yw hyn oherwydd na phenderfynwyd ar ddatblygiadau’r dyfodol. Esboniwyd bod yr awdurdod yn ymwneud ar hyn o bryd gyda datblygu ysgol 3-19 yn y Fenni. Mae buddsoddiad pellach yn dibynnu ar gyllid gan Lywodraeth Cymru.

 

Yn dilyn yr argymhellion, ystyriodd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y drafft strategaeth Cyfalaf ar gyfer 2022/23 sydd yn Atodiad 1 ar gyfer ei gylchredeg ymlaen a’i gymeradwyo gan y Cyngor llawn.

 

Ystyriodd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ddrafft strategaeth rheoli Trysorlys ar gyfer 2022/23 sydd yn Atodiad 1 i’w gylchredeg ymlaen a’i gymeradwyo gan y Cyngor llawn, yn cynnwys:

 

           Datganiad Polisi Isafswm Darpariaeth Refeniw 2022/23

           Strategaethau Buddsoddi a Benthyca 2022/23

 

Bydd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio yn parhau i adolygu gweithgareddau trysorlys y Cyngor ar ran y Cyngor drwy dderbyn yr adroddiad canol blwyddyn a diwedd blwyddyn rheoli trysorlys.

 

8.

Asesiad o gadernid proses y gyllideb a digonolrwydd y cronfeydd wrth gefn.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Dirprwy Brif Weithredwr, Prif Swyddog, Adnoddau a Swyddog a151 a Phennaeth Cynorthwyol Dros Dro Cyllid yr Asesiad o Dryloywder y Broses Cyllideb a Digonolrwydd yr Adroddiad Cronfeydd wrth Gefn.

 

Gan gyfeirio at bob un o’r argymhellion yn eu tro, gwahoddwyd Aelodau’r Pwyllgor i roi sylwadau a gofyn cwestiynau.

 

Argymhelliad 1: Roedd Aelod yn falch i weld fod y lefelau cronfeydd wrth gefn yn gadarnhaol ond holodd am gronfeydd wrth gefn ysgolion, yn neilltuol Ysgol Cas-gwent sydd â diffyg o tua £330,000 gyda dim ond un ysgol gynradd arall â chyllideb ddiffyg. Holodd os oes cynllun adfer cadarn yn ei le ar gyfer Ysgol Cas-gwent. Cadarnhawyd fod gan Ysgol Cas-gwent gynllun adfer cadarn ac y dylai’r diffyg ostwng ymhellach erbyn diwedd eleni gyda gostyngiad pellach ar y gweill dros y ddwy flynedd nesaf.  Mae’r Aelod Cabinet Adnoddau ac Aelod Cabinet Plant a Phobl Ifanc hefyd wedi gofyn am sicrwydd am gynllun adferiad.

 

Dywedodd yr Aelod Cabinet fod defnyddio y caiff defnydd derbyniadau cyfalaf i gynyddu’r gyllideb refeniw ar gyfer eitemau ailwampio gwasanaeth ei drin gan nad yw hyn yn ymarfer cynaliadwy.

 

Craffodd a chymeradwyodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio farn y RFO ar gadernid y broses cyllideb a digonolrwydd cronfeydd wrth gefn (atodiad 1) a bod hynny yn ei dro yn galluogi rhoi diweddariad llafar i’r Cabinet ar 2 Mawrth a’r Cyngor ar 3 Mawrth fel sydd angen.

 

Argymhelliad 2: Eglurodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod defnydd amcanol cronfeydd wrth gefn yn y tymor canol yn seiliedig ar yr hyn sy’n hysbys ac y gellid disgwyl newidiadau wrth i’r broses cyllideb a chynllunio ariannol tymor canol esblygu. Caiff y newidiadau eu hadrodd i’r Pwyllgor eu hystyried.

 

Nododd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r rhagolwg o ddefnydd cronfeydd wrth gefn ar gyfer 2022/23 a blynyddoedd y dyfodol fel y’u crynhoir yn nhabl 1 yr adroddiad hwn ac a fanylir yn atodiad 2.

 

Argymhelliad 3: Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr er y cynnydd mewn balansau ysgol, bod y patrwm cyffredinol o ostyngiad mewn balansau ysgol dros gyfnod yn dal i achosi problem sylfaenol fod ysgolion yn gweithredu tu hwnt i’w modd ac y dylai’r Pwyllgor gadw hyn mewn cof.

 

Nododd y Pwyllgor Llywodraethiant ac Archwilio faint y gwelliannau a ragwelir mewn balansau ysgol a gaiff eu crynhoi yn nhabl 2 a’u manylu yn atodiad 3 sydd wedi ei seilio ar ac yn cael ei yrru gan i ba raddau fod y cymorth grant hwyr sylweddol a digynsail a roddwyd gan Lywodraeth Cymru i ysgolion ar ddiwedd 2020/21 yn fwy nag effaith cynlluniau buddsoddi ysgolion, ac yn arbennig dderbyn mwy o grant Llywodraeth Cymru nad oedd yn y gyllideb a dderbyniwyd ar ddiwedd 2021/22.

