Skip to Main Content

Agenda and minutes

Lleoliad: Neuadd Y Sir, Y Rhadyr, Brynbuga, NP15 1GA

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd 

Eitemau
Rhif eitem

1.

Datganiadau o Fuddiant

Cofnodion:

Dim.

 

2.

Fforwm Agored i'r Cyhoedd

Cofnodion:

Dim.

 

3.

Nodi'r Rhestr Weithredu o'r cyfarfod diwethaf pdf icon PDF 42 KB

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor wedi nodi’r  Camau Gweithredu.

 

Roedd y Prif Swyddog ar gyfer Adnoddau wedi cadarnhau bod argaeledd adroddiad Rheoli Perfformiad ym Mai/Mehefin 2020 yn amodol ar hyn o bryd ar sefyllfa Covid19, neu a fydd yn bosib i gynnal cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio. 

 

Prif Archwilydd Mewnol

 

4.

Adolygiad Perfformiad Blynyddol y Pwyllgor Buddsoddi

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd y Prif Swyddog ar gyfer Adnoddau wedi cyflwyno’r adolygiad perfformiad cyntaf o’r Pwyllgor Buddsoddi er mwyn ei ystyried, ac yn unol gyda gofynion y Polisi Buddsoddi Asedau.   

 

Roedd yr aelodau yn fodlon gyda’r diweddariad cryno a chafwyd trafodaeth.  

 

O ran Castlegate, mae’r sefyllfa brydlesi yn dechrau gwella ar ôl colli nifer o denantiaid, a hynny ychydig ar ôl prynu’r eiddo. Mae swyddogion yn ffyddiog y bydd y ffigwr yn parhau i wella. Cyfeiriwyd at Gymdeithas Sioeau Cerdd Cil-y-coed a chadarnhawyd bod cynlluniau i’w hadleoli ac mae modd newid y llety i mewn i fathau gwahanol o ofod, a fydd yn fwy cyson gyda’r defnydd datblygiad economaidd. 

 

O ran yr NLP, roedd un tenant yn meddu ar ddyled o chwarter ac nid yw hyn yn anghyffredin ac mae’n debygol y bydd Covid19 yn gwaethygu’r sefyllfa hon.  Byddwn yn gweithio gyda thenantiaid ar lefel unigol er mwyn cynorthwyo cymaint ag sydd yn bosib.  

 

O ran yr apwyntiad Alder King, gwahoddwyd tri chwmni drwy gyfrwng proses dendro fechan a chawsant eu cyfweld.  O ganlyniad i hyn, apwyntiwyd Alder King.  O ganlyniad i’r  2 eiddo a brynwyd, mae angen talu ffioedd ychwanegol ac mae angen i ni adolygu’r apwyntiad hynny yn sgil hyn. Mae Alder King wedi cael gwybod ac rydym yn bwriadu mynd drwy broses gaffael newydd.  

 

Mewn ymateb i’r pryderon am gworwm, roedd y Swyddog Monitro/Pennaeth Cyfreithiol wedi esbonio fod y Pwyllgor Buddsoddi yn cynnwys 5 Aelod, a’r cworwm yw  3.  Mae’r cyfansoddiad yn cael ei adolygu a bydd hyn yn cael ei wneud yn amlwg. Mae’r rheol amnewid/dirprwyon yn caniatáu’r Aelodau i ddisodli’r aelodau pwyllgor normal a’n rhoi’r pwerau a’r dyletswyddau iddynt fel aelodau normal. Mae’r Pwyllgor Buddsoddi wedi trafod aelodau annibynnol ychwanegol, a chytunwyd y byddem yn cyflwyno’r gefnogaeth angenrheidiol pan fydd angen.    

 

Roedd Atodiad 6, sef y Cylch Gorchwyl, wedi ei gymeradwyo yng nghyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor Buddsoddi ac nid yw’n ddogfen sydd wedi dyddio. Byddwn yn cynnal adolygiad o hyn a’r Polisi Buddsoddi Asedau yn y misoedd nesaf.  

 

Mynegwyd pryderon am y broses ddemocrataidd o fewn y pwyllgor, yn enwedig cryfder y pwyllgor o ran cworwm.  Mae’r cyfansoddiad yn cael ei adolygu a bydd hyn yn cael ei egluro a’i wneud yn amlwg. 

 

Rhoddwyd sicrwydd i’r Aelodau nad yw’r buddsoddiadau sydd wedi eu gwneud  ar lefel swyddogion a thu hwnt yn cynnwys unrhyw wrthdaro o ran buddiannau. 

 

 

Roedd y Pwyllgor Archwilio wedi cytuno i gymeradwyo tri argymhelliad:

 

·         Dylai’r Pwyllgor Archwilio ystyried a chraffu adolygiad perfformiad cyntaf y Pwyllgor Buddsoddi.

·         Ystyried y cynigion ar gyfer gwelliannau sydd wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad ac yn deillio o’r gwaith archwilio a wnaed ac adolygiad o’r polisi Buddsoddi Asedau  a’r trefniadau a’r rheolau llywodraethiant sydd yn eu lle er mwyn goruchwylio’r gweithgareddau buddsoddi  sydd yn cael eu hystyried gan y Pwyllgor Buddsoddi.

·         Derbyn diweddariad ar lafar yn y cyfarfod yn dilyn ystyriaeth o’r Adolygiad Perfformiad   gan y Pwyllgor Buddsoddi yn ei gyfarfod ar 18fed Mawrth   2020.

·         Dylai aelodau’r Pwyllgor Archwilio bennu unrhyw argymhellion pellach ar gyfer gwneud gwelliannau.  

 

5.

Swyddfa Archwilio Cymru: Cynllun Archwilio Blynyddol pdf icon PDF 284 KB

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor wedi derbyn Cynllun Archwilio Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru.  

 

Mae’r ffi archwilio ar gyfer gwaith dilysu grantiau  blwyddyn nesaf wedi ei leihau i   £40,000.

 

Bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn cwrdd yn Chwefror a Gorffennaf 2020 er mwyn gweithio gyda’r cyngor i weithio o fewn y terfynau amser newydd. Bydd y rhain yn cael eu hadolygu yn sgil y sefyllfa  gyfredol o ran coronafeirws. Y bwriad yw cyflwyno’r adroddiad drafft cloi ar ddiwedd Gorffennaf ond efallai y bydd hyn yn newid wrth i’r wythnos fynd rhagddynt.

 

Bydd sefydlogrwydd ariannol yn cael ei ail-adrodd yn 2021 ar draws yr holl gynghorau yn union fel trefniadau’r llynedd. Byddwn yn gwneud gwaith lleol yn seiliedig ar risg yn ogystal â’r gwaith cenedlaethol, a bydd y gwaith lleol yn cael ei gadarnhau unwaith bod y meysydd wedi eu cytuno. 

 

Nid oes yna unrhyw waith i’w wneud ar safleoedd am y tro yn sgil y coronafeirws.  

 

Roedd y Prif Swyddog ar gyfer Adnoddau wedi cadarnhau fod swyddogion wedi bod mewn trafodaethau gyda Swyddfa Archwilio Cymru yngl?n â’r drafftiau cynnar o’r cynllun archwilio ac maent yn fodlon gyda’r sylwadau  ar yr ochr archwilio cyllidol. Yn falch gweld bod y ffi archwilio yn lleihau. 

 

Roedd y Rheolwr Polisi a Pherfformiad wedi diolch i Swyddfa Archwilio Cymru am y cynllun a bydd yn parhau i weithio gyda hwy fel sydd yn briodol.

 

O ran Covid19, esboniodd y Prif Swyddog wrth y Pwyllgor y byddwn yn parhau i weithio fel arfer  tan y byddwn yn penderfynu fel arall. Bydd y timau cyllid yn parhau gyda’r gwaith cau. Nid ydym yn gwybod a fydd hyn yn cael ei effeithio, nid yn unig o fewn y timau cyllid ond ar draws y mudiad. Oni bai y gwneir penderfyniad i newid y trefniadau, byddwn yn parhau i weithio o fewn y terfynau amser cyfredol. Mae Llywodraeth Cymru wedi egluro’r ddeddfwriaeth sut y bydd yna hyblygrwydd yn cael ei gynnig os nad ydym yn medru cyflwyno ein datganiad o gyfrifon mewn drafft erbyn y terfynau amser priodol, a hynny ar yr amod ein bod yn cyhoeddi hysbysiad sydd yn datgan nad ydym yn medru cyhoeddi.  

 

Cytunodd y Pwyllgor i dderbyn yr adroddiad.  

 

 

 

6.

Swyddfa Archwilio Cymru: Adroddiad Grantiau 2018-19 pdf icon PDF 257 KB

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor wedi derbyn  Ardystio Grantiau a Datganiadau 2018/19.

 

O ran yr LTF, rydym yn deall nad oes gan Lywodraeth Cymru unrhyw bryderon yngl?n â’r hyn sydd wedi ei nodi ac nid oes disgwyl y bydd yna  gamau pellach.

 

Roedd y Pwyllgor wedi penderfynu derbyn yr adroddiad. 

 

Returns 2018-19

 

7.