 

Argymhelliad 4: Heb unrhyw sylwadau neu gwestiynau pellach, cydnabu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio adfer balansau cronfeydd wrth gefn cyffredinol ac wedi’u clustnodi dros gyfnod gweinyddol y cyngor hwn ac mae hynny wedi galluogi sefydlogi balansau yn unol â’r protocol ar gyfer cronfeydd wrth gefn a gymeradwywyd gan y Cabinet yn 2015, er bod hynny yng ngoleuni risgiau sy’n parhau  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

9.

Adroddiad Blynyddol ar Gwynion yr Awdurdod Cyfan pdf icon PDF 128 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Cysylltiadau Chwsmeriaid Adroddiad Blynyddol ar Gwynion yr Awdurdod Cyfan. Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gan Aelodau’r Pwyllgor ar ôl cyflwyno’r adroddiad.

 

Croesawodd Aelod yr adroddiad cynhwysfawr iawn ac roedd yn synnu nad oedd mwy o gwynion yn ystod yr amgylchiadau eithriadol oherwydd Covid 19.

 

Gan ystyried argymhellion yr adroddiad, defnyddiodd Aelodau yr adroddiad i geisio sicrwydd am effeithlonrwydd prosesau’r awdurdod ar gyfer delio gyda chwynion a chanmoliaeth.

 

10.

Adolygiad y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd Adroddiad Adolygu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ei gyflwyno gan y Dirprwy Brif Weithredwr.

 

Ychwanegwyd fod cyfle i ddynodi dull priodol i’r Cadeirydd gadw’n gydwastad â rhaglenni’r Pwyllgor Dethol a busnes y Cyngor o hyn ymlaen (yn debyg i’r Bwrdd cydlynu a sefydlwyd yn flaenorol). Yn dilyn cyflwyno’r adroddiad gwahoddwyd aelodau i roi sylwadau a gofyn cwestiynau.

 

Mynegodd y Cadeirydd ei farn fod angen rhoi ystyriaeth i’r berthynas rhwng y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Pwyllgorau Craffu newydd wrth wneud penderfyniadau yn y dyfodol.

 

Yn unol â’r argymhellion yn yr adroddiad:

 

1.         Cydnabu aelodau’r Pwyllgor y newidiadau a ddaeth yn sgil Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) i’r graddau y maent yn effeithio ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac fel yr amlinellir yn yr adroddiad.

 

2.         Cymeradwyodd y Pwyllgor yr ystyriaethau pellach a gynigiwyd sy’n mynd ati i gryfhau effeithlonrwydd y pwyllgor yn y dyfodol ac sy’n ganlyniad yr hunanasesiad gan aelodau’r pwyllgor a’r adolygiad trosfwaol dilynol a gynhaliwyd.

 

3.         Gofynnodd y Pwyllgor am ddiwygio’r cyfansoddiad i adlewyrchu’r newidiadau hyn, a ddaw i rym yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol nesaf ym mis Mai.

 

11.

Adroddiad Cynnydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol - Chwarter 3 pdf icon PDF 319 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer Chwarter 3. Mae hwn yn adroddiad rheolaidd i roi sicrwydd ar ddigonolrwydd amgylchedd rheoli mewnol, llywodraethu a rheoli risg. Mae’r adroddiad hefyd yn cynnwys perfformiad y tîm Archwilio Mewnol.

 

Fel canlyniad i’r pandemig cafodd y tîm ei adleoli i dasgau eraill (Olrhain, Canfod a Diogelu a hefyd Grantiau Gwrthdwyll ar gyfer y Llywodraeth) ac roedd hyn wedi effeithio ar allu’r tîm i gynnal y Cynllun Archwilio.

 

Gofynnwyd i Aelodau ofyn cwestiynau yn dilyn cyflwyno’r adroddiad.

 

Gofynnodd Aelod os y cafwyd rhywun i  gymryd lle’r aelod o staff oedd wedi gadael. Cadarnhawyd y cafwyd Archwilydd newydd oedd wedi dechrau yn y gwaith ym mis Tachwedd 2021. Caiff swydd Rheolwr Archwilio ei hysbysebu yn y dyfodol yn fuan.

 

Yn unol â’r argymhellion, nododd y Pwyllgor y farn archwilio a gyhoeddwyd a nodwyd y cynnydd a wnaeth yr Adran tuag at gyflawni Cynllun Archwilio Gweithredol 2021/22 a dangosyddion perfformiad yr Adran ar gyfnod 9 mis y flwyddyn ariannol.

 

12.

Blaengynllun y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pdf icon PDF 357 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Flaenraglen Gwaith.

 

Cyflwynir adroddiad cynnydd adolygu y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ôl cyfnod yr etholiad.

 

13.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 129 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod blaenorol.

 

14.

Cadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf, sef 31 Mawrth 2022 am 2.00pm