Swyddfa Archwilio Cymru: Adolygiad Diogelu pdf icon PDF 385 KB

Cofnodion:

Roedd yr Adroddiad wedi derbyn yr Adolygiad Dilyn o’r Trefniadau Corfforaethol ar gyfer Diogelu Plant gan Swyddfa Archwilio Cymru.  

 

Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad o drefniadau Diogelu Cyngor Sir Fynwy yn 2014, adolygiad o’r Cynllun Kerbcraft yn 2017 ac adolygiad diogelu cynhwysfawr arall yn 2018 gyda phartneriaid eraill er mwyn asesu perfformiad.  

 

Clywsom fod y polisi diogelu plant wedi gwella ond nodwyd bod angen gwella pwyntiau eraill. Y prif feysydd a oedd yn destun pryder oedd fframwaith polisi’r Cyngor, apwyntiadau o ran diogelu, comisiynu a chontractau o ran diogelu plant. 

 

Mae’r Cyngor wedi ymateb yn bositif i’r adroddiadau blaenorol ac wedi dangos ymwybyddiaeth dda o’r gofynion yn y dyfodol ar gyfer gwneud gwelliannau. Mae cynnydd sylweddol wedi ei wneud ers  2014.

 

Roedd y Rheolwr Polisi a Pherfformiad wedi croesawu canfyddiadau Swyddfa Archwilio Cymru ac yn gobeithio y bydd y Pwyllgor Archwilio yn derbyn y sicrwydd ein bod yn mynd i’r afael gyda’r gwelliannau sydd eu hangen. Cydnabuwyd bod angen gwneud cynnydd pellach a byddwn yn delio gyda hyn drwy gyfrwng cynllun gweithredu a’r Gr?p Gwaith Diogelu.  

 

Roedd Aelodau yn falch i glywed bod staff gwirfoddol – ers argymhelliad Swyddfa Archwilio Cymru – yn cael eu gwirio gan y Gwasanaeth Gwahardd a Datgelu yn union fel gweithwyr  Cyngor Sir Fynwy.  

 

Roedd y Cadeirydd wedi cyfeirio at sut y mae’r cydweithio rhwng Archwilio Mewnol a’r Swyddfa Archwilio Cymru  wedi amlygu pwysigrwydd y gwaith archwilio mewnol a wneir yn y maes hwn ynghyd â’r angen i fod yn wyliadwrus wrth weithredu’r polisi diogelu. 

 

Roedd y Pwyllgor wedi penderfynu derbyn yr adroddiad. 

 

 

8.

Ymateb y Swyddog - Adroddiad Archwilio - Cardiau Tanwydd pdf icon PDF 72 KB

Cofnodion:

Roedd Pennaeth Prosiectau Strategol wedi cyflwyno’r adroddiad mewn ymateb i gais gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio bod swyddogion sydd yn gyfrifol am y gwasanaeth yn darparu ymateb ysgrifenedig i’r adroddiad archwilio mewnol sydd yn cynghori bod gwasanaeth (y cardiau tanwydd yn benodol) wedi derbyn ‘opsiwn cyfyngedig’ ar ddau achlysur.  

 

Clywsom bod contract newydd wedi ei gadarnhau gyda darparwr. Roedd cydweithwyr Archwilio wedi cwrdd â’r Rheolwr Fflyd er mwyn gwirio’r sefyllfa gyfredol.

 

Mynegwyd pryderon fod yna ddiffyg cystadleuaeth ar gyfer  darparwyr gwasanaeth.  Rhaid i’r pwyllgor fod yn fodlon fod y camau  sydd wedi eu cymryd yn mynd i’r afael gyda phryderon y pwyllgor.    

 

Cadarnhawyd fod y contract cyfredol wedi bod drwy ymarfer meincnodi cadarn. Mae’r un darparwr wedi ei ddewis ond mae yna gontract newydd a thelerau ac amodau newydd.

 

Clywsom fod gyrwyr yn cael eu hannog i ddefnyddio’r cyfleusterau sydd ar y safleoedd a’r ffafriaeth ar hyn o bryd yw defnyddio tanwydd   bynceri lle bo’n bosib.   

 

Roedd y Pwyllgor Archwilio wedi  penderfynu derbyn argymhelliad yr adroddiad.  

 

9.

Blaengynllun Gwaith pdf icon PDF 400 KB

Cofnodion:

Wedi’i nodi.

 

10.

Cadarnhau cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf icon PDF 83 KB

Cofnodion:

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod ar 13eg Chwefror 2020 yn gywir.

 

11.

I gadarnhau dyddiad y cyfarfod nesaf fel 11eg Mehefin 2020

Cofnodion:

Wedi’i nodi.